Administrative Assistant I

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم الإداري:

إدارة تقويم المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.

تنسيق وإعداد المواد للاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير.

فحص المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وتحديد أولوياتها وإدارتها.

2. تنسيق المهام:

العمل كنقطة اتصال بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.

ضمان متابعة المهام والالتزامات المعلقة.

3. إدارة المكتب:

الحفاظ على تنظيم منظور المدير التنفيذي والتأكد من حفظ جميع المستندات بطريقة منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة
التعامل مع تقارير النفقات والفواتير
4. السرية والتكتم:

التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى قدر من السرية والاحترافية.

5. إدارة العلاقات:

بناء علاقات عمل قوية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.

تمثيل المدير التنفيذي بشكل احترافي في جميع التفاعلات.
6. حل المشكلات بشكل استباقي:

توقع احتياجات المدير التنفيذي وتقديم حلول للمشاكل المحتملة قبل ظهورها.
معالجة الأمور العاجلة بشكل فعال ومستقل عند الحاجة.
7. دعم إدارة الفريق

تقديم الدعم لفريق أوسع في تنسيق المذكرات وإدارة الاجتماعات وغير ذلك من الدعم الإداري

المتطلبات:

خبرة مثبتة، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو تركز على التنمية.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة
إتقان مجموعة أدوات MS Office وإدارة المشاريع.
مستوى عالٍ من التقدير والاحتراف.
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة بشكل فعال.
المرونة للتكيف مع الجداول الزمنية والمتطلبات المتغيرة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة مثبتة، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو تركز على التنمية.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي

إتقان مجموعة أدوات MS Office وإدارة المشاريع.

مستوى عالٍ من التقدير والاحتراف.

القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة بفعالية.

المرونة للتكيف مع الجداول الزمنية والمتطلبات المتغيرة.

المؤهلات

درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من خبرة
مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء والتواصل
القدرة على أداء مهام متعددة
إتقان مجموعة أدوات Microsoft Office

المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام وإدارة الجداول الزمنية بكفاءة.
تعدد المهام: التعامل مع مسؤوليات ومشاريع متعددة في وقت واحد.
التركيز على التفاصيل: ضمان الدقة في التوثيق والجدولة والمراسلات.
الحفظ وحفظ السجلات: الحفاظ على السجلات المادية والرقمية المنظمة.
المهارات الفنية
مجموعة برامج Microsoft Office: إتقان Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
إدخال البيانات: الكتابة السريعة والدقيقة وإدارة قواعد البيانات.
معدات المكتب: التعرف على الطابعات والناسخات والماسحات الضوئية وأنظمة الهاتف.
إدارة التقويم: استخدام أدوات مثل تقويم Google أو Microsoft Outlook أو تطبيقات الجدولة.
مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية: استكشاف مشكلات الكمبيوتر والبرامج الشائعة وإصلاحها.
مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التواصل الواضح والمهني عبر الهاتف والشخصي.
التواصل الكتابي: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير بالقواعد النحوية والنبرة المناسبة.
المهارات الشخصية: الحفاظ على علاقات إيجابية ومهنية مع الزملاء والعملاء.
حل النزاعات: معالجة وحل مشكلات مكان العمل دبلوماسياً.