أمين صندوق عام

الأدوار والمسؤوليات

أمين الصندوق العام مسؤول عن إدارة جميع التعاملات النقدية والمعاملات المالية للفندق. يتطلب الدور الدقة والمهارات التنظيمية القوية والاهتمام بالتفاصيل والشغف لتقديم خدمة استثنائية للضيوف بأعلى معايير النزاهة المالية.

المسؤوليات

يجب أن يتمتع بمهارات ممتازة في التعامل مع النقد مع عدم وجود فائض أو نقص.
يجب جمع مظاريف التحويلات اليومية من خزنة النقد بحضور شاهد.
عد وتحقق من الإيصالات النقدية اليومية المقدمة من أمناء الصندوق الفرديين بما في ذلك التحصيلات من قبل قسم الائتمان والتحصيل.
توثيق تسوية جميع الإيصالات النقدية إلى نظام إدارة الممتلكات وإكمال تقرير النقد اليومي والتقرير القصير لكل أمين صندوق.
دمج وإعداد وإيداع الودائع المصرفية اليومية في الوقت المناسب.
التأكد من إيداع التحصيلات اليومية في الحساب المصرفي للفندق في اليوم المصرفي التالي.
تسوية الإيداعات النقدية اليومية من مختلف الإدارات في الفندق مقابل الودائع المصرفية.
إبلاغ مدير المالية أو مساعد مدير المالية يوميًا بجميع التناقضات النقدية.
إعداد تقرير يومي للمحاسب العام وتقديمه إلى مدقق الدخل للمراجعة ثم إلى مدير المالية أو مساعد مدير المالية للموافقة النهائية.
حل أي اختلافات في الودائع مباشرة مع البنك مع إبقاء كبير المحاسبين و/أو مساعد مدير المالية على علم بالاختلافات المذكورة.
التأكد من أن جميع الزملاء الذين يتعاملون مع النقود لديهم نقود نقدية كافية طوال نوبات عملهم.
تزويد الزملاء الذين يتعاملون مع النقود النقدية بأوراق نقدية فندقية بعد موافقة مدير المالية
إطلاق المستحقات إلى أمناء الصندوق في الفندق، حسب الحاجة والحفاظ على سجل لإصدار واستلام المستحقات.
الحصول على سعر الشراء الذي يقدمه البنك التجاري للفندق أو شركة الصرافة المسجلة وحساب أحدث أسعار الصرف في الفندق مع هامش ربح معتمد للعملات الأجنبية المعمول بها كل يوم. ثم إعداد مذكرة الأسعار لموافقة مدير المالية أو مساعد مدير المالية.
إجراء صرف النقدية الصغيرة وفقًا للسياسات المعمول بها.
تسوية وإعداد تجديد النقدية الصغيرة كل أسبوع وتقديمها إلى مدير المالية أو مساعد مدير المالية للموافقة قبل الدفع.
قم بإجراء عد نقدي يومي لأموال أمين الصندوق العام والإبلاغ عن جميع الأعداد/التناقضات إلى مدير المالية و/أو مساعد مدير المالية للموافقة عليها.

قم بإجراء عد مفاجئ مرة واحدة على الأقل شهريًا لجميع أموال أمين الصندوق الحاملة للأموال، بما في ذلك حاملي الأموال الفرعية مثل مدير المناوبة والمشتريات، بحضور حامل الأموال. يجب الإبلاغ عن أي تناقضات إلى مدير المالية و/أو مساعد مدير المالية على الفور.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إعداد ملخص شهري لعدد الأموال المتداولة ويجب ربطه بحساب البنك في دفتر الأستاذ العام.

المساعدة في تدريبات الصرافين والتواجد عند الحاجة لدعم الصرافين في حل المشكلات في إجراءات التعامل مع النقد.

أداء أي مهام أخرى قد يتم تكليفها من وقت لآخر من قبل الإدارة

المهارات والمؤهلات

مؤهل المدرسة الثانوية أو ما يعادله
دبلوم/درجة في إدارة الضيافة و/أو المحاسبة
خبرة لا تقل عن سنة إلى سنتين في المحاسبة مع سنة واحدة على الأقل في منصب مماثل
خبرة في أنظمة نقاط البيع وإدارة الممتلكات (Opera/PSMS/Info Genesis/Micros)
خبرة في نظام المحاسبة (نظام SUN)
مهارات تواصل كتابية وشفوية جيدة باللغة الإنجليزية.
يجب أن يكون لديك مهارات تحليلية.
يجب أن يكون لديك التزام باتباع جميع سياسات وإجراءات الشركات المحلية المتعلقة بالصراف العام.
يجب أن يكون لديك معرفة شاملة بجميع السياسات والإجراءات المتعلقة بالصراف العام.
يجب أن تعمل بطريقة آمنة وحكيمة ومنظمة.
دقة عالية، وامتثال للسياسة، ومسؤولية واضحة في التعامل مع النقد