Events Assistant Director

الأدوار والمسؤوليات

استراتيجية الحدث وتنفيذه:

الإشراف على الإدارة الشاملة للأحداث البارزة، وضمان التوافق مع أهداف العميل والمعايير التنظيمية.

قيادة الفريق:

إلهام وتحفيز الفرق متعددة الوظائف لتقديم نتائج متميزة.

إدارة المشاريع:
إدارة الميزانيات والجداول والموارد لضمان تنفيذ الحدث بسلاسة وكفاءة.

إدارة علاقات العملاء:

بناء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها، وتوفير التحديثات المنتظمة ومواءمة تصميمات الأحداث مع توقعات العملاء.

الإبداع والابتكار:

تجاوز الحدود في تصميم الحدث، وضمان الإبداع والابتكار في جميع المشاريع.

السفر والتوافر:
حضور اجتماعات العملاء وزيارات الموقع والأحداث، والتواجد للعمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع حسب الحاجة.

المتطلبات/المؤهلات

التعليم:
درجة البكالوريوس في إدارة الأحداث أو التسويق أو الضيافة أو مجال ذي صلة.

الخبرة:
12 عامًا على الأقل في تخطيط وإدارة الأحداث، مع سجل حافل في تنفيذ الأحداث واسعة النطاق.
الخبرة في دولة الإمارات العربية المتحدة هي ميزة قوية.
المهارات والخبرات:

قدرات استثنائية في القيادة وإدارة الفريق.

مهارات قوية في إدارة المشاريع، بما في ذلك إعداد الميزانية والجدولة وتخصيص الموارد.

مهارات ممتازة في التواصل والتفاوض وإشراك العملاء.

إتقان برامج وأدوات إدارة الفعاليات.

الصفات:

الإبداع والشغف بالابتكار في تصميم الفعاليات.

المرونة في السفر والعمل لساعات طويلة حسب الحاجة.

تصور الحدث

تطوير مفاهيم الحدث التي تتوافق مع مهمة المنظمة وأهدافها واحتياجات الجمهور.
التعاون مع أصحاب المصلحة لفهم الأهداف وإنشاء موضوعات أو تجارب الحدث.
التخطيط الشامل للحدث

الإشراف على عملية تخطيط الحدث بالكامل، من الخدمات اللوجستية والميزانية إلى التوظيف والتنفيذ.
إنشاء خطط مفصلة للمشروع، بما في ذلك الجداول الزمنية والمعالم والمنتجات النهائية، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تصور الحدث

تطوير مفاهيم الحدث التي تتوافق مع مهمة المنظمة وأهدافها واحتياجات الجمهور.
التعاون مع أصحاب المصلحة لفهم الأهداف وإنشاء موضوعات أو تجارب الحدث.
التخطيط الشامل للحدث

الإشراف على عملية تخطيط الحدث بالكامل، من الخدمات اللوجستية والميزانية إلى التوظيف والتنفيذ.
إنشاء خطط مفصلة للمشروع، بما في ذلك الجداول الزمنية والمعالم والمنتجات النهائية، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
إدارة الميزانية

إنشاء وإدارة ميزانيات الحدث، وضمان تخصيص الموارد المالية بكفاءة والتحكم في التكاليف.
التفاوض مع البائعين والموردين والمقاولين للبقاء ضمن الميزانية مع تأمين أفضل قيمة.
إدارة المخاطر

تحديد المخاطر المحتملة وإنشاء استراتيجيات التخفيف لتجنب الاضطرابات أثناء الحدث.
وضع خطط طوارئ للقضايا غير المتوقعة مثل سوء الأحوال الجوية أو مشاكل البائعين أو فشل المعدات.
قيادة الفريق وإدارته
القيادة وإدارة الفريق

قيادة فريق من مخططي الأحداث ومنسقيها وغيرهم من الموظفين، والتأكد من تحديد جميع الأدوار والمسؤوليات بوضوح.
توفير الإرشاد والتوجيه للموظفين المبتدئين، وتعزيز بيئة عمل تعاونية وفعالة.
التفويض وإدارة المهام

تفويض المهام إلى أعضاء الفريق المناسبين بناءً على نقاط قوتهم وخبرتهم.
التأكد من محاسبة أعضاء الفريق على مسؤولياتهم مع تقديم الدعم عند الحاجة.
التعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين

العمل بشكل وثيق مع كبار القادة والتسويق والعلاقات العامة والمبيعات والأقسام الأخرى لضمان مواءمة أهداف الحدث مع أولويات المنظمة.
إبلاغ كبار الإدارة وأصحاب المصلحة باستراتيجيات الحدث والجداول الزمنية والتحديثات.