Personal Assistant - Alam Steel

الدور
وصف الوظيفة: سيقدم مساعد الشخصي للرئيس التنفيذي والرئيس عالي المستوى من الدعم الإداري لرئيس الشركة والرئيس. يتطلب هذا الدور التصرف بحذر، الاهتمام بالتفاصيل، القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة، ومهارات تنظيمية لا تشوبها شائبة. المسؤوليات الرئيسية: إدارة وتنظيم جدول الأعمال والمواعيد وترتيبات السفر العمل كنقطة اتصال بين العملاء الداخليين والخارجيين التحقق من المستندات والشيكات قبل توقيع الإدارة التعامل مع وثائق سرية والتأكد من أنها تبقى مؤمنة إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق إدارة وتنظيم الاجتماعات والفعاليات تسجيل وكتابة محاضر الاجتماعات وتوزيعها مراقبة وفحص والرد على وتوزيع الاتصالات الواردة التواصل مع الموظفين الداخليين على جميع المستويات التفاعل مع العملاء والجهات ذات الصلة الخارجية تنسيق العمل القائم على المشروعات إدارة مصروفات المطالبة الشهرية سداد الفواتير الشهرية لبطاقات الائتمان والفواتير الخدمية وفواتير الهاتف المحمول في الوقت المناسب صيانة السيارات، تجديد، الغرامات، الخدمات وغيرها إدارة رصيد الحساب والتحويلات المصرفية عبر الإنترنت التعامل مع التأمين الطبي والمطالبات والمواعيد إدارة نفقات المكتب والنقد الصغيرة تنسيق المستأجر، تجديد العقود، التأجير، إدارة الممتلكات، الصيانة، وما إلى ذلك إدارة وتنسيق الوثائق مع البنوك تنظيم التصنيف الإلكتروني والورقي تنسيق ووثائق لجميع الاتفاقيات الإدارية وعقود الإيجار التنسيق مع فريق الحسابات لتأكيد دفع البائعين إدارة صيانة المكتب، تنسيق الموردين، إدارة العقود وتجديد العقود في الوقت المناسب. الدعم في مجال الموارد البشرية حسب الحاجة، التوظيف، الاستقطاب، خطابات العرض، الشهادات الراتبية، تعزيز بيئة آمنة، إدارة علاقات الموظفين، إدارة الرواتب، إدارة حزم الأجور والمزايا، التعامل مع الاحتياجات التأديبية، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح العمالية

المتطلبات
المؤهلات: خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو دور مماثل معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكتب قدرة متفوقة في التنظيم وإدارة الوقت القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد أولويات العمل اليومي مهارات اتصال ممتازة باللفظ والكتابة الحذر والسرية شهادة الثانوية العامة؛ ستعتبر المؤهلات الإضافية مثل كون شخصية مساعدة أو سكرتارية إضافية ميزة مهارات تقنية: اجادة استخدام برنامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات إنتاجية أخرى التعامل مع أدوات جدولة البريد الإلكتروني الراحة في العمل السريع والمتنوع على الكمبيوتر الخاص بك السمات الشخصية: اتصال جيد منظم إدارة الوقت بكفاءة صادق حل المشاكل على الفور انتباه للتفاصيل مرن ومتكيف حس الذكاء العاطفي العالي

عن الشركة
شركة Alam Steel هي رائدة في صناعة توزيع الصلب وتحافظ على علاقات قوية مع بعض من أكبر شركات المقاولات والهندسة في المنطقة. لقد أثبتت الشركة نفسها كمورد رئيسي يمكنه تقديم منتجات ذات جودة عالية بأسعار تنافسية في الوقت المناسب. تأسست شركة Alam Steel في دبي، الإمارات العربية المتحدة في عام 1979 ومقرها في منطقة جبل علي الحرة.