سكرتيرة تنفيذية

الرد على الهواتف وإعطاء المعلومات للمتصلين أو تلقي الرسائل أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المناسبين.
– ترتيب المؤتمرات والاجتماعات وحجوزات السفر لموظفي المكاتب.
– استكمال النماذج وفقا لإجراءات الشركة.
– إنشاء وكتابة وتوزيع ملاحظات الاجتماع والمراسلات الروتينية والتقارير.
– استقبال الزوار والمتصلين والتعامل مع استفساراتهم وتوجيههم إلى الأشخاص المناسبين حسب احتياجاتهم.
- تحديد موقع الملفات المناسبة وإرفاقها بالمراسلات الواردة التي تتطلب ردودًا.
– الرسائل الإخبارية البريدية والمواد الترويجية وغيرها من المعلومات.
– الحفاظ على الجدولة وتقاويم الأحداث.
- عمل نسخ من المراسلات والمواد المطبوعة الأخرى.
– فتح وقراءة وتوجيه وتوزيع البريد الوارد والمواد الأخرى، وإعداد الإجابات على الرسائل الروتينية.
– جدولة وتأكيد المواعيد للعملاء أو العملاء أو المشرفين.
– إعداد وصيانة أنظمة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية للسجلات والمراسلات والمواد الأخرى.
– أخذ الإملاء بطريقة مختصرة أو بواسطة الآلة، ونسخ المعلومات.
– جمع وصرف الأموال من الحسابات النقدية والاحتفاظ بسجلات التحصيل والصرف.
– إجراء عمليات بحث للعثور على المعلومات المطلوبة باستخدام مصادر مثل الإنترنت.
– تنسيق المؤتمرات والاجتماعات.
– وضع إجراءات العمل والجداول الزمنية، ومتابعة العمل اليومي للموظفين الكتابيين.
– تعلم كيفية تشغيل التقنيات المكتبية الجديدة أثناء تطويرها وتنفيذها.
– إدارة المشاريع والمساهمة في عمل اللجنة والفريق.
– تشغيل أنظمة البريد الإلكتروني وتنسيق تدفق المعلومات داخليًا ومع المنظمات الأخرى.