مساعد إداري تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي / إداري منظم للغاية واستباقي لتقديم الدعم الإداري الشامل لفريق عملائنا خلال إجازة الأمومة لمدة 4 أشهر. سيتضمن هذا الدور مجموعة واسعة من المسؤوليات، بما في ذلك إدارة التقويم، وترتيبات السفر، وإعداد المستندات، والإدارة العامة للمكتب.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة التقويم:

إدارة تقويم المدير التنفيذي بكفاءة، وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمواعيد النهائية.

إعطاء الأولوية للمهام وإدارة الوقت بشكل فعال لضمان سير العمل بسلاسة.

ترتيبات السفر:

تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
التعامل مع إجراءات التأشيرة والهجرة حسب الحاجة.

إعداد المستندات:

إعداد وتنسيق المستندات المختلفة، مثل التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
تدقيق المستندات وتحريرها للتأكد من دقتها ووضوحها.

الإدارة العامة للمكتب:

إدارة البريد والمراسلات الواردة والصادرة.
التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات باحترافية وكفاءة.
صيانة اللوازم والمعدات المكتبية.
المساعدة في المهام غير المباشرة حسب الحاجة.

إدارة الأحداث:

المساعدة في التخطيط وتنفيذ أحداث الشركة والمؤتمرات والاجتماعات.
تنسيق الخدمات اللوجستية وحجز الأماكن وتقديم الطعام ودعوات الضيوف.
إدارة ميزانيات الأحداث والجداول الزمنية.
تقديم الدعم في الموقع أثناء الأحداث حسب الحاجة.

المتطلبات:

حاصل على درجة البكالوريوس أو الدبلوم
خبرة مثبتة لمدة 5-6 سنوات كمساعد تنفيذي أو دور مماثل.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
متاح للانضمام على الفور.
يفضل أن يكون ذلك برعاية عائلية مقيمة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات الإدارية والتنظيمية
إدارة التقويم والجدول الزمني

تنظيم وصيانة التقويمات التنفيذية، وجدولة الاجتماعات، وتجنب الصراعات.
إعطاء الأولوية للمواعيد وضمان استعداد المديرين التنفيذيين جيدًا للمواعيد.
تنسيق السفر

حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل لرحلات العمل.
إعداد برامج سفر مفصلة.
إدارة المستندات

صياغة ومراجعة وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
تنظيم وصيانة السجلات والملفات والمستندات الحساسة.
تنسيق الاجتماعات

تخطيط وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات.
إعداد الأجندات، وتدوين المحاضر، وضمان متابعة بنود العمل.
مهارات الاتصال
التواصل اللفظي

العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.
توصيل المعلومات بوضوح ودبلوماسية.
التواصل الكتابي

كتابة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمذكرات المهنية.
ضمان عدم وجود أخطاء في الوثائق.
المهارات الشخصية

بناء علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة والتعامل مع التفاعلات الحساسة بأناقة.

المهارات الفنية

إتقان برامج Office

مهارات متقدمة في Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).

الإلمام بأدوات التعاون مثل Slack أو Zoom أو Microsoft Teams.

أدوات إدارة المشاريع

استخدام أدوات مثل Trello أو Asana أو Monday.com لتتبع المهام وإدارتها.

إدارة البيانات

التعامل مع جداول البيانات وتحليل البيانات الأساسية.

صيانة أنظمة إدارة علاقات العملاء أو قواعد البيانات وتنظيمها.

إدارة الوقت وتعدد المهام

تحديد الأولويات

إدارة مهام ومواعيد نهائية متعددة في بيئة سريعة الخطى.

الموازنة بين الطلبات العاجلة والمسؤوليات المستمرة.

حل المشكلات

معالجة التحديات غير المتوقعة، مثل تغييرات الجدولة في اللحظة الأخيرة أو المشكلات اللوجستية.

الاهتمام بالتفاصيل

ضمان الدقة في جميع المهام، من إعداد المستندات إلى تنسيق الجدول.