مساعد فريق تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

تصميم وصيانة أنظمة المكاتب، بما في ذلك إدارة البيانات، والتسجيل، وما إلى ذلك.
الحفاظ على سرية جميع المعلومات الحساسة أو الملكية
المسؤول عن المهام الإدارية الشاملة وتوفير الدعم للعملاء أو التجار/الوكلاء
تنظيم وصيانة المذكرات وجداول المواعيد والاجتماعات المعقدة والتأكد من أن مديرهم مستعد جيدًا للاجتماعات
تقديم المساعدة والدعم الإداري لمستوى الإدارة المناسب
التواصل والتنسيق مع جميع الأقسام ومع جميع الإدارة فيما يتعلق بالاجتماعات التي سيتم إعدادها والدعم فيما يتعلق بالتحضيرات اللازمة لتلك الاجتماعات
التواصل والتنسيق مع جميع الأقسام ومع جميع الإدارة فيما يتعلق بالاجتماعات التي سيتم إعدادها والدعم فيما يتعلق بالتحضيرات اللازمة لتلك الاجتماعات
تنسيق وإنشاء جميع ترتيبات السفر، ومطابقة تقارير السفر والنفقات، بما في ذلك عمليات الشراء النقدية وبطاقات الائتمان
التخطيط وتنفيذ أنظمة المكاتب وتخطيطها وشراء معدات المكاتب. تنظيم صيانة الأنظمة وسجلات المستندات وإدارة المساحة وما إلى ذلك
فحص المكالمات الهاتفية والاستفسارات والطلبات ومعالجتها عند الاقتضاء
تحديد المشكلات الأكثر تعقيدًا وحلها وتطبيق مهارات حل المشكلات من أجل التعامل مع معظم المواقف
إعداد العروض التقديمية والتقارير والرسوم البيانية والإحاطات الإحصائية المختلفة
تقديم التوجيه لدعم الموظفين/الأقران، وكذلك الزملاء في الوظائف الإدارية في الوحدة.

مؤهلاتك وخبراتك:

بكالوريوس إدارة الأعمال
خبرة واسعة في تنظيم وتنسيق عمليات وإجراءات المكتب من أجل ضمان فعالية وكفاءة المنظمة.
خبرة في الإشراف على موظفي المكتب الإداري والحفاظ على سجلات المكتب
يتحدث الألمانية بطلاقة أو كلغة أم
لديه خبرة خاصة في التنسيق والتعاون مع بيئة العرق المتعددة الجنسيات السائدة في منطقة الخليج.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة، وتحديد أولويات المسؤوليات، والحفاظ على النظام في بيئة سريعة الخطى.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء بشكل فعال.

إدارة الوقت: القدرة على إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

الاهتمام بالتفاصيل: التركيز القوي على الدقة في التوثيق والجدولة وتنفيذ المهام.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج المكتب (مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) وأدوات إدارة المشاريع والاتصال (مثل Slack وTrello).

مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات وتطوير حلول عملية لدعم احتياجات الفريق.

المهارات الشخصية: قدرات قوية على بناء العلاقات لتعزيز بيئة فريق إيجابية والتعاون بشكل فعال.

الوعي بالسرية: فهم أهمية التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر واحترافية.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة ودعم أعضاء الفريق المختلفين حسب الحاجة.

المعرفة المالية الأساسية: قد يكون الإلمام بالميزانية وتتبع النفقات مفيدًا، اعتمادًا على تركيز الفريق.

التوجه نحو خدمة العملاء: القدرة على مساعدة العملاء وأصحاب المصلحة في الاستفسارات والدعم بطريقة احترافية.

التعلم المستمر: الحرص على تعلم أدوات وعمليات ومهارات جديدة لتحسين الكفاءة ودعم الفريق بشكل فعال.