سكرتير الموقع

يجمع الإحصائيات والبيانات العامة. يقوم بمراجعة هذه المعلومات ودمجها في تقارير محددة لاستخدامها داخل الوحدة وخارجها. قد تكون هذه التقارير في شكل جداول بيانات أو تنسيقات رسومية، أو مستندات نصية ذات نمط سردي.
قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات التي تم جمعها، مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخ الملفات.
يراجع تقارير الوقت للتحقق من دقة ساعات العمل ورسوم Job#/WBS. متابعة لضمان معالجة التصحيحات في الوقت المناسب.
يقوم بإعداد المراسلات العامة ويحتفظ بالملفات العامة.
يجيب على الهاتف وأخذ الرسائل ونقلها. يستقبل البريد ويفرزه ويوزعه.
يجوز له إنشاء سجلات للمعدات والاحتفاظ بها، بما في ذلك سجل تواريخ خدمة المعدات.
قد يحصل على البيانات الأساسية لاستكمال الميزانية العامة للوحدة وإعداد التقارير المتكررة المرتبطة بها.
قد يقوم بتنسيق متطلبات المساحة المادية للوحدة المخصصة. قد يقوم بشكل دوري بإعداد تقرير الإشغال حسب المشروع أو جمع المعلومات لإكمال تقارير التوظيف للوحدة و/أو عدة مشاريع، حسب توجيهات المشرف المباشر.
تخطيط وتنظيم وتنفيذ أنظمة لمعالجة المستندات بكفاءة لجميع الاتصالات أو وثائق الموردين أو وثائق التصميم أو وثائق البناء أو غيرها من الوثائق الداخلية أو الخارجية.
ينسق تدفق المستندات بين عمليات المشروع أو التخصصات الهندسية أو فريق البناء أو مجموعات الأقسام الأخرى. شاغل الوظيفة عادة ما يكون مسؤولاً عن مشروع صغير إلى متوسط الحجم.
سيكون لديك المعرفة بكل من عمليات عمل التحكم في المستندات وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.
يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من أنواع المستندات من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه، وعدد التوقيعات المطلوبة للحصول على موافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرض طوال مدة المشروع.
يستقبل المستندات ويتتبعها ويراقبها باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى كما هو مطلوب. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم. يبدأ والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.