Business Support Executive

الأدوار والمسؤوليات

قيادة توفير الدعم الشامل للأداء والتخطيط التجاري للفريق، مع التركيز على المساهمة في مبادرات التحول الرقمي، وتمكين التخطيط الاستراتيجي، وضمان التخطيط السلس للأداء وإعداد التقارير. يشمل الدور الإشراف على التخطيط المالي والتكاليف، وأطر إدارة الأداء، وتنمية العلاقات القوية بين الشركات وأصحاب المصلحة.

سيلعب الدور دورًا محوريًا في مواءمة الجهود الوظيفية المتعددة مع الأهداف التنظيمية، وضمان التنفيذ الفعال للأنشطة الرئيسية وتعزيز ثقافة الابتكار والتحسين المستمر. يتضمن الدور مواءمة الوظائف المختلفة بشأن السياسات والإجراءات والواجهات.

المسؤوليات الرئيسية:

القيادة الاستراتيجية وإدارة أصحاب المصلحة من خلال تطوير وإشراف السلطة التنفيذية لاستراتيجيات التخطيط للأداء والأعمال.
إدارة التخطيط المالي وتخطيط القوى العاملة وعمليات إعداد التقارير عن الأداء
المساهمة في عملية التخطيط الاستراتيجي والمساهمة في سياسات وعمليات الأعمال
إدارة البحث والتحليل وإعداد التقارير والمساهمة في رقمنة ومراقبة المستندات
التوصية بالميزانيات والخطط ومراقبتها
إدارة أصحاب المصلحة ومقدمي الخدمات من جهات خارجية
التحسين المستمر للسياسات والأنظمة والعمليات
تقديم التقارير لأصحاب المصلحة وتقديم تقرير إداري منتظم وغير منتظم حسب الحاجة من قبل المساهمين واللجنة التنفيذية والرئيس التنفيذي ودعم المهام الأخرى حسب الحاجة.
إدارة الفريق والإشراف عليه وتنفيذ مبادرات التطوير لتعزيز قدرات الفريق داخل العمل
الامتثال لسياسات وإجراءات ومتطلبات أمن المعلومات في جميع الأوقات. الالتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات في مصدر وتحديد الحوادث الأمنية والإبلاغ عنها

المؤهلات والخبرة والمهارات

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة

خبرة تتراوح من 8 إلى 10 سنوات في التخطيط للأداء والأعمال أو دور مماثل في مؤسسة كبيرة أو خبرة معادلة

المهارات الخاصة بالوظيفة

القدرة على العمل بشكل فعال في جميع أنحاء المؤسسة، بما في ذلك جميع وحدات الأعمال

مهارات اللغة الإنجليزية الممتازة

مهارات تحليلية قوية

معرفة ممتازة بـ MS Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook

مهارات اتصال قوية
إدارة الوقت والقدرة على العمل تحت الضغط

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

القيادة الاستراتيجية
استراتيجية وظيفة الدعم: تطوير وتنفيذ استراتيجيات لخدمات دعم الأعمال التي تتوافق مع الأهداف العامة للمنظمة. ويشمل ذلك تحديد الفرص لتحسين الكفاءة وخفض التكاليف وزيادة فعالية خدمات الدعم.
التعاون بين الإدارات: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى (العمليات وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمالية) لضمان دعم الأعمال السلس عبر جميع الوظائف. تسهيل الاتصال والتعاون بين الفرق لضمان تلبية خدمات الدعم لاحتياجات العمل.
إدارة المشاريع: قيادة وإدارة المشاريع الوظيفية المتعددة التي تدعم العمليات التجارية، وضمان إكمال المشاريع في الوقت المحدد، وفي نطاقها، وفي حدود الميزانية.
الإدارة التشغيلية
عمليات دعم الأعمال: الإشراف على العمليات اليومية لوظائف دعم الأعمال، والتأكد من أنها تلبي اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) وتوقعات الأداء.
تحسين العمليات: تحديد أوجه القصور وتنفيذ تحسينات العمليات لتحسين سير العمل، وتعزيز تقديم الخدمات، وخفض التكاليف التشغيلية.
تخصيص الموارد: إدارة الموارد، بما في ذلك الأشخاص والميزانيات والأدوات، لضمان توظيف وتجهيز وظائف الدعم بشكل كافٍ للتعامل مع احتياجات العمل.
قيادة الفريق وتطويره
إدارة الفريق: قيادة وتوجيه وتطوير فريق من موظفي الدعم، والتأكد من تحفيزهم وتدريبهم بشكل جيد ومواءمتهم لأهداف الشركة وقيمها.
إدارة الأداء: تحديد توقعات أداء واضحة، وإجراء تقييمات منتظمة، وتقديم الملاحظات لأعضاء الفريق لتعزيز التحسين المستمر.
تجنيد الموظفين والاحتفاظ بهم: الإشراف على توظيف وتدريب واحتفاظ الأفراد الموهوبين في فريق دعم الأعمال لضمان حصول القسم على المهارات والخبرات اللازمة.
علاقات العملاء وأصحاب المصلحة
دعم العملاء: ضمان تقديم خدمات دعم الأعمال عالية الجودة للعملاء الداخليين والخارجيين، ومعالجة أي مخاوف أو مشكلات تنشأ على الفور.
اتصال أصحاب المصلحة: التواصل بانتظام مع كبار القادة وأصحاب المصلحة الآخرين فيما يتعلق بأداء دعم الأعمال والمبادرات الرئيسية وفرص التحسين.
بناء العلاقات: تطوير علاقات قوية مع الإدارات وأصحاب المصلحة الآخرين، والعمل كحلقة وصل لضمان تلبية احتياجاتهم من قبل خدمات الدعم.
الإدارة المالية
الإشراف على الميزانية: تطوير وإدارة الميزانية لوظائف دعم الأعمال، وضمان الاستخدام الفعال من حيث التكلفة للموارد والبقاء ضمن قيود الميزانية.
إدارة التكاليف: مراقبة النفقات وتحديد فرص خفض التكاليف، مع ضمان تقديم خدمات دعم عالية الجودة.

التقارير المالية: تقديم تقارير منتظمة إلى القيادة العليا حول الأداء المالي لوظائف دعم الأعمال، بما في ذلك الالتزام بالميزانية والفعالية من حيث التكلفة.

إدارة المخاطر والامتثال

تحديد المخاطر: تحديد المخاطر المتعلقة بوظائف دعم الأعمال والتخفيف منها، بما في ذلك المخاطر التشغيلية والمالية ومخاطر الامتثال.

الإشراف على الامتثال: التأكد من امتثال وظائف دعم الأعمال للقوانين واللوائح والسياسات الداخلية ذات الصلة. التأكد من أن جميع أنشطة دعم الأعمال تتبع أفضل الممارسات ومعايير الصناعة.