مساعد مدير المكتب الأمامي

الأدوار والمسؤوليات

مساعدة مدير مكتب الاستقبال في الإشراف على عملية مكتب الاستقبال بالكامل للحفاظ على معايير عالية
مساعدة مدير مكتب الاستقبال في تقييم مستويات رضا النزلاء ومراقبة الاتجاهات، مع التركيز على التحسين المستمر
التأكد من التعرف على الضيوف الدائمين وكبار الشخصيات وأن قسم مكتب الاستقبال يعمل بموقف مبيعات ويعزز مخطط ولاء العلامة التجارية للفندق
تعظيم إشغال الغرف بأفضل الأسعار واستخدام تقنيات البيع الإضافي للترويج لخدمات الفندق والمرافق
مساعدة مدير مكتب الاستقبال في تحديد أهداف القسم وجداول العمل والميزانيات والسياسات والإجراءات
مراقبة المظهر والمعايير وأداء أعضاء فريق مكتب الاستقبال مع التركيز على التدريب والعمل الجماعي
التأكد من أن أعضاء الفريق لديهم معرفة حالية بمنتجات الفندق وخدماته وأسعاره وسياساته، بالإضافة إلى معرفة المنطقة المحلية، ويتم تدريبهم باستمرار على تعلم وفهم السياسات والممارسات
الحفاظ على التواصل الجيد وعلاقات العمل مع جميع أقسام الفندق
مراقبة مستويات التوظيف لتلبية متطلبات العمل التغطية
إجراء اجتماعات اتصال شهرية، في غياب مدير مكتب الاستقبال، وإنتاج محاضر
مساعدة مدير مكتب الاستقبال في قضايا أداء الموظفين بما يتوافق مع سياسات الشركة و الإجراءات
مساعدة مدير مكتب الاستقبال في توظيف وإدارة وتدريب وتطوير فريق مكتب الاستقبال
التصرف وفقًا للسياسات والإجراءات عند العمل مع معدات مكتب الاستقبال وأنظمة إدارة الممتلكات

ما الذي نبحث عنه؟

في فندق هيلتون دبي بالم جميرا، يعمل مساعد مدير مكتب الاستقبال الذي يخدم علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

خبرة إشرافية سابقة في مكتب الاستقبال داخل الفندق / الترفيه / التجزئة
مستوى عالٍ من كفاءة تكنولوجيا المعلومات
مستوى عالٍ من الوعي التجاري وقدرات المبيعات
مهارات قيادية وشخصية وتواصلية ممتازة
مسؤول ومرن
الالتزام بتقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء
القدرة على العمل تحت الضغط
معايير إعداد ممتازة
المرونة في الاستجابة لمجموعة متنوعة من مواقف العمل
القدرة على العمل بمفردك وكجزء من فريق

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يلعب مساعد مدير مكتب الاستقبال دورًا حيويًا في العمليات اليومية لمكتب الاستقبال في الفندق، ويضمن التعامل مع تسجيلات دخول وخروج الضيوف والاستفسارات بكفاءة واحترافية. يساعدون مدير مكتب الاستقبال في إدارة فريق مكتب الاستقبال والإشراف على خدمات الضيوف والحفاظ على تجربة الضيف الشاملة. فيما يلي المهارات الأساسية المطلوبة لمساعد مدير مكتب الاستقبال:

القيادة وإدارة الفريق
الإشراف على الفريق: قيادة وتحفيز وتوجيه فريق مكتب الاستقبال، بما في ذلك موظفي الاستقبال ووكلاء خدمة الضيوف وموظفي الاستقبال، وضمان مستوى عالٍ من الأداء.
التدريب والتطوير: تقديم التدريب لموظفي مكتب الاستقبال، والتأكد من فهمهم للإجراءات والسياسات وتوقعات خدمة العملاء. توجيه الموظفين المبتدئين لمساعدتهم على النمو في أدوارهم.
إدارة الأداء: مراقبة أداء الموظفين، وتقديم الملاحظات وإجراء تقييمات منتظمة لتحسين جودة الخدمة.
حل النزاعات: التعامل مع نزاعات الفريق باحترافية، والحفاظ على بيئة عمل إيجابية ومنتجة.
التميز في خدمة الضيوف
رضا الضيوف: ضمان تلبية جميع طلبات الضيوف بسرعة وكفاءة، والحفاظ على مستوى عالٍ من رضا الضيوف وولائهم.
حل المشكلات: معالجة شكاوى الضيوف ومخاوفهم وطلباتهم بشكل فعال، وضمان حل المشكلات في الوقت المناسب ومغادرة الضيوف راضين.

الخدمة الشخصية: قيادة الجهود لتوفير تجارب شخصية للضيوف، وتذكر التفضيلات، وتقديم التوصيات بناءً على احتياجات الضيوف.

إدارة كبار الشخصيات والضيوف المميزين: التعامل مع حجوزات وطلبات الضيوف من كبار الشخصيات أو الضيوف رفيعي المستوى، وضمان حصولهم على خدمة استثنائية.

إدارة عمليات مكتب الاستقبال

تسجيل وصول الضيوف ومغادرتهم: الإشراف على عملية تسجيل الوصول والمغادرة لضمان الكفاءة والدقة في الفواتير وتخصيص الغرف.

إدارة الحجز: الإشراف على التعامل مع حجوزات الغرف والإلغاءات والتعديلات، وضمان الإشغال الأمثل للغرف.

تخصيص الغرف: إدارة تخصيص الغرف، وضمان تلبية تفضيلات الضيوف وتخصيص الغرف بكفاءة.

الفواتير والمدفوعات: ضمان عمليات الفوترة الدقيقة، والتعامل مع أي تناقضات في الرسوم أو المدفوعات، وضمان تجارب تسجيل خروج سلسة للضيوف.

مهارات الاتصال والتواصل الشخصي

التواصل الواضح: التواصل بشكل فعال مع الضيوف والموظفين والأقسام الأخرى لضمان العمليات السلسة ورضا الضيوف.
تعدد المهام: التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، بما في ذلك إدارة طلبات الضيوف، والإشراف على موظفي مكتب الاستقبال، وحل المشكلات، وخاصة خلال الأوقات المزدحمة.
المهارات الشخصية: بناء علاقات طيبة مع الضيوف والحفاظ على علاقات مهنية مع الموظفين، والتأكد من تحفيز الجميع لتقديم خدمة ممتازة.