متدرب المكتب الأمامي

تنفيذ الخدمات المقدمة بكفاءة في مكتب الاستقبال بما في ذلك الترحيب بالضيوف وتسجيل الوصول/المغادرة، والاستجابة لطلباتهم واستفساراتهم، وأخذ الرسائل ونقلها والمخاوف التشغيلية الأخرى ذات الصلة.
الحصول على/ترحيل المصادقة من/إلى الوردية السابقة/التالية، ومتابعة أي مسائل معلقة والتأكد من تسليم/إكمال الخدمة.
التأكد من الحفاظ على جو من الهدوء في مكتب الاستقبال، وعدم إعطاء الانطباع بوجود مشكلة.
قم بمراجعة جميع الحجوزات الواردة لهذا اليوم لتتناسب مع الإقامة اللازمة.
قم بمراجعة وحل جميع "الآثار" الموجهة إلى الاستقبال.
تحقق باستمرار من الحجوزات للتأكد من توفر الغرف والتعامل مع عمليات الحظر الخاصة بشكل صحيح.
إجراء عملية التسجيل عن طريق الحصول على البيانات من الضيف ومراعاة الإرشادات المعمول بها.
تأكد من تسجيل وصول جميع الضيوف إلى الكمبيوتر على الفور وبدقة. التحقق من جميع المعاملات التي تم إجراؤها والتوقيع على المساحة المخصصة في بطاقة التسجيل للدلالة على إتمام الإجراء.
قم بالرد على الهاتف على الفور، خلال ثلاث رنات. استخدم اسمك عند الإجابة، وتحدث بوضوح وبصوت لطيف. تلقي رسائل الضيوف الدقيقة وفي الوقت المناسب وتسليمها، إما يدويًا أو عبر نظام الكمبيوتر. تنسيق / تسهيل تسليم البريد والطرود الصغيرة والفاكس للعملاء حسب الطلب.
أغلق حسابات الضيوف عند تسجيل المغادرة واسأل الضيف عن مدى استمتاعه بإقامته. في حالة عدم الرضا أو النزاع، قم بالتفاوض على التسوية، والتي قد تشمل تفويض بدل الإيرادات.
التأكد من الرقابة الصارمة على مفاتيح الغرفة. فرض إجراءات التعامل مع المفاتيح لضمان أقصى قدر من الأمان.