معاون برنامج

المسؤوليات الرئيسية:

.

التواصل مع المتحدثين: دعم عملية دعوة المتحدثين من خلال إنتاج رسالة الدعوة (على أساس متتابع) ومتابعة الردود على الدعوة وتحديث متتبع المتحدثين/قواعد البيانات.

.

التنسيق مع مديري المتحدثين: التعاون مع مدير المتحدثين لإبلاغهم في أقرب وقت ممكن عند تأكيد المتحدثين.

.

تنسيق المحتوى: التعاون مع مدير المتحدثين وأصحاب المصلحة الآخرين لضمان إنتاج جميع محتوى الفعالية (مثل المواد التسويقية) وتوحيدها لكل فعالية.

.

إنتاج المحتوى: قيادة إنتاج بعض المواد اللازمة للفعاليات التي تتطلب إنتاج داخلي (مثل الشرائح التقديمية لبرنامج PowerPoint) عند الحاجة.

.

مواد المتحدث: دعم إنتاج إرشادات المتحدث والمواد الأخرى المطلوبة للفعاليات. سيتطلب ذلك التنسيق الوثيق مع مديري المتحدثين لإعداد مكالمات إرشادية منتظمة قبل الفعاليات.

.

التوثيق: الحفاظ على سجلات منظمة لجميع المواد المتعلقة بمحتوى الفعالية. وسيشمل ذلك تحديث تفاصيل جدول الأعمال، ملخصات/تقارير ما بعد الفعالية، وأشكال أخرى لالتقاط البيانات المطلوبة.

.

إدارة التقويم: يكون نقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات وطلبات حجز التقويم والطلبات، ويعمل عن كثب مع مدير البرمجة على الحفاظ على التحكم في الإصدار وتوزيع المعلومات بدقة إلى الفرق ذات الصلة.

.

دعم الفعالية: تقديم الدعم المخصص قبل الفعالية وأثناءها، والمساعدة في أي احتياجات عاجلة، ودعم إدارة المتحدثين والإعداد.

.

قائمة الضيوف: دعم الوصول إلى الضيوف وإدارة إجابات الحضور للفعاليات المدعوة الخاصة فقط.

.

التعاون مع أصحاب المصلحة: قيادة التنسيق مع الفرق الداخلية والشركاء لضمان تنفيذ ناجح لتسليم المحتوى للفعالية.

.

التحسين المستمر: البقاء على اطلاع على الاتجاهات الناشئة في مجال المؤتمرات/الفعاليات واقتراح نهج مبتكر لتعزيز تنسيق البرمجة والأفكار.