مساعد إدارة المرافق

الأدوار والمسؤوليات

1. عمليات وصيانة المرافق
تنسيق الصيانة: الإشراف على الصيانة الروتينية للمعدات وأنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والسباكة والأنظمة الكهربائية والبنية الأساسية الأخرى للمباني.
إدارة البائعين: التنسيق مع المقاولين الخارجيين ومقدمي الخدمات للصيانة المتخصصة أو الإصلاحات.
استغلال المساحة: المساعدة في إدارة تخطيطات المكاتب وتنظيم مساحة العمل وضمان الاستخدام الأمثل للمساحة.
2. الصحة والسلامة والامتثال
بروتوكولات السلامة: ضمان الالتزام بلوائح وإرشادات السلامة في مكان العمل، وتقليل المخاطر على الموظفين والزوار.
الفحوصات: إجراء عمليات تفتيش منتظمة للمرافق لتحديد ومعالجة مخاطر السلامة أو احتياجات الصيانة.
الامتثال: ضمان أن المرفق يلبي اللوائح المحلية والولائية والفيدرالية، بما في ذلك معايير السلامة من الحرائق وإمكانية الوصول والبيئة.
3. الكفاءة التشغيلية
إدارة التكاليف: المساعدة في إعداد الميزانية لعمليات المرافق، والتحكم في التكاليف، وإيجاد طرق للحد من النفقات.
مبادرات الاستدامة: دعم الممارسات الصديقة للبيئة، مثل أنظمة كفاءة الطاقة وبرامج إدارة النفايات.
إدارة المخزون: تتبع وإدارة الإمدادات والأدوات والمعدات اللازمة لعمليات المنشأة.
4. حل المشكلات واتخاذ القرارات
حل المشكلات: معالجة وحل المشكلات التشغيلية، مثل أعطال المعدات، أو قيود المساحة، أو تأخير البائعين.
تخصيص الموارد: اتخاذ القرارات بشأن تحديد أولويات المهام والاستخدام الفعال للموارد.
5. مهارات الاتصال والتواصل الشخصي
التواصل مع أصحاب المصلحة: التفاعل مع الموظفين والإدارة العليا والبائعين لمعالجة المخاوف المتعلقة بالمنشأة.
إعداد التقارير: إعداد وتقديم التقارير حول عمليات المنشأة، بما في ذلك مقاييس الأداء، وقضايا السلامة، وتحديثات المشروع.
تعاون الفريق: التنسيق مع الإدارات المختلفة لتلبية احتياجات المنشأة بشكل فعال.
6. الكفاءة الفنية وتقنية المعلومات
برامج إدارة المرافق: الإلمام بأدوات مثل أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) أو أنظمة إدارة مكان العمل المتكاملة (IWMS) لتتبع وإدارة عمليات المرافق.
تحليل البيانات: استخدام البيانات لتقييم أداء المرافق وتحديد الاتجاهات واقتراح التحسينات.
7. إدارة الوقت والتنظيم
تحديد أولويات المهام: إدارة مهام متعددة متعلقة بالمرافق، مثل جداول الصيانة وتنسيق البائعين والاستجابات للطوارئ.
التخطيط: المساعدة في التخطيط الطويل الأجل لترقيات المرافق أو توسعاتها أو نقلها.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يتولى مساعد إدارة المرافق مسؤولية مساعدة فريق إدارة المرافق في ضمان أن تكون جميع الأصول في حالة عمل مناسبة وصيانتها بانتظام وفقًا للمعايير. يدعم صاحب الدور مدير المرافق في التنفيذ والتواصل.

ملف تعريف الدور

الإشراف على أنشطة الصيانة لضمان تسليم العمل وفقًا للمتطلبات والجدول الزمني.

تقديم التقارير حول القضايا المتعلقة بأداء المقاول لحلها وتحسينها في الوقت المناسب.
إدارة مخزون المواد الاستهلاكية للصيانة وقطع الغيار المهمة لضمان التوافر في جميع الأوقات.

تقديم الدعم للحوادث في الوقت المناسب واتخاذ المبادرات المناسبة في حالات الطوارئ.
تجميع المستندات المتعلقة بأنشطة الصيانة والمعدات وفقًا للمبادئ التوجيهية الداخلية.
المساعدة في تقديم التقارير والتوصية بمجالات التحسين عند الحاجة.

المتطلبات

دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله.
1-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة، 1+ سنة في صناعة التجزئة.
يفضل الحصول على شهادة صيانة ذات صلة.
مهارات شخصية وتواصلية ممتازة.
دافع قوي للمبادرة ومهارات تنظيمية.