مدير أرشيف

الأدوار والمسؤوليات

ضمان التصنيف السليم، والتحكم في الإصدارات، وفهرسة جميع المستندات (سواء كانت مادية أو رقمية).

إدارة تصنيف المستندات، ومراجعتها، وسير العمل للموافقة عليها.

التنسيق مع الأقسام لضمان دقة وتحديث الوثائق.

ضمان سرية وأمان المستندات والمعلومات الحساسة.

العمل مع فرق تكنولوجيا المعلومات لدمج وتحسين أنظمة إدارة المستندات (DMS) وأدوات الأرشفة الإلكترونية.

الحفاظ على سجلات دقيقة لأنشطة إدارة المستندات وإنشاء التقارير حسب الحاجة

ملف تعريف المرشح المطلوب

خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في التحكم في المستندات، مع التركيز على الأرشفة الإلكترونية.

خبرة في أنظمة إدارة المستندات (DMS) وحلول الأرشفة الإلكترونية

المعرفة بمتطلبات ISO والقانونية والتنظيمية لإدارة المستندات.

إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint).

خبرة في برامج إدارة المستندات (على سبيل المثال، SharePoint وDocumentum وOpenText).

مهارات تواصل وتواصل شخصية ممتازة

التنظيم: مهارة أساسية، حيث يتضمن الدور إدارة كميات كبيرة من الملفات وضمان تخزينها والوصول إليها بكفاءة.
الاهتمام بالتفاصيل: يعد التسجيل الدقيق وإدخال البيانات أمرًا بالغ الأهمية في الحفاظ على نظام حفظ سجلات موثوق.
محو الأمية الحاسوبية: تعد المعرفة بأنظمة قواعد البيانات وبرامج جداول البيانات (Excel) وأنظمة إدارة المستندات (مثل أنظمة الملفات الإلكترونية) ضرورية لأعمال الأرشفة الحديثة.
التواصل: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتواصل مع الأقسام الأخرى واسترجاع المستندات أو مشاركتها بفعالية.
السرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر وعناية.
إدارة الوقت: تنظيم المهام وتحديد أولوياتها بكفاءة، خاصة عند التعامل مع حجم كبير من المستندات أو الطلبات.
حل المشكلات: عندما تختفي الملفات أو تحتاج إلى تعقبها، يكون من الضروري اتباع نهج سريع وفعال لحل المشكلات.
مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية: المعرفة ببرامج المكتب والماسحات الضوئية وبرامج إدارة المستندات (على سبيل المثال، Google Drive أو Microsoft SharePoint أو أدوات مسح المستندات).

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تنظيم المستندات: فرز وتصنيف المستندات وفقًا لإجراءات الشركة. قد يشمل ذلك حفظ المستندات الورقية، أو مسح المستندات ضوئيًا للحصول على سجلات رقمية، أو التأكد من تخزين الملفات المادية بطريقة منظمة.

صيانة السجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة للمستندات الحالية والتاريخية، والتأكد من حفظها ووضع علامات عليها بشكل صحيح لسهولة استرجاعها.

إدخال البيانات: إدخال البيانات في الأنظمة الرقمية وتحديث السجلات بانتظام. قد يتضمن ذلك استخدام برنامج معين مصمم لحفظ السجلات أو قواعد البيانات.

استرجاع الملفات: تحديد موقع الملفات واسترجاعها حسب طلب أعضاء الفريق أو الأقسام، وضمان الوصول السريع والدقيق إلى المستندات.

التحويل الرقمي: مسح المستندات المادية وتحويلها إلى تنسيقات رقمية لسهولة الوصول إليها والنسخ الاحتياطي.
... الامتثال والسرية: التأكد من التعامل مع كافة السجلات وفقًا لقوانين وأنظمة الخصوصية ذات الصلة، والحفاظ على السرية عند الضرورة.
إدارة المخزون: تتبع المستندات والمواد المؤرشفة، والتأكد من تحسين مساحة التخزين.
تقديم الدعم: مساعدة الأقسام الأخرى في استرجاع المستندات أو تقديم الطلبات.