Administrative Assistant - Scientific Analytical Tools

نحن نبحث عن مساعد إداري مسؤول لأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية. تشمل مهام مساعد الإدارة تقديم الدعم لمديرينا وموظفينا ، ومساعدة في احتياجات المكتب اليومية وإدارة الأنشطة الإدارية العامة لشركتنا.

المسؤوليات الرئيسية

• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
• تنظيم وجدولة المواعيد
• تخطيط الاجتماعات وتدوين محاضر مفصلة
• كتابة وتوزيع رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل والفاكسات والنماذج
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• تطوير والحفاظ على نظام للتصنيف
• تحديث والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب
• طلب لوازم المكتب والبحث عن صفقات وموردين جدد
• الحفاظ على قوائم الاتصال
• حجز السفر
• تقديم الدعم العام للزوار
• العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
• التعاون مع مساعدي المدير التنفيذي والمساعدين الإداريين الأكبر للتعامل مع طلبات واستفسارات كبار المديرين

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مساعد إداري افتراضي أو مساعد مكتبي
• معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
• معرفة عملية بأجهزة المكاتب ، مثل الطابعات وآلات الفاكس
• إجادة استخدام برنامج مايكروسوفت أوفيس (خاصة برامج مايكروسوفت إكسل ومايكروسوفت باور بوينت)
• مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل
• اهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
• مهارات تواصل مكتوبة وشفهية ممتازة
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد
• درجة الثانوية العامة ؛ المؤهلات الإضافية كمساعد إداري أو سكرتير ستكون ميزة إضافية

نوع الوظيفة: بدوام كامل