مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

يقدم مساعد الإدارة الدعم لفريق الإدارة في تقديم تقارير الإدارة وأرقام المبيعات وإدارة المعلومات المتعلقة بالموظفين في المتجر.

ما ستفعله: -

وصف المساءلة:

نظام المعلومات الإدارية (المتجر/المدير الإقليمي) - التأكد من تقديم معلومات دقيقة إلى مساعد الإدارة الأول لضمان قدرته على تلبية مواعيد تقديم التقارير.

الحفاظ على البيانات في النظام لتسهيل الوصول إلى المعلومات عند الحاجة إليها.

الحفاظ على المعلومات المتعلقة بالموظفين في المتجر وتحديثها.

التواصل مع العمليات الإقليمية ومكتب الموارد البشرية.

مراقبة المخزون والعمليات

دعم مدير/فريق قسم الإدارة في إجراء فحوصات روتينية لدقة المخزون.

التحقق من جميع الفواتير من الموردين/المقاولين والحصول على موافقة مدير المتجر عليها ومعالجتها مع فريق حسابات المكتب الإقليمي.
متابعة الموردين فيما يتعلق بالفواتير المستحقة وتسوية أي مدفوعات مستحقة
مسؤوليات مكتب النقد بما في ذلك ما يلي:

التسوية اليومية لإيرادات المتجر والتقارير

الخدمات المصرفية / الصرف الأجنبي
صندوق النقد الصغير في المتجر

إحصاء الصندوق الآمن يوميًا

تسوية بطاقات الائتمان

ضمان تقديم تقارير دقيقة إلى إدارة الإدارة لتمكين اتخاذ القرارات التجارية.

المساعدة في الاتصال وترتيب التدريب التعريفي للموظفين الجدد على الإجراءات - للتخطيط وجدولة التدريب التعريفي للموظفين الجدد على إجراءات الإدارة في المتجر.

التأكد من احتساب دقة المخزون المستلم من المستودع في النظام

ضمان إجراء فحوصات دورية لدقة المخزون بالتنسيق المشترك للفريق التجاري.

التعديلات اليومية المتعلقة بالمخزون وتسجيل إيصالات المخزون الجديدة ونقلها من متجر إلى آخر وRTW (العودة إلى المستودع) في النظام.

طلب القرطاسية لفريق المتجر / الإدارة

المهارات المطلوبة للنجاح:

خبرة متقدمة في MS Office. ستكون خبرة SAP مفيدة.
الاهتمام بالتفاصيل بشكل ممتاز
التركيز على النتائج
معرفة ممتازة ببرنامج MS Office
مستوى عالٍ من التركيز على العملاء والقدرة على فهم احتياجات العملاء
مهارات تحليلية ورقمية قوية مع خبرة في إعداد التقارير التجارية والتحليل
القدرة على تعلم التكنولوجيا الجديدة بسرعة

ما الذي يؤهلك لهذا الدور:

شهادة الثانوية العامة (يفضل درجة البكالوريوس)
1-3 سنوات من الخبرة في مبيعات التجزئة.
تحليلي
إدارة الوقت
التواصل
العمل الجماعي

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة المكتب:

أداء مهام المكتب العامة مثل الرد على المكالمات الهاتفية، ومعالجة المراسلات (البريد الإلكتروني، والخطابات، والمذكرات)، واستقبال الزوار.
إدارة اللوازم المكتبية والحفاظ على المخزون، والتأكد من توفر المواد الضرورية دائمًا.
الحفاظ على وتنظيم ملفات المكتب، سواء كانت مادية أو إلكترونية، والتأكد من سهولة الوصول إلى المعلومات.
تنسيق خدمات المكتب، مثل التنظيف والصيانة والدعم الفني.
الجدولة وإدارة التقويم:

إدارة وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث للمديرين التنفيذيين أو الفرق، والتأكد من عدم وجود تعارضات.
إعداد أجندات الاجتماعات، وترتيب لوجستيات الاجتماعات (على سبيل المثال، حجز الغرف، والتموين، ومعدات الصوت والفيديو)، وتدوين المحاضر عند الضرورة.
مراقبة وتحديث التقويمات، والتأكد من الوفاء بجميع الالتزامات والمواعيد النهائية.
التواصل والمراسلات:

العمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والإجابة على الاستفسارات أو توجيهها إلى الفرد أو القسم المناسب.
صياغة ومراجعة وإرسال الاتصالات نيابة عن الإدارة أو أعضاء الفريق (رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والتقارير).
الحفاظ على التواصل الفعال بين الإدارات المختلفة وضمان تدفق المعلومات بسلاسة في جميع أنحاء المنظمة.
إدخال البيانات وإدارة المستندات:

إدخال البيانات في جداول البيانات أو قواعد البيانات أو أنظمة الإدارة الأخرى.
إعداد وتحرير المستندات والعروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة (على سبيل المثال، عروض PowerPoint ومستندات Word وجداول بيانات Excel).
تنظيم وصيانة المستندات المادية والإلكترونية لضمان الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
تنسيق السفر والفعاليات:

ترتيب أماكن الإقامة أثناء السفر، مثل الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل، للموظفين أو المديرين التنفيذيين.
تنظيم رحلات العمل أو المؤتمرات أو فعاليات الشركة، بما في ذلك تنسيق الخدمات اللوجستية والميزانية.
التأكد من دقة برامج السفر والوثائق ذات الصلة وإعدادها مسبقًا.