Personal Assistant t....
Personal Assistant to the General Manager - Mandarin Oriental Hotel Group
Posted on :
18-01-2024
Employer Active
1 Vacancy
The job posting is outdated and position may be filled
Job Alert
You will be updated with latest job alerts via emailValid email field required
Send jobs
Job Alert
You will be updated with latest job alerts via emailValid email field required
Send jobs
Job Description
Req ID : 2461982
المسمى الوظيفي: المساعد الشخصي للمدير العام (وقت كامل #537091)
الملكية / المكتب: قصر الإمارات، أبوظبي
الموقع: أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
الملكية / المكتب: قصر الإمارات، أبوظبي
الموقع: أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
المسؤوليات:
- نشر / تواصل جميع سياسات الشركة وإجراءات التشغيل القياسية للفريق بشكل مناسب
- اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية المعلومات المخزنة وعدم الكشف عن أو نقل أي بيانات شخصية تتعلق بالضيوف أو العملاء أو الزملاء، أو أي معلومات سرية تتعلق بالفندق إلا بالسلطة المناسبة.
- مساعدة المدير العام في ضمان سير إدارة وتشغيل المكتب التنفيذي بسلاسة
- معالجة والرد على جميع المراسلات في الوقت المناسب بمستوى احترافي
- إدارة وإدارة أنظمة الفهرسة في مكتب المدير العام، مع الاهتمام بضمان تحديث جميع المستندات المرفقة بأحدث المراجعات
- الحفاظ على درجة كبيرة من السرية والدبلوماسية والاهتمام بالتفاصيل في جميع الأمور المتعلقة بالفندق.
- إعداد وتوفير الوثائق اللازمة لاجتماعات المدير العام المقبلة في وقت مناسب قبل الاجتماع
- الرد على المكالمات الهاتفية على الفور وفقًا للمعيار المندرين الأصلي والتعامل مع الاستفسارات بشكل احترافي، مع توفير التغطية الهاتفية الكاملة في جميع الأوقات خلال ساعات العمل
- ضمان اتخاذ الإجراءات المناسبة في الأمور التي تنشأ أثناء غياب المدير العام وإبقاء الأفراد ذوي الصلة على علم بجميع التطورات
- تنفيذ الواجبات الإدارية المطلوبة من قبل المدير العام، بما في ذلك التصوير بالأشعة، المسح الضوئي، معالجة النص، تجليد الملفات، تنظيم الملفات
- ضمان أن تحتفظ بملف التتبع بدقة وفقًا لمتطلبات المدير العام
- مساعدة المدير العام في تنسيق المسائل الشخصية عند الاقتضاء
- تدوين ووثق اجتماعات المدير العام حسب الحاجة، مع ضمان توزيع الدقائق على الأفراد اللازمة في إطار الوقت المناسب بعد الاجتماع
- جدولة اجتماعات المدير العام وضمان أن تكون الجداول الزمنية محافظة ودقيقة
- إعداد تقارير المصروفات للمدير العام حسب الحاجة
- إعداد خطط السفر وإكمال ترتيبات الطيران / الإقامة / النقل بالمستوى المتوقع للمدير العام والممثلين الشركات
- إنشاء وإعداد التقارير حسب متطلبات المدير العام، ذات الصلة بالعمليات والإدارة
- إنشاء وتحديث عروض تقديمية للمدير العام، وحين الحاجة، التواصل ونقل ملف العرض التقديمي إلى الأطراف اللازمة قبل العرض
- ضمان أن جميع المستندات المقدمة للمدير العام من قبل الفندق تفي بمعايير الوثائق المتوقعة
- ضمان إحاطة المدير العام بتعليقات الضيوف والشكاوى في الوقت المناسب
- الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع اللجنة التنفيذية للفندق لتسهيل التواصل
- ضمان تجهيز المدير العام والمكتب التنفيذي باللوازم المطلوبة
- صياغة وكتابة وتدقيق الخطابات ومذكرات الفهم والتقارير والوثائق بالنسبة للمدير العام
- المشاركة في التدريبات كما يُوجه من قبل المدير العام لتطوير واكتساب المهارات اللازمة للعمل على المستوى المهني المتوقع.
- الاجتماع مع الضيوف والعملاء نيابة عن المدير العام لإجراء المقدمات المناسبة وبدء قنوات الاتصال.
- دعم الأقسام التشغيلية حسب الاحتياجات بتوجيه من مدير الفندق.
المؤهلات والكفاءات الرئيسية
- درجة أو دبلوم وطني عالي معادل في الضيافة أو إدارة الأعمال
- 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة كمساعد شخصي يُبلّغ عنه للمدير العام / نائب الرئيس؛ يفضل من البيئة الفندقية الفاخرة
- مهارات التخطيط والتنظيم العليا
- حل المشكلات / التعامل مع التعارضات واتخاذ القرارات
- موهبة حاسمة للتعامل مع أصحاب المصلحة المختلفين مثل مكتب المالك، المكتب الشركات، مكاتب الحكومة والسفارات، والضيوف الداخليين والخارجيين، والزوار والمنظمات مع الحساسية الثقافية المشتركة
- مهارات اتصال عليا (شفهية / استماع / لغة) وتقنيات التفاوض
- مهارات الكتابة والكتابة الكافية (لإنجاز 100 كلمة في الدقيقة بدقة) مهارات لكتابة / صياغة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير العام
- طلاقة في اللغة الإنجليزية
- إجادة تطبيقات Microsoft Office
تم الإعلان عنها: 02 يناير 2024 بتوقيت العربية القياسي
آخر موعد للتقديم: 31 يناير 2024 بتوقيت العربية القياسي
Employment Type
Full Time
Key Skills
Report This Job
Disclaimer: Drjobs.ae is only a platform that connects job seekers and employers. Applicants are advised to conduct their own independent research into the credentials of the prospective employer.We always make certain that our clients do not endorse any request for money payments, thus we advise against sharing any personal or bank-related information with any third party. If you suspect fraud or malpractice, please contact us via contact us page.
