مشرف الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

لضمان التعامل المهذب والمهني مع العميل أثناء زيارته الأخيرة للورش لضمان رضا العملاء والاحتفاظ بهم.

ما ستفعله

التأكد من إدارة منطقة الاستقبال بشكل جيد وتشغيلها بسلاسة لتحقيق مستوى عالٍ من الكفاءة ورضا العملاء.
ضمان مستوى عالٍ من رضا العملاء للاحتفاظ بالعملاء وتطوير الأعمال.
إجراء الحجز المسبق للمركبات للخدمة لضمان تحميل الورشة بشكل صحيح.
التأكد من استلام السيارة بكفاءة وبطريقة احترافية لضمان أن تكون سيارته في أيدٍ أمينة.
التأكد من فتح بطاقة العمل بكفاءة ودقة للتنفيذ السريع والصحيح للوظيفة وبمجرد الانتهاء من الوظيفة؛ رفع الفواتير اللازمة لضمان التسليم في الوقت المناسب وتحصيل الدفع من العملاء.
ضمان التواصل الشخصي والهاتفي الفعال مع العملاء فيما يتعلق بالرسوم والموافقات والمفاوضات.

المهارات المطلوبة للنجاح

القدرة على تقديم خدمة عملاء متميزة

القدرة على الحفاظ على مهارات الإدارة والعرض القوية

القدرة على التواصل بطريقة واضحة وموجزة ومفهومة والاستماع باهتمام للآخرين لفهم المواد، وتقديم التعليمات لجميع الموظفين.

القدرة على تشغيل جميع المعدات اللازمة لأداء وظائفهم.

نبذة عن الفريق

الفريق متحمس للغاية ومتعاون وممتع. سيقدم جميعهم تقاريرهم إلى مشرف الاستقبال الذي سيقدم تقاريره إلى مدير ما بعد البيع.

ما الذي يؤهلك لهذا الدور

درجة البكالوريوس / درجة جامعية أو خبرة معادلة
الحد الأدنى من الخبرة: من 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في صناعة السيارات أو دور مماثل.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. القيادة وإدارة الفريق:

الإشراف على الموظفين: الإشراف على أداء موظفي الاستقبال وغيرهم من موظفي الاستقبال، والتأكد من استيفائهم لمعايير الخدمة والعمل بكفاءة.

التدريب والتطوير: توفير التدريب والدعم لموظفي الاستقبال لتحسين مهاراتهم وضمان الاتساق في تقديم الخدمة.

الجدولة: إدارة جداول الموظفين، والتأكد من وجود تغطية كافية في جميع الأوقات، وخاصة خلال ساعات الذروة.

2. التميز في خدمة العملاء:

التفاعل مع العملاء: العمل كنقطة اتصال أولى للزوار، وضمان تجربة إيجابية ومهنية منذ لحظة دخولهم المبنى.

حل المشكلات: التعامل بسرعة وفعالية مع أي مشكلات أو شكاوى تنشأ، وضمان رضا العملاء.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان التعامل مع جميع استفسارات الزوار بدقة، بما في ذلك توجيههم إلى الشخص أو القسم الصحيح.

3. مهارات الاتصال:

التواصل الواضح: التواصل الفعال مع الزوار والموظفين والأقسام الأخرى. والتأكد من تمرير المعلومات بطريقة مهنية وواضحة.
تعدد المهام: إدارة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والزوار الشخصيين مع الحفاظ على التواصل الواضح مع بقية الفريق.

حل النزاعات: التعامل مع الشكاوى أو المشكلات مع العملاء أو الموظفين بطريقة هادئة ودبلوماسية، والتأكد من التوصل إلى حلول سريعة.

4. المهارات التنظيمية:

إدارة مكتب الاستقبال: التأكد من تنظيم منطقة الاستقبال وكفاءتها، مع توافر الإمدادات والمعدات اللازمة بسهولة.

جدولة المواعيد: إدارة المواعيد والتأكد من جدولة جميع الاجتماعات والمواعيد والحجوزات وتنسيقها بشكل صحيح.

التعامل مع المستندات: إدارة سجلات الزوار وتسجيلات الضيوف والمستندات المهمة الأخرى بدقة وأمان.