كاتب الحسابات الدائنة

الأدوار والمسؤوليات

يعد كاتب الحسابات الدائنة مسؤولاً عن إدارة ومعالجة الالتزامات المالية للمنظمة تجاه الموردين والبائعين ومقدمي الخدمات. ويضمنون سداد الفواتير بدقة وفي الوقت المحدد، ويحافظون على السجلات المالية، ويساعدون في الحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين من خلال ضمان معالجة المدفوعات بسلاسة ووفقًا لسياسات الشركة.

المسؤوليات الرئيسية
1. معالجة الفواتير
استلام الفواتير والتحقق منها: مراجعة الفواتير الواردة للتأكد من دقتها، والتأكد من تطابقها مع أوامر الشراء أو العقود. ويشمل ذلك التحقق من الوثائق والموافقة المناسبة قبل الدفع.
إدخال البيانات: إدخال تفاصيل الفاتورة في نظام الحسابات الدائنة، والتأكد من دقة جميع البيانات (اسم البائع، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق، وما إلى ذلك) وتسجيلها بشكل صحيح.
حل التناقضات في الفواتير: تحديد وحل التناقضات بين الفواتير وأوامر الشراء، بما في ذلك الاتصال بالبائعين والأقسام الداخلية لتوضيح المشكلات.
جدولة الدفع: جدولة المدفوعات بناءً على تواريخ استحقاق الفواتير مع الالتزام بسياسات الشركة ومتطلبات التدفق النقدي.
2. إدارة الموردين
اتصالات الموردين: التواصل مع الموردين فيما يتعلق باستفسارات الفواتير وجداول الدفع وحل أي مشكلات تتعلق بالمدفوعات المستحقة.

الحفاظ على سجلات الموردين: تحديث معلومات الموردين والحفاظ عليها بدقة، بما في ذلك تفاصيل الاتصال وشروط الدفع والمعلومات الضريبية، والتأكد من تحديث جميع السجلات.

تسوية الموردين: إجراء تسوية منتظمة لبيانات الموردين للتأكد من دقة سجلات حسابات الشركة المستحقة الدفع وتحديثها.

3. معالجة الدفع
طرق الدفع: معالجة المدفوعات من خلال طرق مختلفة مثل الشيكات والتحويلات الإلكترونية للأموال والتحويلات البنكية أو مدفوعات بطاقات الائتمان وفقًا لإجراءات الشركة.

ضمان المدفوعات في الوقت المناسب: تأكد من سداد المدفوعات في الوقت المحدد لتجنب رسوم التأخير والحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين.

إدارة عمليات الدفع: تنسيق عمليات الدفع الدورية، والتأكد من جدولة المدفوعات ومعالجتها وفقًا للسياسات المالية للشركة.
4. حفظ السجلات والمطابقة
الحفاظ على سجلات دقيقة: التأكد من توثيق وتنظيم جميع معاملات الحسابات الدائنة، والحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لجميع المدفوعات.
المطابقة المصرفية: المساعدة في المطابقة الشهرية للحسابات المصرفية والتأكد من أن سجلات الحسابات الدائنة تتوافق مع كشوف الحسابات المصرفية.
إعداد التقارير في نهاية العام: المساعدة في إغلاق نهاية العام من خلال توفير الوثائق والتقارير والمعلومات اللازمة المتعلقة بالحسابات الدائنة.
5. إعداد التقارير والامتثال
تقارير الحسابات الدائنة: إنشاء تقارير الحسابات الدائنة ومراجعتها، وضمان الدقة والتوقيت المناسب. تقديم تقارير منتظمة إلى الإدارة حول حالة الحسابات الدائنة.
الامتثال للسياسات: التأكد من أن جميع عمليات الحسابات الدائنة تلتزم بسياسات الشركة واللوائح الضريبية والضوابط المالية.
إعداد التقارير الضريبية: المساعدة في متطلبات إعداد التقارير الضريبية، بما في ذلك إعداد نماذج 1099 (إن وجدت) والتأكد من تصنيف البائعين بشكل صحيح.
6. الدعم الإداري العام
المساعدة في عمليات التدقيق: تقديم المساعدة أثناء عمليات التدقيق الداخلية أو الخارجية من خلال توفير مستندات وتقارير الحسابات الدائنة المطلوبة.
الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري العام حسب الحاجة، بما في ذلك التعامل مع المراسلات المتعلقة بالحسابات الدائنة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات الفنية
برامج المحاسبة: إتقان برامج المحاسبة (مثل QuickBooks وSAP وOracle) وMicrosoft Excel لإدارة الحسابات الدائنة وإنشاء التقارير.
إدخال البيانات: الاهتمام الشديد بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات المالية في أنظمة المحاسبة.
أنظمة الدفع: الخبرة في طرق الدفع المختلفة (التحويل الإلكتروني للأموال والشيكات والتحويلات البرقية) وفهم كيفية معالجة المدفوعات في أنظمة مختلفة.
2. المهارات الرياضية
المحاسبة الأساسية: فهم قوي لمبادئ المحاسبة الأساسية، بما في ذلك المدينين والدائنين والمقارنات.
الاهتمام بالتفاصيل: القدرة على اكتشاف التناقضات والأخطاء والمشكلات المتعلقة بالبيانات المالية أو الوثائق وتصحيحها.
3. مهارات الاتصال
التفاعل مع الموردين: مهارات اتصال قوية للتفاعل مع الموردين والفرق الداخلية لحل المشكلات المتعلقة بالدفع.
التعاون: القدرة على العمل بشكل جيد مع الإدارات الأخرى، مثل المشتريات والمالية والعمليات، لحل التناقضات في الدفع وتحسين سير العمل.
4. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة، مثل التعامل مع العديد من الفواتير، ومعالجة المدفوعات، والحفاظ على السجلات الدقيقة.
إدارة الملفات: مهارات تنظيمية جيدة للحفاظ على نظام حفظ منظم للفواتير وسجلات الدفع ومعلومات البائعين.
5. حل المشكلات
حل التناقضات: القدرة على تحديد وحل التناقضات أو المشكلات بسرعة مع الفواتير وجداول الدفع واتصالات البائعين.
التحقيق في المشكلات: التحقيق في أي مشكلات تتعلق بالمدفوعات المتأخرة أو غير الصحيحة والعمل مع البائعين أو الفرق الداخلية لحلها.
الخبرة والمؤهلات
1. الخبرة
الخبرة ذات الصلة: عادة، 1-3 سنوات من الخبرة في الحسابات الدائنة أو في دور إداري/مالي مماثل.
الإلمام بأنظمة الحسابات الدائنة: الخبرة في العمل مع برامج الحسابات الدائنة وأنظمة الدفع.
معرفة الممارسات المالية: فهم أساسي لممارسات ومبادئ المحاسبة، مثل فهم القيود اليومية والتقارير المالية.
2. التعليم
دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله: يفضل التعليم الأساسي في التمويل أو المحاسبة.
درجة البكالوريوس: قد يفضل بعض أصحاب العمل المرشحين الحاصلين على درجة جامعية في المحاسبة أو التمويل أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
الشهادات: على الرغم من أنها ليست مطلوبة دائمًا، فإن الشهادات مثل شهادة Certified Accounts Payable Professional (CAPP) أو Accounts Payable Specialist (أخصائي الحسابات الدائنة) قد تعزز مؤهلات المرشح.