Executive Assistant - Al-Futtaim

أسست في الثلاثينيات كشركة تجارية ، تعتبر مجموعة الفطيم اليوم واحدة من أكثر الشركات التجارية في المنطقة تنوعًا وتقدمًا ، وهي تمتلك بشكل خاص في دبي بالإمارات العربية المتحدة. تنظم المجموعة إلى خمس تقسيمات تشغيلية ؛ قطاع السيارات والخدمات المالية والعقارات والتجزئة والرعاية الصحية ؛ حيث يعمل أكثر من 35،000 موظف في أكثر من 20 دولة في الشرق الأوسط وآسيا وأفريقيا ، مجموعة الفتيم شركاء مع أكثر من 200 من أشهر وأكثر العلامات التجارية الابتكارية المحبوبة في العالم. تمكن الروح الريادية والتركيز المستمر للعملاء لمجموعة الفتيم من الاستمرار في النمو والتوسع بما يتفق مع التغيرات التي تطرأ على حاجات عملائنا ضمن المجتمعات التي نعمل فيها.

من خلال الإلتزام بقيمنا من الاحترام والتفوق والتعاون والنزاهة ، تستمر مجموعة الفطيم في إثراء حياة عملائنا وطموحاتهم كل يوم

نظرة عامة على الدور:

تقديم الدعم التنفيذي والإداري والكتابي للإدارة العليا. يتطلب هذا الدور التعرض لمعلومات حساسة جدًا والتعامل مع جهات اتصال رفيعة المستوى تتطلب ممارسة كبيرة للحذر والذكاء والدبلوماسية والحكمة. تشمل المهام الإدارية الأساسية أما متابعة جدول أعمال واستقبال الزوار والرد على المكالمات الهاتفية وتنفيذ المهام والمشاريع واستلام وتوزيع المراسلات والبريد وجمع المعلومات وتجميع تقارير متنوعة للإدارة.

ما ستقوم به:

المسؤول عن:

• إدارة جدول أعمال مدير إدارة الأصول بكفاءة وتحديد أولويات المهام والمواعيد.
• تنسيق لوجستيات الاجتماعات ، وإعداد المواد ، وضمان استعداد المدير.
• التواصل كنقطة الاتصال الرئيسية للمدير ، وتعزيز العلاقات الإيجابية مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية.
• صياغة مستندات متنوعة ، بما في ذلك المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• تسهيل الترتيبات السفر ، وضمان الامتثال لسياسات السفر الشركة ومعالجة استردادات النفقات.
• الإشراف على صيانة مكتب المدير ، وإدارة المستلزمات والمعدات.
• إنشاء وصيانة أنظمة المكتب ، بما في ذلك إدارة البيانات والملفات وتدوير المستندات.
• إجراء البحوث وجمع البيانات لعمليات صنع القرار.
• المساعدة في إدارة وتنسيق المشاريع التي يقودها مدير إدارة الأصول.

سياق الوظيفة:

تعمل هذه الوظيفة في سياق السرية والدبلوماسية والحكمة. ستتم الاستشهاد بمبادئ التوجيه في السياسات وإجراءات النشر وكذلك السابق المسبق. ومع ذلك ، فإن القدرة على العمل في معايير غير واضحة أيضًا مهمة.

المهارات المطلوبة للنجاح:

المهارات المتعلقة بالعمل:

مهارات تواصل شفهية ممتازة ، بما في ذلك القدرة على تقديم نصيحة ومعلومات فعالة ومناسبة لمجموعة متنوعة من الأشخاص واستخدام التقدير مع المعلومات السرية.

مهارات كتابية ممتازة بما في ذلك القدرة على تجميع وإعداد التقارير والعروض التقديمية والتقديمات وغيرها من المستندات.

مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة ، بما في ذلك القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية وإدارة عبء عمل متنوع في بيئة مزدحمة.

اجادة استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس ، مثل برنامج ورد واكسل وباوربوينت

الكفاءات السلوكية:

الاتصال

المعرفة المهنية

المبادرة

العمل الجماعي

الاهتمام بالتفاصيل

ما يجهزك للدور:

المؤهلات الدنيا المطلوبة والمعرفة:

مستوى تعليمي ثانوي كحد أدنى. المؤهل الجامعي المفضل.

الخبرة الدنيا:

خبرة من 58 سنوات في الإدارة أو الدور السكرتاري ، بخبرة لا تقل عن 23 سنوات في سعة مساعد شخصي أو سكرتير تنفيذي لمنصب إداري في منظمة كبيرة الحجم.

حول مجموعة الفطيم للمراكز التجارية
توفر مجموعة الفطيم للمراكز التجارية خبرة في التطوير وإدارة الأصول ، حيث تتخصص في بناء مراكز تجارية إقليمية كبرى في مواقع متميزة في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا وما وراءها. بفضل سجلها الحافل في تحقيق نمو رقمي مستدام وتحسين قيمة المستأجرين ، تقدم مجموعة الفطيم للمراكز التجارية تجارب استثنائية وبيئات تسوق مثيرة للعملاء.

كجزء من مجموعة الفطيم ، يجمع طاقم قيادة مجموعة الفطيم للمراكز التجارية أكثر من 30 عامًا من الخبرة وفهمًا ومعرفة عميقة بقطاع التجزئة ، سواء من وجهة نظر المتسوق ولكونهم منتجين للمساحة أو مشغلين لماركات أخرى. تضم محفظة المجموعة المدارة مباشرة أ