مساعد تنفيذي وموظف إداري
صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
الوصف الوظيفي
.
ابتكار وصيانة الأنظمة المكتبية، بما في ذلك إدارة البيانات وحفظها.
.
تدوين الملاحظات في الاجتماعات أو لتقديم المساعدة العامة أثناء العروض التقديمية.
.
فحص المكالمات الهاتفية والاستفسارات والطلبات والتعامل معها عند الاقتضاء.
.
لقاء وتحية الزوار على جميع مستويات الأقدمية.
.
تنظيم والحفاظ على اليوميات وتحديد المواعيد.
.
التعامل مع البريد الإلكتروني والفاكسات والبريد الوارد، والذي غالبًا ما يكون بالنيابة عن SLT؛
.
تنظيم وحضور الاجتماعات وأخذ الإملاء والمحاضر. - تنظيم وتسهيل الاجتماعات وورش العمل والفعاليات التي يشارك فيها فريق قيادة المدارس الثانوية، مما يضمن حفظ وتوزيع محاضر الاجتماعات بشكل دقيق.
.
تحديد وإعداد وتجميع المواد اللازمة لضمان حصول SLT على المعلومات المناسبة للاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية والمشاريع الخاصة.
.
مسؤول عن تنظيم وصيانة مذكرات SLT، وإدارة البريد الإلكتروني، والاتصالات المدرسية، وتوزيع المحاضر، وتنظيم الأحداث المدرسية، ومجموعة من المسؤوليات الإدارية الإضافية كما هو مطلوب.
.
إجراء البحوث الأساسية وتقديم النتائج.
.
الاتصال بإدارات الإدارة الداخلية والتسويق (المختلفة) لإنشاء المشاريع وتنفيذها.
.
التأكد من الاحتفاظ بالسجلات اللازمة التي يمكن أن توفر بسهولة معلومات حديثة ودقيقة ويمكن الوصول إليها
.
توفير الدعم الإداري رفيع المستوى للمديرين من خلال تسهيل الاتصال نيابة عنهم (متابعة الرسائل والمذكرات والتقارير والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية)
.
العمل كحلقة وصل بين المديرين والموظفين لضمان التنسيق المناسب ومتابعة القضايا اليومية
.
توفير الدعم التنسيقي لفريق الإدارة العليا وأعضاء هيئة التدريس
.
تنسيق جميع الخدمات اللوجستية لاجتماعات مجلس الإدارة
.
المساعدة في إدارة الميزانية وحفظ السجلات المالية وتتبع النفقات وتسوية الحسابات ومعالجة طلبات الشراء حسب الحاجة.
.
امتلاك وتحسين العمليات الحالية التي تدعم فريق القيادة المدرسية. و
.
دعم أعضاء SLT بمختلف المشاريع المخصصة والواجبات الإدارية الأخرى حسب الحاجة.
مواصفات الوظيفة:
سنكون سعداء أن نسمع منك إذا كنت
.
خريج في أي تخصص، ويفضل إدارة الأعمال مع ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة الإدارية المهنية والعمل بفعالية في بيئة ديناميكية ومتعددة الوظائف.
.
يفضل الخبرة في مدرسة أو قطاع تعليمي في دولة الإمارات العربية المتحدة ولكنها ليست ضرورية.
.
متواصل ممتاز، كتابيًا وشفهيًا، ولديه خبرة في بناء علاقات شخصية مع جماهير متنوعة.
.
القدرة على توصيل المعلومات والأفكار بشكل فعال في شكل كتابي ولفظي، وبناء العلاقات والحفاظ عليها.
.
فهم تقني جيد ويجب أن يكون قادرًا على استيعاب وفهم واستخدام البرامج والأدوات المختلفة
.
القدرة على العمل بفعالية في بيئة فريق متعددة الوظائف.
.
القدرة على إدارة وتحديد أولويات مشاريع ومهام متعددة في وقت واحد.
.
خبرة في كتابة المراسلات التجارية
.
مهارات حاسوبية قوية مع كفاءة مثبتة في Word وExcel وPowerPoint وما إلى ذلك.
.
القدرة على اتخاذ المبادرة لإدارة سير العمل والأولويات
.
مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام
.
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين مع القدرة على العمل بفعالية مع جميع مستويات الموظفين والإدارة
.
الحكم السليم والقدرة على الحفاظ على السرية.
نوع التوظيف
دوام كامل
