مساعد إداري

• الدعم الإداري العام: يقدم الدعم الإداري / السري لنائب الرئيس التنفيذي / النائب وأعضاء فريقه.
  يستقبل ويستضيف الضيوف وزوار المكتب بمهارة واحترام.
  يحافظ على جدول زمني مطبوع أو إلكتروني للنائب المسؤول.
  يتبع إجراء التحكم القياسي في وثائق المشاريع والمكاتب لشركة هيل الدولية. يجمع ويستعرض ويوزع البريد الوارد بالنسخ الورقية والإلكترونية. يتعامل بشكل مستقل مع البريد الوارد ، دون الحاجة إلى اهتمام النائب المسؤول. يراجع المراسلات الواردة والصادرة للتحقق من الدقة وتنسيق الوثائق الصادرة التي تتطلب توقيع النائب التنفيذي / النائب.
  ينسق الترتيبات السفر المعقدة.
  تصوير ومسح وتصنيف المستندات.
  يعد ويقدم ويقدم ويقدم تقارير المصاريف باستخدام VantagePoint.
  يعالج فواتير الموردين بالتنسيق مع قسم المالية.
  يؤدي المهام الإدارية الأخرى حسب الاقتضاء.
  يكون جزءًا من فريق العمليات / الإدارة عند الحاجة.

المهام الإدارية الأخرى (إذا وعند الحاجة)

• عمليات مكتب الاستقبال: الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات.
  الحفاظ على آلات الفاكس وآلات التصوير والطابعات في المكتب.
  إدارة جدول سائقي المكتب ، مثل تنظيم استلام اليومي وتسليم المستندات.
  ترتيب استلام البريد السريع حسب الحاجة.
  طلب إمدادات المكتب والمطبخ وتنسيق التسليم.