مساعد إداري
صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
شارك هذه الوظيفة
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
يلعب مساعد الإدارة دورًا رئيسيًا في دعم العمليات اليومية للمكتب أو المنظمة. فيما يلي بعض المهارات الأساسية لمساعد الإدارة:
1. المهارات التنظيمية
القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
الحفاظ على السجلات الدقيقة وأنظمة الملفات وقواعد البيانات.
2. مهارات الاتصال
مهارات اتصال قوية مكتوبة وشفوية للتفاعل مع العملاء والزملاء والإدارة.
مهارات استماع جيدة لفهم التعليمات والطلبات.
3. إدارة الوقت
القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.
إدارة الوقت بكفاءة وتحديد أولويات المهام.
4. خدمة العملاء
مساعدة العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومهذبة.
التعامل مع الاستفسارات وتحديد المواعيد وتقديم المعلومات حسب الحاجة.
5. إدخال البيانات والتوثيق
إدخال البيانات بدقة وصيانة جداول البيانات وقواعد البيانات والسجلات.
إعداد التقارير والمذكرات والمستندات الأخرى.
6. مهارات التكنولوجيا
الكفاءة في استخدام برامج المكتب مثل Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint وما إلى ذلك).
المعرفة ببرامج إدارة البريد الإلكتروني وجدولة التقويم.
الإلمام بمعدات المكتب مثل آلات النسخ والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
7. الاهتمام بالتفاصيل
التأكد من خلو المستندات من الأخطاء وتنظيمها وتلبيتها لمعايير الشركة.
الانتباه إلى التفاصيل الصغيرة، وخاصة عند معالجة البيانات أو إكمال المهام الإدارية.
8. حل المشكلات
القدرة على تحديد المشكلات والتوصل إلى حلول لحلها بكفاءة.
القدرة على التفكير النقدي والتعامل مع المواقف غير المتوقعة بهدوء.
9. السرية
التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
فهم لوائح الخصوصية وضمان حماية البيانات السرية.
10. العمل الجماعي
العمل بشكل فعال مع الزملاء والمشرفين في بيئة تعاونية.
مساعدة الآخرين في المهام الإدارية عند الحاجة.
11. القدرة على التكيف
القدرة على التكيف مع المهام والتقنيات وبيئات العمل الجديدة.
الرغبة في التعلم والتحسين المستمر.
الملف الشخصي المرغوب للمرشح
تقديم الدعم الإداري والكتابي عند الحاجة، بما في ذلك تأليف وتحرير المراسلات/الإشعارات حسب التوجيهات وتنفيذ الأعمال الروتينية الإدارية.
المساعدة في إنشاء العروض التقديمية وتقارير الإشغال وتصاريح الدخول/الخروج والاستجابات القياسية.
مراقبة وإعداد التقارير عن التقدم العام لبرامج العمل مقابل الخطط والتوقعات.
إعداد تقارير التقدم الدورية حسب متطلبات القسم.
إعداد جداول الإجازات السنوية للأقسام.
التواصل مع قسم المالية وتكنولوجيا المعلومات والمشتريات والبائعين وإدارة المرافق والأمن ومقدمي الخدمات الآخرين حسب الحاجة.
المساعدة في إعداد التقارير والاستطلاعات الشهرية وإنشاء الإشعارات والتحقق من/إغلاق رسائل البريد الإلكتروني وحالات قوة المبيعات.
الحفاظ على السرية في جميع جوانب معلومات العملاء والموظفين.
التفاعل مع الموظفين والعملاء والموردين والزوار.
ترتيب/حضور اجتماعات الفريق وإنتاج المحاضر/الإجراءات اللاحقة.
- رفع طلبات الشراء والحفاظ على متعقب طلبات الشراء ومتابعتها مع الفريق المعني.
نوع التوظيف
دوام كامل
