مساعد اداري

العمل كمصدر رئيسي للمعلومات والاتصال بالجامعة والقسم. العمل كحلقة وصل مع أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب والمكاتب المؤسسية الأخرى
الحفاظ على المساحات المكتبية، وتعزيز الشعور بالمجتمع وبيئة الترحيب
تنظيم وتنفيذ الأنظمة والإجراءات الإدارية لتعزيز الهيكل وزيادة الكفاءة داخل القسم. المساعدة في تطوير وتحديث أدلة وأدلة سياسات وإجراءات القسم
توفير الاستقبال الهاتفي والشخصي، وإحالة الزوار والمكالمات، وتوفير معلومات عامة عن القسم، وضمان التدفق السلس للاتصالات اليومية
صياغة وتحرير وكتابة وإرسال الاتصالات على مستوى الإدارة نيابة عن المشرف؛ إعداد التقارير والعروض التقديمية
الحفاظ على المخزون والفواتير والطلبات الخاصة بمستلزمات مكتب القسم والهواتف وآلات النسخ ورموز النسخ وأجهزة الكمبيوتر، بالتعاون الوثيق مع الفريق الإداري
فتح البريد وفرزه وتوجيهه إلى الموظفين المناسبين
الحفاظ على طلبات حجز الغرفة وتحديثها بدقة كما تم تعيينها
إدارة تقويمات القسم والجدولة
تسجيل وتجميع ونسخ محاضر الاجتماعات، حسب الطلب
قم بعمل نسخ ومقارنة وتجميع المواد حسب الحاجة
المساعدة في تنظيم اجتماعات الموظفين ومناسبات الموظفين الأخرى، وتنسيق تقديم الطعام، والمساعدة في الحجوزات في ترتيبات السفر حسب الطلب
إعداد المبالغ المستردة لتقديمها إلى المالية
الحفاظ على الملفات وحفظ السجلات
لعب دورًا رئيسيًا في توجيه الموظفين الجدد إلى القسم. إعداد معرف التنسيق والبريد الإلكتروني ورقم التعريف الشخصي. العمل كنقطة اتصال لإعداد مكتب جديد، وطلب الكمبيوتر والبرامج واللوازم، وتوزيع المفاتيح، والوصول إلى البطاقة الممغنطة، و/أو تصاريح الزائر حسب الحاجة؛ تنظيم وتنفيذ أنظمة وإجراءات التتبع الإداري لأداء الواجبات اللازمة
المساعدة في الجوانب الإدارية للموظفين المغادرين، بما في ذلك تنسيق إغلاق المساحة استعدادًا للانتقال
المساعدة في توظيف وتدريب والإشراف على طلاب دراسة العمل حسب الحاجة
تقديم الدعم للمشاريع الخاصة وتحمل مسؤولية تطويرها وإدارتها والترويج لها حسب حاجة القسم
تسجيل والحفاظ على المعاملات والوثائق المتعلقة بالموارد البشرية كما هو مطلوب
تم تحديد واجبات أخرى
مهارات:
يجب أن يمتلك المهارات اللازمة لتكون قادرًا على شرح وإظهار الوظائف الأساسية للوظيفة
القدرة على توصيل الأفكار والمعلومات بشكل واضح وفعال على جميع المستويات داخل الجامعة باللغة الإنجليزية. يجب أن تمتلك مهارات العرض الفعال
إظهار المهارات والمعرفة والخبرة في العمل مع الإدارة الكتابية
يجب أن تكون قادرًا على العمل في بيئة عمل احترافية سريعة الخطى، والعمل تحت الضغط والحفاظ على رباطة جأش. يجب أن يكون موجهًا نحو المهام، ومبدأًا ذاتيًا، وقادرًا على العمل بشكل مستقل
إظهار القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل بفعالية مع المعلومات الحساسة للغاية من خلال الحكم السليم واللباقة والتقدير
تمتلك اهتمامًا قويًا بالتفاصيل والدقة
القدرة على تنظيم مهام العمل وتحديد أولوياتها والوفاء بالمواعيد النهائية
أظهرت الكفاءة في استخدام تطبيقات البرمجيات القياسية
أظهرت القدرة على العمل بفعالية مع مجموعة متنوعة من المهنيين والناخبين
القدرة على العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع كما هو مطلوب
الخبرة والتعليم:
يفضل درجة البكالوريوس
-خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في دور إداري كتابي
ثنائي اللغة: يفضل الإنجليزية والعربية
-خبرات مثبتة باستخدام مهارات الكمبيوتر. يتقن مايكروسوفت وورد، إكسل
أظهرت سرعة الكتابة الكافية باللغة الإنجليزية
خبرة مثبتة في أنماط مختلفة من التنسيق للمستندات التي تتراوح من الرسائل إلى التقارير