موظف استقبال المدرسة

الأدوار والمسؤوليات

توفير استقبال دافئ وودود وإيجابي لجميع الزوار.
التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات من الآباء وأصحاب المصلحة.
حل الاستفسارات والتعاون مع موظفي المدرسة المعنيين حسب الحاجة.
الحفاظ على التواصل الفعال بين الموظفين وأولياء الأمور.
الإشراف على منطقة الاستقبال أثناء أوقات التسليم والاستلام والمناسبات الخاصة.
التحقق من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا والرد عليها على الفور.
الترويج للمدرسة بين الآباء المحتملين ودعم قسم القبول حسب الحاجة.
مراجعة سجل حضور الطلاب اليومي ومتابعة حالات الغياب أو التأخير.
التأكد من دقة وتحديث جميع سجلات الحضور. مراقبة وتوثيق حضور الطلاب وتأخرهم.
المساعدة في تدريبات الحرائق وإجراءات الإخلاء.
دعم أعضاء الفريق الآخرين بالمهام الإضافية حسب الضرورة.
تقديم الدعم بعد ساعات العمل عند الحاجة من قبل المدير والأقسام الأخرى.
أداء أي مهام أخرى يكلف بها المدير بشكل معقول.

المعرفة والمهارات الخاصة بالوظيفة:

دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله؛ التعليم الإضافي أو الشهادة في الإدارة المكتبية هي ميزة إضافية.
خبرة سابقة في وظيفة استقبال أو إدارية، ويفضل أن تكون في بيئة تعليمية.
مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
إتقان استخدام تطبيقات المكتب بما في ذلك Google Workspace.
مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
القدرة على تعدد المهام وإدارة بيئة سريعة الخطى.
سلوك ودود وسهل التعامل ومهني.
إتقان اللغة الإنجليزية.
خبرة في استخدام نظام معلومات المدرسة وإدارة علاقات العملاء والبرامج التعليمية الأخرى.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
شخص مبدع ومثابر وذو دافع ذاتي ويزدهر تحت الضغط.
القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى والتعامل مع الضغط.
قادر على العمل تحت إشراف بسيط.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خدمة العملاء في الخطوط الأمامية:

استقبال الطلاب وأولياء الأمور والزوار والموظفين بطريقة احترافية ومرحبة.
الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والاستفسارات وتوجيهها.
توفير معلومات حول سياسات المدرسة والأحداث والجداول الزمنية.
الدعم الإداري:

التعامل مع حضور الطلاب، والاحتفاظ بسجلات دقيقة للقادمين والمغادرين والغيابات.
معالجة البريد الوارد والصادر والطرود والتسليمات.
المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات للموظفين وأولياء الأمور.
المساعدة في إنشاء وإدارة اتصالات المدرسة، مثل النشرات الإخبارية أو تذكيرات الأحداث.
تسجيل دخول الطلاب والزوار:

التأكد من تسجيل دخول جميع الزوار والمتطوعين عند وصولهم وتزويدهم بالهوية المناسبة.
مراقبة تسجيل دخول الطلاب ومغادرتهم، والتأكد من مغادرة الطلاب للمدرسة برفقة الأفراد المصرح لهم فقط.
حفظ السجلات وإدخال البيانات:

الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعلومات الاتصال بالطلاب والتفاصيل الطبية وجهات الاتصال في حالات الطوارئ وأي حوادث تتطلب توثيقًا.
تحديث ملفات الطلاب والتأكد من اتباع سياسات السرية وحماية البيانات.
إدارة اللوازم المدرسية:

تتبع اللوازم المكتبية وطلب مخزون جديد عند الضرورة.
مساعدة المعلمين والموظفين في الحصول على المواد أو الموارد للفصول الدراسية أو الفعاليات.
التعامل مع حالات الطوارئ:

العمل كنقطة اتصال أثناء حالات الطوارئ، وتوفير المعلومات لخدمات الطوارئ إذا لزم الأمر.
إدارة حالات الإسعافات الأولية الأساسية والتأكد من رعاية الطلاب بشكل صحيح إذا احتاجوا إلى رعاية طبية.
الجدولة والتنسيق:

المساعدة في تنسيق الاجتماعات لموظفي المدرسة وأولياء الأمور وأصحاب المصلحة الآخرين.
المساعدة في تنظيم الأحداث المدرسية، مثل مؤتمرات أولياء الأمور والمعلمين أو الأيام المفتوحة.
إدارة المكتب العام:

الإشراف على منطقة الاستقبال، والتأكد من أنها مرتبة ومنظمة ومهنية.
المساعدة في تنسيق ترتيبات النقل للطلاب، مثل جداول الحافلات أو التخطيط للرحلات الميدانية.
التأكد من أن منطقة الاستقبال في المدرسة بها موارد مناسبة، بما في ذلك الكتيبات الإرشادية أو تقويمات الأحداث.
مسؤول الاتصال:

نقل الرسائل المهمة إلى الطلاب والموظفين.
المساعدة في التنظيم والتواصل مع أولياء الأمور فيما يتعلق بالقضايا أو المخاوف المتعلقة بالمدرسة.