مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

مهام ومسؤوليات المساعد التنفيذي الأول

المالية

الالتزام بالميزانية

العملاء

إدارة اليوميات

إدارة مكثفة لليوميات عبر الإنترنت وحجز المواعيد وترتيب الاجتماعات والتحديثات حسب الحاجة
التأكد من وصول المديرين التنفيذيين إلى الاجتماعات في الوقت المحدد مع الوثائق المناسبة
العمل كنسخة احتياطية في إدارة يوميات المديرين التنفيذيين والمديرين التنفيذيين الآخرين عندما لا يكون مساعدوهم التنفيذيون متاحين

إدارة المكالمات

التعامل مع المكالمات وفحصها للمديرين التنفيذيين
تلقي الرسائل وتمريرها إلى المديرين التنفيذيين في الوقت المناسب

إدارة البريد الإلكتروني

مراقبة صناديق البريد الإلكتروني للمديرين التنفيذيين عندما يكونون خارج المكتب أو في الاجتماعات واتخاذ الإجراءات اللازمة
علاقات العملاء
الحفاظ على علاقات عمل جيدة وبناءها مع عملاء المديرين التنفيذيين ومساعديهم عبر الهاتف والتواصل عبر البريد الإلكتروني
مساعدة المديرين التنفيذيين الآخرين خلال الفترات المزدحمة

العملية الداخلية

الاجتماعات

التخطيط الاستباقي للاجتماعات وإجراءات المتابعة (المستندات والأوراق اللازمة ...)
تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية المحلية، بما في ذلك تنظيم خدمات تقديم الطعام، ومتطلبات تكنولوجيا المعلومات، إلخ

الشريك والمدير العام التنفيذي

مراجعة المستندات وإتمامها عند الحاجة، مثل العروض التقديمية والمقترحات والرسائل
الملفات العامة
الحفاظ على تحديث قواعد بيانات جهات الاتصال الخاصة بالمدير التنفيذي/تخزين بطاقات العمل

التعلم والنمو

ممارسة السرية والتقدير والحساسية الشخصية في جميع جوانب الدور
الامتثال لسياسات وإجراءات PwC في جميع جوانب الدور
بناء شبكة من علاقات العمل القوية داخليًا وخارجيًا
المساعدة في تنظيم فعاليات PwC حسب الحاجة بما في ذلك العشاء والفعاليات الخارجية
العمل كمورد رئيسي ووسيط لمجالات وظيفية أخرى في العمل، وبناء علاقات وظيفية متعددة حسب الحاجة

التعليم (إذا كان فارغًا، الدرجة و/أو مجال الدراسة غير محدد)

الدرجات/مجال الدراسة المطلوبة:الدرجات/مجال الدراسة المفضلة:

الشهادات (إذا كان فارغًا، الشهادات غير محددة)

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: القدرة على إدارة تقويم المدير التنفيذي، وتحديد أولويات المهام، والوفاء بالمواعيد النهائية.
الجدولة: الخبرة في تنسيق الاجتماعات والسفر والمواعيد، غالبًا مع مناطق زمنية متعددة.
تحديد أولويات المهام: القدرة على إدارة أولويات متنافسة متعددة واتخاذ القرارات بشأن ما يجب أن يكون له الأولوية.
الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من دقة جميع تفاصيل الجدولة والتوثيق والاتصال.
2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التواصل الواضح والموجز عند الاتصال بالمديرين التنفيذيين والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.
التواصل الكتابي: إتقان صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعروض التقديمية الاحترافية والدقيقة والمباشرة.
التكتم والسرية: فهم الأمور الحساسة والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بتكتم.
3. حل المشكلات والتفكير النقدي
اتخاذ القرار: القدرة على اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة في غياب المدير التنفيذي.
البراعة: القدرة على تحديد الحلول أو البدائل للمشاكل التي تنشأ بشكل غير متوقع.
إدارة الأزمات: الحفاظ على الهدوء والفعالية عند التعامل مع المواقف العاجلة أو عالية الضغط.
4. الكفاءة الفنية
برامج المكتب: معرفة متقدمة بمجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وGoogle Workspace.
أدوات إدارة المشاريع: الإلمام بأدوات مثل Trello وAsana وMonday.com أو أدوات أخرى لإدارة المهام والمشاريع.
أدوات الاتصال: الكفاءة في أدوات الاتصال مثل Slack أو Zoom أو Teams للاجتماعات الافتراضية والتعاون الجماعي.
أنظمة إدارة المستندات: إدارة وتنظيم الملفات رقميًا (على سبيل المثال، SharePoint أو Dropbox أو الأنظمة المستندة إلى السحابة).
5. تعدد المهام
إدارة مسؤوليات متعددة: القدرة على التوفيق بين مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والجدولة والدعم في وقت واحد.
القدرة على التكيف: القدرة على التنقل بين المهام وإعادة تحديد الأولويات مع ظهور مطالب جديدة.
6. المهارات الشخصية
بناء العلاقات: القدرة على الحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع المديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الخارجيين.
مسؤول الاتصال بين العملاء والموردين: العمل كنقطة اتصال للأطراف الخارجية، بما في ذلك العملاء والموردين وغيرهم من المديرين التنفيذيين.

الذكاء العاطفي: فهم احتياجات المدير التنفيذي والزملاء والاستجابة بشكل مناسب للمواقف المختلفة.

7. إدارة وتنسيق المشاريع

تخطيط الفعاليات: تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات المؤسسية، بما في ذلك التعامل مع الخدمات اللوجستية والتموين وقوائم الضيوف.

تنسيق السفر: إدارة برامج السفر المعقدة وحجز أماكن الإقامة وضمان توافق كل شيء مع تفضيلات المدير التنفيذي.

إدارة الميزانية: التعامل مع نفقات السفر واللوازم المكتبية والمساعدة المحتملة في تتبع الميزانية.