Resources Officer

الأدوار والمسؤوليات

يقوم بتطوير استراتيجية إدارة المخزون للشركة بهدف التحكم في التكاليف ضمن الميزانية، وتوليد المدخرات، وترشيد المخزون وتعظيم رأس المال العامل المتاح.
يحافظ على مخزون المواد ويديره ويحاسب عليه، بما في ذلك مواقع المخزون. باستخدام الكمبيوتر، يقوم بمحاسبة استلام العناصر الجديدة، والإرجاعات، ومعالجة إعادة الطلبات والقضايا المرتبطة بها، وإدخال البيانات الأساسية عن جميع المواد التي يتم التعامل معها، مع الالتزام بإجراءات المحاسبة والتدقيق الصارمة.
يتحكم في عد المخزون الدائم والتحقق من الدقة، ومعالجة فواتير الدفع والموافقة عليها، والتحقيق في التناقضات والنقص لتقليل المخزون الزائد وإزالة المواد الخام الزائدة والقديمة.
يضمن التعامل مع البضائع الواردة ومراقبة المخزون بشكل صحيح وتنظيمها لتحقيق أهداف الشركة.
بناءً على قوائم الطلبات المقترحة والمراقبة بواسطة الكمبيوتر، يقوم بإجراء عد دوري منتظم لمواد المخزون ويجري جردًا فعليًا للمخزون سنويًا.
يضمن استلام المنتجات الواردة وإدارتها وفقًا لإجراءات الشركة القياسية، بحيث تكون المواد متاحة بسهولة للاستهلاك أو عند الحاجة إليها.
توفير المواد بطريقة اقتصادية وبتكلفة تتوافق مع الجودة والخدمة المطلوبة. ومع ذلك، يمكن عمومًا محاولة إجراء جميع المشتريات بأقل تكلفة.

الاحتفاظ بسجلات يومية للشحنات والفواتير لمعرفة الموارد التي تحتاج إلى تجديد.

تتبع المخزون والحفاظ عليه باستخدام وحدة إدارة المخزون في برنامج تخطيط موارد المؤسسات.

الحفاظ على تدفق مستمر للموارد الاستهلاكية لدعم متطلبات العمل المختلفة من وقت لآخر.

تنظيم وصيانة مساحة أرضية المخزون لضمان تخزين المواد ومعالجتها بكفاءة. كما يحافظ على أنظمة وضع العلامات على العناصر المخزنة.

التأكد من متابعة أي مواد متأخرة أو تلك التي تعطل العمل لسبب معين حتى يتم استلامها. كما يتأكد من استلام عمليات المقاولات من الباطن ويضمن عدم وجود عمليات تسليم متأخرة في المستقبل مع الموردين.

توفير تقارير إدارية روتينية بشأن أداء المخزون، والتي تتضمن تقييم ومراقبة استخدام وتكلفة المواد والمواد الاستهلاكية والخردة.

إنشاء وصيانة إجراءات مكتوبة دقيقة لوظائف وعمليات التحكم في المخزون الأساسية، وضمان دقة وسلامة نظام إدارة المخزون المطبق.
تنفيذ أنظمة وعمليات التحسين للحد من انتكاسات المخزون، مع تقليل التكاليف وتعظيم رأس المال العامل. كما يضمن تسليم أوامر الموارد بشكل كامل وسليم وأن جميع المخزونات تم تخصيصها بشكل صحيح للميزانيات المقابلة.
إجراء فحص شهري للمخزون وتقديم تقرير المخزون المطابق للإدارة.
إنشاء تقارير يومية للتحكم في المجالات الحرجة الرئيسية لنظام المخزون ومعالجة أي تناقض. تتضمن هذه المهمة إدارة تدابير التحكم للتأكد من تسليط الضوء على عدم الدقة والأخطاء وحلها.
تنسيق عمليات التفتيش الدورية للسلامة واختبار أي قطعة متخصصة من معدات المرافق.
أداء مهام متنوعة، تتعلق بالعمل، حسب التكليف.
توقع احتياجات المخزون المستقبلية من أجل ضمان توافر الموارد في الوقت المناسب للمعلمين والطلاب.
البقاء على اطلاع على المنتجات الجديدة وأسعار السوق الحالية والموردين الذين يقدمون أسعارًا أفضل.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة للبائعين المحتملين في السوق مع تفاصيل الاتصال بهم.
البحث عن بائعين جدد، والتفاوض على السعر وفقًا للميزانية المعتمدة، والتحقق من العينات ووضع الطلبات.
التحقق من جودة وكمية المخزون المستلم للحفاظ على المعايير.
التأكد من نظافة المتجر/الأرفف/المنضدة وصلاحيتها للعرض في جميع الأوقات للامتثال لسياسات وإجراءات المدارس بالإضافة إلى متطلبات الصحة والسلامة.
رفع الصناديق الثقيلة من الكتب عند استلام المخزون ووضعه.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الاحتفاظ بسجلات دقيقة للبائعين المحتملين في السوق مع تفاصيل الاتصال بهم.

البحث عن بائعين جدد، والتفاوض على السعر وفقًا للميزانية المعتمدة، والتحقق من العينات ووضع الطلبات.

التحقق من جودة وكمية المخزون المستلم للحفاظ على المعايير.

التأكد من نظافة المتجر/الأرفف/العداد وإمكانية تقديمه في جميع الأوقات للامتثال لسياسات وإجراءات المدارس بالإضافة إلى متطلبات الصحة والسلامة.

رفع الصناديق الثقيلة من الكتب عند استلام ووضع المخزون.

المتطلبات

دبلوم أو درجة بكالوريوس في التجارة أو المحاسبة أو المالية أو غيرها.

خبرة عمل ذات صلة لمدة عامين.
من الناحية المثالية، يجب أن يكون لدى المرشح مؤهلات مهنية ذات صلة أو خبرة خلفية مناسبة في التحكم في المخزون والشراء، أي أن يكون لديه فهم مفصل لتخطيط متطلبات المواد (MRP) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

مهارات قوية في استخدام Microsoft Office.

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.

القدرة على العمل بشكل مستقل وفي بيئة موجهة نحو الفريق.
ولكي يكون أكثر فعالية في منصبه، يجب أن يكون منسق المخزون قادرًا أيضًا على إنشاء علاقات عمل جيدة والحفاظ عليها مع الأعضاء الآخرين في الشركة والبائعين.