Administrative Assistant I

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة/الوظيفة الأساسية:

إدارة وتنظيم العمل المكتبي لمكتب المطبخ وفقًا لأعلى المعايير المهنية. تنفيذ المهام الموكلة إليه بشكل مستقل وبالسرية اللازمة المطلوبة من منصبه. الاهتمام بالجداول اليومية لرئيس الطهاة التنفيذي ورئيس الطهاة المساعد ورئيس الطهاة المسؤولين عن مطبخ الحفلات والإنتاج.

المسؤوليات:
• مساعدة رئيس الطهاة التنفيذي ورئيس الطهاة المساعد ورئيس الطهاة المسؤولين عن مطبخ الحفلات والإنتاج في جميع الأمور الإدارية.
• إدارة نظام الملفات المركزي لمكاتب الطهاة.
• التعامل مع الأمور السرية التي يتم التعامل معها أو مناقشتها في مكاتب الطهاة بعناية. التأكد من عدم خروج أي معلومات سرية من منطقة المكتب دون تعليمات محددة من رئيس الطهاة التنفيذي.
• التأكد من اتباع إجراءات EDP المناسبة داخل مكاتب الطهاة وعدم منح أي وصول للآخرين. التأكد من عدم وصول المستخدمين الآخرين إلى كلمات المرور الخاصة بالملفات السرية المخزنة في النظام.
• مساعدة الزوار أثناء الانتظار
• ضمان التعامل السليم مع الرسائل والمكالمات الهاتفية ومتابعة العناصر المعلقة نيابة عن قسم المطبخ.
• الحفاظ على بيئة عمله نظيفة ومناسبة في جميع الأوقات
• العمل على Word وPower Point وExcel
• ضمان التوافر المناسب للمستلزمات المكتبية والمطبوعات المتعلقة بمكاتب المطبخ.
• أن يكون موجهًا نحو الفريق وأن يكون قادرًا على التعامل مع حجم كبير من الأعمال.
• يجب أن يكون ودودًا ومنتبهًا وذو موقف إيجابي وأن يستخدم دائمًا اللغة المناسبة. لا يتحدث عن المشاكل الشخصية أو السياسة أو المخاوف الدينية.
• إعداد وتوزيع أوراق الوظائف وقائمة المواد وفقًا للمعايير المحددة.
• الوثائق التي يجب معرفتها:
• أن يكون على دراية بكتيبات تدريب المطبخ ومرافق الفندق وإجراءات الحرائق ووصف الوظيفة ودليل الموظف
• تنفيذ مهام أخرى متعلقة بالمطبخ قد تحدث.
المؤهلات:
• الخبرة: خبرة لا تقل عن عام واحد في وظيفة مماثلة في فندق أو مطعم 4 أو 5 نجوم.
• التعليم: دبلوم المدرسة الثانوية.
• المهارات العامة: يجب أن يكون قادرًا على أداء وظائف العمل مع الاهتمام بالتفاصيل والسرعة والدقة؛ تحديد الأولويات والتنظيم والمتابعة؛ أن يكون مفكرًا واضحًا، ويظل هادئًا ويحل المشكلات باستخدام حكم جيد؛ اتباع التعليمات بدقة؛ فهم احتياجات خدمة الضيف؛ العمل بشكل متماسك مع زملاء العمل كجزء من فريق؛ العمل مع الحد الأدنى من الإشراف؛ الحفاظ على سرية معلومات الضيف وبيانات الفندق ذات الصلة.
• المهارات الفنية: القدرة على فرض معايير الفندق وسياساته وإجراءاته مع جميع موظفي المطبخ؛ القدرة على تحديد الأولويات وتنظيم وتفويض مهام العمل؛ القدرة على توجيه أداء موظفي المطبخ ومتابعة التصحيحات عند الحاجة؛ القدرة على تحفيز موظفي المطبخ والحفاظ على فريق متماسك؛ القدرة على تعزيز علاقات العمل الإيجابية مع موظفي الخدمة والأقسام الأخرى؛ القدرة على تحديد احتياجات تدريب الموظفين وتوفير مثل هذا التدريب؛ الكفاءة في منتجات Microsoft Office؛ القدرة على الكتابة بحد أدنى 45 كلمة في الدقيقة.
• اللغة: مطلوب التحدث والقراءة والكتابة باللغة الإنجليزية، مع إتقان لغات أخرى مفضل.
• المتطلبات البدنية: يجب أن يكون قادرًا على بذل جهد بدني في نقل _____ رطل، وتحمل الحركات البدنية المختلفة في جميع أنحاء مناطق العمل، والوصول إلى الأعلى والأسفل، والبقاء ثابتًا في بعض الأحيان طوال فترات العمل، والتواصل بشكل مرضٍ مع الضيوف وزملاء العمل وفقًا لفهمهم.
• التراخيص والشهادات: لا يوجد تراخيص وشهادات مطلوبة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات الإدارية
التنظيم: الالتزام بالجداول الزمنية وإدارة الأولويات المتعددة والحفاظ على السجلات بكفاءة.
التواصل: التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات باحترافية.
إدارة الوقت: جدولة الاجتماعات والمواعيد وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
إدخال البيانات: إدخال البيانات بدقة في جداول البيانات أو أنظمة الجرد أو قواعد البيانات.
حل المشكلات: معالجة المشكلات وحلها بسرعة وفعالية.
مجموعة برامج Microsoft Office: إتقان Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
تنسيق الأحداث: المساعدة في التخطيط للأحداث أو القوائم أو العروض الترويجية الخاصة.
مهارات صناعة الأغذية والمشروبات
إدارة المخزون: مراقبة مستويات المخزون وتنسيق الطلبات.
خدمة العملاء: ضمان الخدمة الممتازة والرد على استفسارات الضيوف.
معرفة عمليات الأغذية والمشروبات: فهم القوائم أو الوصفات أو متطلبات الأحداث.
أنظمة نقاط البيع: الإلمام بأنظمة نقاط البيع مثل Toast أو Square.
معرفة الامتثال: الوعي بمعايير سلامة الأغذية واللوائح الصحية.