Events Officer

الأدوار والمسؤوليات

المؤهلات

المؤهلات المفضلة:

ماجستير إدارة الأعمال أو درجة الماجستير ذات الصلة من مؤسسة تعليمية عليا معترف بها دوليًا

درجة البكالوريوس في الاتصالات أو وسائل الإعلام أو التسويق أو تخصص ذي صلة

الخبرة المفضلة:

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مناصب عليا في إدارة الفعاليات للفعاليات الكبيرة و/أو المنظمات الكبيرة أو خبرة معادلة

تخطيط الحدث والاستراتيجية
تصور الحدث: العمل عن كثب مع العملاء لفهم رؤيتهم واحتياجاتهم وأهدافهم للحدث. إنشاء خطة حدث تتوافق مع هذه الأهداف.
إدارة الميزانية: تطوير وإدارة ميزانيات الحدث، والتأكد من التحكم في التكاليف وضمن الميزانية المتفق عليها مع تحقيق تجربة عالية الجودة.
إنشاء الجدول الزمني: تطوير جدول زمني مفصل لكل حدث، وتنسيق الجداول الزمنية لكل مهمة وقسم مشارك.
التنسيق والخدمات اللوجستية
إدارة البائعين: التنسيق مع البائعين والموردين لجميع جوانب الحدث، بما في ذلك تقديم الطعام، والمعدات السمعية والبصرية، والديكورات، والنقل. التفاوض على العقود وضمان تسليم الخدمات في الوقت المناسب.
تنسيق المكان: العمل مع الأماكن لتأمين المواقع، وتأكيد التوافر، وإدارة العقود، والتعامل مع جميع الجوانب اللوجستية المتعلقة بإعداد المكان وتدفق الحدث.
إدارة الحدث في الموقع: الإشراف على الحدث في اليوم، والتأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة، واستكشاف أي مشكلات، وإدارة الموظفين والمتطوعين.
قيادة الفريق
إدارة الفريق: الإشراف على منسقي الأحداث والمساعدين وغيرهم من موظفي الحدث وتفويض المهام إليهم، والتأكد من أن الجميع على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم.
التدريب والتطوير: التأكد من تدريب فريق الحدث بشكل كافٍ وإعداده جيدًا لأدواره قبل الحدث وأثناءه.
التحفيز: القيادة بالقدوة، وتعزيز بيئة الفريق التعاونية والإيجابية، وخاصة خلال لحظات التوتر الشديد التي تسبق الحدث وأثناءه.
علاقات العملاء
التواصل مع العملاء: الحفاظ على التواصل المفتوح والواضح مع العملاء طوال عملية التخطيط، وتقديم التحديثات والتعامل مع المخاوف بطريقة احترافية.
تقييم ما بعد الحدث: بعد الحدث، جمع الملاحظات من العملاء لتقييم نجاح الحدث، ومناقشة ما نجح بشكل جيد، وتحديد مجالات التحسين.
تصميم الحدث المخصص: تصميم موضوعات الحدث والتجارب والأنشطة لتلبية احتياجات العملاء وتجاوز توقعاتهم.
التسويق والترويج
الترويج للحدث: اعتمادًا على طبيعة الحدث، ساعد في جهود التسويق للترويج له، بما في ذلك حملات وسائل التواصل الاجتماعي والدعوات والمواد الترويجية.
التوافق مع العلامة التجارية: تأكد من أن الحدث يتوافق مع صورة العلامة التجارية للعميل وقيمه، وخاصة بالنسبة للأحداث المؤسسية أو العامة.
حل المشكلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
حل المشكلات: معالجة أي مشاكل تنشأ أثناء الحدث - سواء كانت متعلقة بالمشكلات الفنية أو تأخيرات البائعين أو المخاوف اللوجستية - وإيجاد حلول فورية لمنع الاضطرابات.
إدارة الأزمات: حافظ على هدوئك واستباقيًا في معالجة حالات الطوارئ أو المشكلات غير المتوقعة لضمان استمرار الحدث دون اضطرابات كبيرة.
الامتثال وإدارة المخاطر
الصحة والسلامة: تأكد من أن الحدث يتوافق مع جميع اللوائح الصحية والسلامة والقانونية ذات الصلة، بما في ذلك أكواد الحرائق وبروتوكولات الأمن ومتطلبات التأمين.
التصاريح والتراخيص: تأمين التصاريح والتراخيص اللازمة للحدث، وخاصة للتجمعات العامة أو الأحداث التي تنطوي على الكحول.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية

القدرة على التخطيط والتنسيق وإدارة جوانب متعددة من الحدث في وقت واحد، مع ضمان عدم إغفال أي تفاصيل.

مهارات القيادة وإدارة الفريق

مهارات قيادية قوية لإدارة فريق وتحفيز الموظفين وضمان التنسيق السلس بين الإدارات أو البائعين المختلفين.

مهارات الاتصال

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتعامل مع العملاء والبائعين وموظفي الحدث وأصحاب المصلحة الآخرين.

حل المشكلات والتفكير النقدي

القدرة على التفكير بسرعة وإيجاد الحلول عندما تنشأ التحديات، وضمان الحد الأدنى من التأثير على نجاح الحدث.

الاهتمام بالتفاصيل

نظرة ثاقبة للتفاصيل لضمان التعامل بدقة مع كل عنصر من عناصر الحدث، من الديكورات إلى الخدمات اللوجستية.

خدمة العملاء

مهارات خدمة العملاء الاستثنائية للتعامل مع العملاء وضمان رضاهم والتعامل مع أي شكاوى أو مخاوف باحترافية.

إدارة الوقت

القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية والالتزام بالجداول الزمنية للحدث وإدارة الوقت بشكل فعال لضمان تنفيذ الحدث بسلاسة.
مهارات التفاوض

القدرة على التفاوض مع البائعين والموردين والأماكن لتأمين أفضل الصفقات والخدمات مع البقاء ضمن الميزانية.
الميزانية والإدارة المالية

الخبرة في إدارة الميزانيات، بما في ذلك تقديرات التكلفة، ومعالجة الفواتير، وضمان بقاء الأحداث ضمن المعايير المالية.
التفكير الإبداعي

القدرة على التفكير الإبداعي في تصميم مفاهيم الأحداث والموضوعات والتجارب التي تجذب الحاضرين وتترك انطباعًا دائمًا.