Personal Executive Assistant - Al Marwan Group

نحن حاليًا في البحث عن مساعد تنفيذي شخصي ذو مهارات عالية ودافع قوي للانضمام إلى مجموعتنا.

سيقوم مساعد تنفيذي شخصي بلعب دور حاسم في توفير مهارات إدارية عالية المستوى لدعم الإدارة العليا.

مهام الوظيفة:

تنسيق وإدارة التقويم الخاص بالتنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد والفعاليات. التنبؤ بتعارضات الجدولة والتعامل مع مشكلات إدارة الوقت بشكل استباقي.

إعداد المواد والجداول والمذكرات للاجتماعات. حضور الاجتماعات وأخذ محاضر ومتابعة عناصر العمل حسب الحاجة.

أن تكون النقطة الأولى للاتصال بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخلية والخارجية. التعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل البريدية والمراسلات بمهنية وسرية.

مساعدة التنفيذي في تحديد أولويات المهام وتفويض المسؤوليات كما هو مطلوب وطلب. متابعة المهام المكلفة لضمان الانتهاء منها.

المساعدة في إدارة ورقابة المشاريع الرئيسية، وضمان احترام المواعيد النهائية وتحقيق الأهداف. التنسيق مع أعضاء الفريق الأخرى أو الإدارات الأخرى حسب الحاجة.

تخطيط وتنظيم الترتيبات السفر المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامات ووسائل النقل البرية. ضمان تطابق جداول السفر مع جدول التنفيذي.

إجراء البحوث حول مواضيع مختلفة وتقديم ملخصات أو تقارير للمساعدة في اتخاذ القرارات. تحليل البيانات وتقديم النتائج بطريقة واضحة وموجزة حسب الطلب.

ضمان الحفاظ على السجلات والأرشيفات حسب الحاجة

المؤهلات:

التعليم:

غالبًا ما يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة. قد تكون الشهادات ذات الصلة أو التعليم الإضافي مفيدة.

الخبرة:

خبرة مؤكدة من 25 سنوات كمساعد تنفيذي أو في دور مماثل، داخل الشركات ذات الصلة والكبيرة.

متطلبات أخرى:

معرفة بالمسؤوليات على مستوى التنفيذ.

مهارات استثنائية في التنظيم والقدرة على التعامل مع مهام متعددة والالتزامات الزمنية بفعالية.

مهارات ممتازة في الاتصال الكتابي والشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية، بما في ذلك القدرة على التواصل بثقة واحترافية مع الأفراد على جميع المستويات.

اجادة استخدام برنامج MS Office.

مستوى عال من النزاهة والحذر عند التعامل مع المعلومات الحساسة والمسائل السرية.

القدرة على التكيف مع التغيرات في الأولويات والعمل بفعالية تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى.

قدرات تحليلية قوية وحل المشكلات للتعامل مع قضايا معقدة وتقديم حلول استراتيجية.

نشط وقادر على اتخاذ مبادرة في تحديد المجالات التي يمكن تحسينها وتنفيذ الحلول.

مظهر احترافي ومهارات بين الأشخاص قوية والقدرة على تمثيل التنفيذي والمنظمة بشكل إيجابي.

تفكير تعاوني مع القدرة على العمل بفعالية مع أعضاء آخرين من الفريق التنفيذي والموظفين الإداريين.