Personal Assistant to the General Manager - Mandarin Oriental Hotel Group

المسؤوليات:

• نشر / تواصل جميع سياسات الشركة وإجراءات التشغيل القياسية للفريق بشكل مناسب
• اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية المعلومات المخزنة وعدم الكشف عن أو نقل أي بيانات شخصية تتعلق بالضيوف أو العملاء أو الزملاء، أو أي معلومات سرية تتعلق بالفندق إلا بالسلطة المناسبة.
• مساعدة المدير العام في ضمان سير إدارة وتشغيل المكتب التنفيذي بسلاسة
• معالجة والرد على جميع المراسلات في الوقت المناسب بمستوى احترافي
• إدارة وإدارة أنظمة الفهرسة في مكتب المدير العام، مع الاهتمام بضمان تحديث جميع المستندات المرفقة بأحدث المراجعات
• الحفاظ على درجة كبيرة من السرية والدبلوماسية والاهتمام بالتفاصيل في جميع الأمور المتعلقة بالفندق.
• إعداد وتوفير الوثائق اللازمة لاجتماعات المدير العام المقبلة في وقت مناسب قبل الاجتماع
• الرد على المكالمات الهاتفية على الفور وفقًا للمعيار المندرين الأصلي والتعامل مع الاستفسارات بشكل احترافي، مع توفير التغطية الهاتفية الكاملة في جميع الأوقات خلال ساعات العمل
• ضمان اتخاذ الإجراءات المناسبة في الأمور التي تنشأ أثناء غياب المدير العام وإبقاء الأفراد ذوي الصلة على علم بجميع التطورات
• تنفيذ الواجبات الإدارية المطلوبة من قبل المدير العام، بما في ذلك التصوير بالأشعة، المسح الضوئي، معالجة النص، تجليد الملفات، تنظيم الملفات
• ضمان أن تحتفظ بملف التتبع بدقة وفقًا لمتطلبات المدير العام
• مساعدة المدير العام في تنسيق المسائل الشخصية عند الاقتضاء
• تدوين ووثق اجتماعات المدير العام حسب الحاجة، مع ضمان توزيع الدقائق على الأفراد اللازمة في إطار الوقت المناسب بعد الاجتماع
• جدولة اجتماعات المدير العام وضمان أن تكون الجداول الزمنية محافظة ودقيقة
• إعداد تقارير المصروفات للمدير العام حسب الحاجة
• إعداد خطط السفر وإكمال ترتيبات الطيران / الإقامة / النقل بالمستوى المتوقع للمدير العام والممثلين الشركات
• إنشاء وإعداد التقارير حسب متطلبات المدير العام، ذات الصلة بالعمليات والإدارة
• إنشاء وتحديث عروض تقديمية للمدير العام، وحين الحاجة، التواصل ونقل ملف العرض التقديمي إلى الأطراف اللازمة قبل العرض
• ضمان أن جميع المستندات المقدمة للمدير العام من قبل الفندق تفي بمعايير الوثائق المتوقعة
• ضمان إحاطة المدير العام بتعليقات الضيوف والشكاوى في الوقت المناسب
• الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع اللجنة التنفيذية للفندق لتسهيل التواصل
• ضمان تجهيز المدير العام والمكتب التنفيذي باللوازم المطلوبة
• صياغة وكتابة وتدقيق الخطابات ومذكرات الفهم والتقارير والوثائق بالنسبة للمدير العام
• المشاركة في التدريبات كما يُوجه من قبل المدير العام لتطوير واكتساب المهارات اللازمة للعمل على المستوى المهني المتوقع.
• الاجتماع مع الضيوف والعملاء نيابة عن المدير العام لإجراء المقدمات المناسبة وبدء قنوات الاتصال.
• دعم الأقسام التشغيلية حسب الاحتياجات بتوجيه من مدير الفندق.

المؤهلات والكفاءات الرئيسية

• درجة أو دبلوم وطني عالي معادل في الضيافة أو إدارة الأعمال
• 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة كمساعد شخصي يُبلّغ عنه للمدير العام / نائب الرئيس؛ يفضل من البيئة الفندقية الفاخرة
• مهارات التخطيط والتنظيم العليا
• حل المشكلات / التعامل مع التعارضات واتخاذ القرارات
• موهبة حاسمة للتعامل مع أصحاب المصلحة المختلفين مثل مكتب المالك، المكتب الشركات، مكاتب الحكومة والسفارات، والضيوف الداخليين والخارجيين، والزوار والمنظمات مع الحساسية الثقافية المشتركة
• مهارات اتصال عليا (شفهية / استماع / لغة) وتقنيات التفاوض
• مهارات الكتابة والكتابة الكافية (لإنجاز 100 كلمة في الدقيقة بدقة) مهارات لكتابة / صياغة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير العام
• طلاقة في اللغة الإنجليزية
• إجادة تطبيقات Microsoft Office