Executive Assistant - Al-Futtaim

تدعوكم ماجد الفطيم للانضمام إلينا في مسعانا لخلق لحظات رائعة للجميع، كل يوم! نحن الشركة الرائدة في مجال المراكز التجارية، والمجتمعات السكنية، والتجزئة، والترفيه عبر الشرق الأوسط وأفريقيا وآسيا، ونخدم أكثر من 560 مليون زائر في السنة. على مدى العقدين الماضيين، شكلنا المشهد الاستهلاكي في المنطقة، ونحول طريقة تسوق الناس وحياتهم ولعبهم، مع الحفاظ على سجل قوي في مجال الاستدامة وأكبر مركز تجاري في العالم الحاصل على شهادة LEED Gold EBOM. لدينا أكثر من 40،000 عضو في الفريق في 15 سوقاً دولية تمثل أكثر من 100 جنسية جميعهم يضعون العميل في صميم كل ما نقوم به. إذا كنت تستمتع بأن تكون جريئًا، عاطفيًا ومتحدًا، فإن ماجد الفطيم هي الوجهة المناسبة لك.

الغرض من الدور:

لإدارة مكتب المدير التنفيذي بكفاءة، وتنفيذ واستمرارية ومراجعة المعايير للدعم الإداري والسكرتاري في الشركة بأكملها

تفاصيل الدور المسؤوليات الرئيسية والمساءلة:

1 ينسق جدول أعمال المدير التنفيذي والاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. يلتقي به يوميًا لضمان التواصل الثنائي السليم والفهم المتبادل
2 يكتب المراسلات؛ يسجل وينقل الشريط الصوتي؛ يعالج ويوزع البريد
3 يستقبل ويفحص المكالمات الهاتفية؛ ينسق زيارات الطرف الثالث بما في ذلك التأشيرات والسفر وإقامة الفندق إذا لزم الأمر
4 يحتفظ بقاعدة بيانات جهات اتصال المدير التنفيذي (حسب الفئة)
5 يتلقى ويسجل الفواتير المتعلقة بالمدير التنفيذي / الإدارة يساعد في إعداد الميزانية السنوية
6 يتصرف كمدير مكتب لوحدات الأعمال المؤتمتة مثل توريد اللوازم وتسجيلات الإجازات والسفر وسجلات تقييم الأداء؛ يراقب وينفذ السياسات والإجراءات الشركة المثبتة
7 يرتب ويسترد السجلات والمراسلات؛ يحتفظ بالملفات السرية مؤمنة
8 يتعامل مع مهام أخرى حسب الحاجة. يظهر مستوى عال من النزاهة الشخصية والمهنية في جميع الأوقات

الصفات الشخصية:

• شهادة جامعية
• مهارات سكرتارية ممتازة قادر على تعيين مستوى واضح
• شخصية لطيفة وجذابة مع طابع وأخلاق صادقة ومفتوحة ودافئة
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتير تنفيذي مع سجل ممتاز في الماضي
• مظهر وسلوك متأنق
• ثقة بالنفس واعتمادية وقدرة على البدء بالعمل بمبادرة ذاتية
• مهارات اتصال وتقديم ممتازة في اللغة الإنجليزية كتابةً وشفويةً
• نشيط / ارتفاع أخلاق العمل
• ذكي في التعامل مع الموارد