مساعد الدعم

الأدوار والمسؤوليات

سيكون سكرتير العمليات مسؤولاً عن تنسيق العمليات اليومية للمشروع، والتوثيق، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، وإعداد ملفات إدارة الموارد، وإعداد ملفات الميزانية بما يتماشى مع تقارير SAP ووفقًا لتوجيهات مدير العمليات. سيكون مسؤولاً أيضًا عن إعداد تقارير أداء المشروع، بما في ذلك تجميع البيانات المطلوبة لتحليل القيمة المكتسبة وإعداد التقارير، والدعم في بيانات خطة العمل، بصرف النظر عن الدعم الإداري الأساسي لتنظيم الاجتماعات، وإعداد تقارير العمليات. يجب أن يكون شاغل الوظيفة متمكنًا من تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel، وأن يتمتع بمهارات تنظيمية وتواصلية استثنائية.

مسؤوليات الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والتشغيلي رفيع المستوى لمدير العمليات.

تنسيق والحصول على بيانات المشروع المختلفة، بما في ذلك تتبع التقدم وتحديثها وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

إعداد ملفات إدارة الموارد وملفات ميزانية المشروع بما يتماشى مع نظام SF ونظام SAP.

إعداد تقارير أداء المشروع، بما في ذلك تجميع البيانات المختلفة لإعداد تقارير تحليل القيمة المكتسبة.

الدعم في إعداد بيانات خطة العمل والمبادرات الاستراتيجية الأخرى.

إعداد وصيانة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
البدء في المراسلات المكتوبة والشفوية والرد عليها بما في ذلك التأليف والتحرير والتوزيع.
نسخ مسودات المراسلات الداخلية مثل المذكرات والمنشورات والرسائل والمحاضر ورسائل البريد الإلكتروني وفقًا لتعليمات مدير العمليات.
تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك الجدولة وإعداد الأجندات وتدوين المحاضر لإغلاق مشروع النقل والتوزيع، وأقسام شركة خدمات الطاقة، والطاقة الشمسية، والميكانيكا والكهرباء والسباكة.
التنسيق بين الإدارات (مشروع النقل والتوزيع، والطاقة الشمسية، وشركة خدمات الطاقة، والميكانيكا والكهرباء والسباكة، والمالية، والإدارة، وما إلى ذلك) لجمع البيانات، والعديد من الأنشطة اليومية الأخرى بما في ذلك تخصيص الموارد وفقًا للجدول الزمني وتحديثه في تقارير القوى العاملة اليومية.
العمل كحلقة وصل بين المديرين والموظفين الآخرين لتمثيل القضايا والتوجيهات وتوصيلها.
التعامل مع جميع مهام المكتب العامة، والملفات، والحفاظ على السجلات في النظام.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو التجارة مع خبرة من 6 إلى 8 سنوات
خبرة مثبتة كمنسق مشروع في مشاريع البناء في التعامل مع بيانات المشروع
الكفاءة في تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.

إعداد وصيانة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
بدء المراسلات المكتوبة والشفوية والرد عليها بما في ذلك التأليف والتحرير والتوزيع.
نسخ مسودات المراسلات الداخلية مثل المذكرات والمنشورات والرسائل والمحاضر ورسائل البريد الإلكتروني وفقًا لتعليمات مدير العمليات
القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
الخبرة في التعامل مع تقارير أداء المشروع (تحليل القيمة المكتسبة)، وملفات الميزانية، وبيانات القوى العاملة إلزامية

المعرفة والمهارات

مهارات اتصال قوية، وقدرات شخصية، ومهارات تحليلية وحل المشكلات.
معرفة SAP أو Success Factors أو برامج مماثلة تعتبر ميزة إضافية.