مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

توفير الدعم للمدير، وترتيب الاجتماعات، وإدارة المذكرات، وترتيبات السفر والإقامة (رحلات العمل)، ومعالجة الموافقات. ترتيب الزيارات، والأحداث/المؤتمرات، والمسؤول عن وظائف المكتب، وتطوير إجراءات المكتب، وتنظيم وتنسيق عمليات المكتب من أجل ضمان

الفعالية والكفاءة التنظيمية. المسؤول عن إدارة صندوق المصروفات الصغيرة. إدارة المشتريات والمستحقات لشركة AFSRL. حفظ وتسجيل سجلات المكتب، وحل النزاعات بين المكاتب، وصيانة معدات المكتب، وأنظمة الهاتف، والمسؤول عن المرافق والصيانة.

مساعد شخصي إلى مدير عام خدمات التمويل للسيارات، التأجير، التأجير التمويلي والاشتراكات التقويمات اليومية، ترتيبات الاجتماعات، رسائل البريد الإلكتروني والإجراءات اليومية، ترتيبات السفر للعمل، حزمة السفر، إدارة المكتب، المرافق، الصيانة والصحة والسلامة والأمن والبيئة، مبادرات توفير التكاليف.

الدعم اليومي في عمليات المكتب والمرافق والصحة والسلامة والأمن والبيئة.

إعداد تقرير عن مبادرات توفير التكاليف الإدارية.

توفير النقد الكافي لجميع الأقسام لتغطية النفقات البسيطة وضمان إرسال الإيصالات السليمة والتقارير التفصيلية إلى المالية وفقًا لإرشادات إدارة التمويل.

المهارات المطلوبة للنجاح:

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في ممارسات وإجراءات الإدارة الإدارية.

المعرفة بإدارة الموارد البشرية والمالية تعتبر ميزة إضافية.

المهارات الخاصة بالوظيفة:

مهارات الكمبيوتر Microsoft Office، Microsoft outlook، Data Access، Presentation.

إدارة المشاريع. Microsoft Visio.

الكفاءات السلوكية: التنظيم، مهارات الاتصال، التحليل، حل المشكلات، الاهتمام بالتفاصيل،

مهارات التدريب، المبادرة، النزاهة، القدرة على التكيف، العمل الجماعي، اتخاذ القرار، إدارة الوقت، التفويض

ما يؤهلك لهذا الدور:

خريج بكالوريوس إدارة الأعمال أو خريج إدارة الأعمال

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التنظيم وإدارة الوقت
إدارة التقويم: جدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث، والتأكد من عدم وجود تعارضات وتلبية الأولويات.
تحديد أولويات المهام: المساعدة في تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار.
التذكيرات والمواعيد النهائية: تتبع المواعيد النهائية والمواعيد والمهام القادمة وتذكير الشخص بما يجب القيام به.
2. مهارات الاتصال
المراسلات الفعّالة: إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وأشكال الاتصال الأخرى، والرد نيابة عن الشخص الذي يساعدونه عند الضرورة، وصياغة الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني.
الارتباط: العمل كبواب للشخص، والتعامل مع الاستفسارات وضمان تمرير الأمور المهمة فقط.
حل النزاعات: التعامل مع استفسارات أو مخاوف العملاء أو أصحاب المصلحة بطريقة مهنية ودبلوماسية.
3. الدعم الإداري
إعداد المستندات: إنشاء وتحرير وتنظيم المستندات والعروض التقديمية والتقارير وجداول البيانات.
إدخال البيانات وحفظ السجلات: الحفاظ على دقة السجلات والملفات وقواعد البيانات، والتأكد من إمكانية الوصول إلى كل شيء بسهولة عند الحاجة.
ترتيبات السفر: تنسيق وحجز السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل البري، وإعداد برامج السفر التفصيلية.
تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات وإعداد الأجندات وتدوين الملاحظات وتوزيع إجراءات المتابعة أو المحاضر.
4. حل المشكلات
حل المشكلات: معالجة التحديات التي تنشأ في المهام أو الأحداث اليومية وإيجاد حلول فعالة.
التخطيط الاستباقي: توقع الاحتياجات والمشكلات المحتملة قبل ظهورها واتخاذ الإجراءات لمنعها.
5. التقدير والسرية
التعامل مع المعلومات الحساسة: غالبًا ما يكون لدى المساعدين الشخصيين إمكانية الوصول إلى معلومات حساسة أو سرية، ومن الأهمية بمكان الحفاظ على أقصى درجات التقدير.
الجدارة بالثقة: أن تكون نقطة اتصال موثوقة، حيث يكون الحفاظ على الخصوصية والسرية أمرًا بالغ الأهمية في الأمور المهنية والشخصية.