مساعد اداري

فحص البريد الوارد والمكالمات الهاتفية، وكتابة مسودات الردود، وإعادة توجيه المراسلات والمتصلين إلى الموظفين المناسبين والحصول على معلومات إضافية عند الضرورة.

توفير خدمة إدارة الوقت/اليوميات نيابة عن المدير/المديرة لضمان الاستخدام الفعال للوقت وتجنب الجداول الزمنية المتضاربة.

تصميم وتنظيم وتنفيذ أنظمة إدارة الملفات والسجلات المناسبة لضمان تحديث السجلات دائمًا وسهولة الوصول إليها.

مساعدة المدير/المدير في إعداد العروض التقديمية والرسوم البيانية والإحصائيات لضمان استعدادهم الكامل لاجتماعاتهم.

تنظيم والإشراف على جميع جوانب الاجتماعات التي يعقدها المدير/المدير بما في ذلك ترتيبات المكان والدعوات والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.

مراقبة وتطبيق مستويات صارمة من السرية والتقدير في جميع الأمور المتعلقة بأداء الدور لضمان حماية الملكية الفكرية للمدير/المدير (وكامتداد لشركة نواه) في جميع الأوقات.

تنسيق ترتيبات السفر مع منسقي السفر للمدير/المدير.
العمل كخبير في موضوع ما (SME) بشأن سياسات وإجراءات السفر والنفقات بما في ذلك استخدام نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS).

معالجة الفواتير نيابة عن المدير / المدير بالتنسيق مع فريق المشتريات والمالية لضمان الامتثال لإجراءات المشتريات والمالية الخاصة بشركة نواه.

إنتاج أشكال مختلفة من الوثائق مثل التقارير والعروض التقديمية والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني حسب متطلبات المدير / المدير لضمان أن الوثائق المكتوبة جيدًا والمتسقة والدقيقة وفي الوقت المناسب صادرة من المدير / المدير.

ترتيب اللوازم المكتبية والقرطاسية التي يحتاجها القسم / الإدارة وضمان توفرها في جميع الأوقات.

إشراك أصحاب المصلحة

المسؤوليات والمساءلة:

ممارسة وتشجيع التواصل المفتوح والفعال داخليًا وخارجيًا من أجل بناء ورعاية علاقات عمل فعالة.