موظف إداري

الأدوار والمسؤوليات

المسؤول الإداري مسؤول عن مقابلة وتوجيه الآباء والضيوف والبائعين إلى الموظفين. كما سيقدم صاحب المنصب الدعم الإداري والكتابي والكتابي بطريقة فعالة وكفؤة

المسؤوليات الرئيسية

تقديم دعم إداري متميز للحضانة، وضمان تشغيلها بكفاءة وفعالية.
الرد على الهاتف بطريقة ودية ومهنية وفعالة - استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات عند الاقتضاء، واتخاذ القرارات بشكل استباقي، وتقديم الدعم في معالجة القضايا.
دعم وإدارة إعداد وتنفيذ أحداث الحضانة.
العمل تحت التوجيه العام لمدير الحضانة لدعم العمليات اليومية في موقع الحضانة.
العمل كجزء لا يتجزأ من فريق الحضانة، ليكون نقطة اتصال ترحيبية للآباء والأطفال وجهاً لوجه وعن بُعد، وبالتالي المساهمة في الأهداف العامة للحضانة.
أن يكون أول من يقبل الرسائل ويعالجها ويعمل كنظام تصفية فيما يتعلق بالاستفسارات الهاتفية والمتصلين الشخصيين بمكتب الاستقبال في الحضانة.
لضمان بيئة ترحيبية وانطباع أولي إيجابي عن الحضانة والمدرسة.
لتسجيل والرد على المراسلات عبر مكتب الحضانة
لدعم وظيفة المكتب، بما في ذلك واجبات الإدارة العامة حسب توجيهات مدير الحضانة.
معالجة وتنظيم قبول الحضانة.
لتنفيذ أي طلب معقول آخر من فريق قيادة الحضانة والأكاديمية.
لإدخال بيانات التلاميذ حسب توجيهات مدير الحضانة.
لإدارة وتحديث حسابات وسائل التواصل الاجتماعي المرتبطة بالحضانة.
الحفاظ على الأمن من خلال اتباع الإجراءات والتحكم في الوصول (مراقبة سجل الدخول، وإصدار شارات الزوار)
الحفاظ على مخزون الإمدادات من خلال التحقق من المخزون لتحديد مستوى المخزون؛ توقع الإمدادات المطلوبة؛ وضع وتسريع أوامر الإمدادات؛ التحقق من استلام الإمدادات.
العمل بشكل تعاوني مع مختلف أصحاب المصلحة لإكمال المهام والمشاريع الرئيسية.
الامتثال لجميع سياسات وإجراءات الحضانة.

مواصفات الوظيفة

مرشح حاصل على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة
خبرة إدارية مهنية لا تقل عن 4 سنوات
مهارات خدمة عملاء ممتازة
القدرة على توصيل المعلومات والأفكار بشكل فعال في شكل مكتوب وشفوي وبناء العلاقات والحفاظ عليها.
مهارات كمبيوتر قوية مع إثبات الكفاءة في استخدام Word وExcel وPowerPoint وما إلى ذلك.
مهارات شخصية ممتازة مع القدرة على العمل بفعالية مع جميع مستويات الموظفين والإدارة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات التنظيمية
القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الجداول الزمنية والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
تنظيم الملفات والبيانات وموارد المكتب بكفاءة.
2. مهارات الاتصال
قدرات اتصال قوية مكتوبة وشفوية للتفاعل بشكل فعال مع الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين.
صياغة التقارير والبريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية الأخرى.
3. إدارة الوقت
إدارة الوقت بشكل فعال لتلبية المواعيد النهائية وتنسيق المواعيد وضمان سير العمل السلس في المكتب.
4. حل المشكلات
تحديد المشكلات المتعلقة بالمكتب وحلها على الفور، مثل تعارضات الجدولة أو نقص الموارد.
5. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات والجدولة والحفاظ على السجلات.
6. معرفة الكمبيوتر
إتقان برامج المكتب (مجموعة Microsoft Office وGoogle Workspace) وجداول البيانات وأدوات إدارة قواعد البيانات.
الإلمام بالبرامج المتخصصة مثل إدارة المشاريع أو أنظمة إدارة الموارد البشرية.
7. خدمة العملاء
الرد على الاستفسارات ومساعدة العملاء أو إدارة علاقات العملاء باحترافية ولباقة.
8. حفظ السجلات والملفات
إدارة أنظمة الملفات المادية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إلى السجلات وتحديثها.
9. العمل الجماعي والتعاون
القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق ومساعدة الزملاء والتعاون في المهام والمشاريع الإدارية المختلفة.
10. الإدارة المالية
التعامل مع الميزانية والفواتير ومهام المحاسبة الأساسية إذا لزم الأمر، بما في ذلك الاحتفاظ بمخزونات اللوازم المكتبية وتقارير النفقات.