مساعد إداري 1

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية ونشط لتقديم الدعم الشخصي في مجموعة متنوعة من المهام، بدءًا من إدارة اليوميات إلى صيانة الممتلكات. سيُظهر المرشح المثالي اهتمامًا قويًا بالتفاصيل ومهارات الاتصال الفعّالة والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة.

الوظائف الأساسية

الدعم الإداري:

المساعدة في البحث وإنشاء المستندات، مثل برامج السفر.

حجز المطاعم والمواعيد الطبية وما إلى ذلك.

التواصل مع الأطراف ذات الصلة لحجز المواعيد الطبية وجدولة الاجتماعات.

تنسيق الشحنات والتسليمات حسب الحاجة.

أداء مهام التصوير والمسح الضوئي المخصصة.

تقديم الدعم الإداري العام، حسب الحاجة، لضمان سير العمل في المكتب بسلاسة.

المساعدة في صيانة الممتلكات:

التواصل مع المقاولين والمساعدة في الحصول على عروض الأسعار للخدمات/الأعمال المطلوبة.

المساعدة في إدارة المخزونات، بما في ذلك مخزون المستودعات، وضمان التنظيم السليم.

دعم المشتريات:

طباعة الصور وتأطيرها حسب الطلب.

المساعدة في الحصول على الهدايا وشرائها حسب الحاجة.

التعامل مع مهام الشراء المتنوعة حسب التوجيهات.

إدارة العضويات:

إدارة جميع العضويات والتأكد من تحديث المعلومات ذات الصلة.

إدارة قاعدة بيانات الأعمال الفنية:

إدخال وتنظيم تفاصيل الأعمال الفنية في قاعدة البيانات، والحفاظ على الدقة والاتساق.

إهداء الكريسماس:

إدارة والتحقق من دقة قوائم توزيع هدايا الكريسماس.

المساعدة في الحصول على خيارات الهدايا وشراء السلال.

دعم لوجستيات التوزيع، بما في ذلك الاتصال بالبريد السريع والسائقين للتسليم باليد.

نماذج النفقات:

استكمال نماذج المطالبة بالنفقات للرئيس التنفيذي وضمان السداد في الوقت المناسب لفريق الحسابات

المؤهلات/الشهادات التعليمية والفنية المطلوبة على الأقل

دبلوم جامعي في تخصص تجاري أو أعمال.

الخبرة المهنية المطلوبة على الأقل

3 سنوات من الخبرة في الإدارة والأنشطة المتعلقة بالمكتب.
مهارات تنظيمية قوية مع عين حريصة على التفاصيل.
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وOutlook)
مهارات اتصال ممتازة، سواء كتابية أو شفهية.
القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة موجهة نحو الفريق وإدارة مهام متعددة بكفاءة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات التنظيمية
القدرة على إدارة مهام متعددة، وإعطاء الأولوية لها بشكل فعال، والحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.
2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي والمكتوب القوي للتفاعل مع الزملاء والعملاء والبائعين بوضوح واحترافية.
3. إدارة الوقت
القدرة على موازنة الأولويات المتنافسة والوفاء بالمواعيد النهائية أمر بالغ الأهمية.
4. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة في المهام مثل الجدولة وإعداد التقارير والتعامل مع المستندات.
5. الكفاءة التكنولوجية
الإلمام ببرامج المكتب (Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) وأي برنامج متخصص لإدارة المشاريع أو الجدولة أو الاتصال (على سبيل المثال، أنظمة إدارة علاقات العملاء وأدوات إدارة المشاريع).
6. حل المشكلات
القدرة على تحديد المشكلات وإيجاد الحلول، سواء كانت مشكلة عاجلة في المكتب أو مشكلة لوجستية مع العميل.
7. تعدد المهام
التعامل مع العديد من المسؤوليات في وقت واحد دون فقدان التركيز على أي منها.
8. خدمة العملاء
مساعدة الزوار أو العملاء في الاستفسارات، وتوفير تجربة إيجابية.
9. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مناسب والحفاظ على السرية.
10. القدرة على التكيف
القدرة على التكيف بسرعة مع التغييرات في الأولويات، أو أحمال العمل، أو بيئات المكتب.
11. العمل الجماعي والتعاون
العمل بشكل جيد مع الآخرين، بما في ذلك المساعدين الآخرين والمديرين والأقسام.