مساعد مدير المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

العمل بشكل وثيق مع فرق الفندق لتنسيق وإدارة شراء السلع والخدمات، بما في ذلك المصادر، وبحث البائعين واختيارهم، وطلب وتتبع عمليات التسليم
تصميم وتطوير نظام قوي لطلب الشراء/طلب الشراء للممتلكات والتأكد من تدريب الزملاء على هذا النظام
تطوير خطة استراتيجية من خلال دراسة الفرص التكنولوجية والشراء، وتقديم الافتراضات والتوصية بالأهداف
بناء صورة الشركة من خلال التعاون مع البائعين/الموردين والسلطات الحكومية والمجتمع والزملاء ومن خلال فرض ممارسات العمل الأخلاقية
ضمان الامتثال لسياسة المشتريات وجميع القوانين واللوائح المعمول بها

عمليات الشراء:

الإشراف على عمليات قسم المشتريات
مراجعة الفرص لتعزيز الربحية وتقليل تكاليف التشغيل وتعزيز الكفاءة
مراجعة اتفاقيات الشراء مع البائعين ومراقبة أدائهم وإعادة التفاوض على العقود
إنشاء علاقات تعاونية مفتوحة مع الزملاء والحفاظ عليها والتأكد من قيام الزملاء بنفس الشيء داخل الفريق
الحصول على عروض أسعار تنافسية لمتطلبات الفندق والتأكد من أن يتم الحصول على أفضل المنتجات وشراؤها.

مراقبة جميع مجالات الشراء بما في ذلك العقود، ودراسات السوق، وتحليل المخاطر ونقاط التحكم الحرجة والترشيحات.

المساعدة في تتبع الميزانية، وإعداد التقارير، وتقديم رؤى حول اتجاهات الشراء وفرص توفير التكاليف

مهارات التفاوض: القدرة القوية على التفاوض على شروط مواتية مع الموردين لتقليل التكاليف وتأمين عقود مفيدة للشركة.

الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من فحص جميع جوانب عملية الشراء، بما في ذلك التسعير والعقود وجداول التسليم، بدقة ودقة.

التفكير التحليلي: القدرة على تحليل اتجاهات السوق وبيانات أداء الموردين واحتياجات الشراء لاتخاذ قرارات مستنيرة.

مهارات الاتصال القوية: مهارات الاتصال الواضحة والفعالة للتواصل مع الموردين والفرق الداخلية والإدارة العليا.

مهارات إدارة المشاريع: القدرة على إدارة مشاريع شراء متعددة في وقت واحد، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والميزانيات.

حل المشكلات: القدرة على معالجة القضايا المتعلقة بانقطاعات سلسلة التوريد أو مخاوف الجودة أو تأخير التسليم على الفور.

الفطنة المالية: فهم الآثار المالية لقرارات الشراء والقدرة على إدارة الميزانيات بشكل فعال.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. إدارة التوريد والموردين
تحديد الموردين: البحث عن الموردين والبائعين المحتملين وتحديدهم والذين يقدمون أفضل السلع والخدمات بأسعار تنافسية.

مفاوضات الموردين: التفاوض على العقود والأسعار والشروط مع الموردين لضمان اتفاقيات مواتية للمنظمة.

إدارة علاقات الموردين: بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع الموردين، والتأكد من أنهم يستوفون معايير الجودة وجداول التسليم والالتزامات التعاقدية.

مراقبة أداء الموردين: مراقبة أداء الموردين ومعالجة أي مشكلات تتعلق بالجودة أو مواعيد التسليم أو خدمة العملاء.

2. الشراء وإدارة الطلبات
وضع الطلبات: ضمان الشراء الدقيق وفي الوقت المناسب للسلع والخدمات بناءً على احتياجات المنظمة ومستويات المخزون.

مراقبة المخزون: إدارة مستويات المخزون لضمان احتفاظ المنظمة بمستويات مخزون كافية دون الإفراط في التخزين، مما يقلل من تكاليف المخزون الزائد.

تتبع الطلبات: مراقبة حالة الطلبات، وتتبع جداول التسليم، وضمان استلام السلع والخدمات في الوقت المناسب.
أوامر الشراء والتوثيق: إدارة إعداد ومعالجة أوامر الشراء، وضمان دقة جميع الوثائق اللازمة وتوافقها مع سياسات الشراء.
3. إعداد الميزانية ومراقبة التكاليف
إدارة الميزانية: العمل ضمن الميزانيات المخصصة للتحكم في تكاليف الشراء، وتحسين الإنفاق، وضمان بقاء المنظمة ضمن الحدود المالية.
خفض التكاليف: تحديد فرص توفير التكاليف دون المساس بالجودة، من خلال المصادر الاستراتيجية، والشراء بالجملة، أو إعادة التفاوض على الشروط مع الموردين.
التنبؤ والتخطيط: تحليل اتجاهات الاستهلاك، والتنبؤ بالطلب المستقبلي، والتخطيط لأنشطة الشراء وفقًا لذلك لتجنب النقص أو الفائض.
4. التخطيط الاستراتيجي واستراتيجية الشراء
تطوير استراتيجية الشراء: صياغة استراتيجية شراء تتوافق مع الأهداف العامة للشركة، وضمان فعاليتها من حيث التكلفة، واستدامتها، ودعم الكفاءة التشغيلية.
أبحاث السوق: إجراء أبحاث السوق للبقاء على اطلاع على اتجاهات السوق، والأسعار، وتطورات الصناعة، واستخدام هذه المعلومات لإبلاغ قرارات الشراء.
إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المتعلقة بالمشتريات والتخفيف منها، مثل اضطرابات سلسلة التوريد، أو تقلبات الأسعار، أو مشكلات مراقبة الجودة.
5. الامتثال والمتطلبات القانونية
إدارة العقود: التأكد من أن جميع عقود الموردين موثقة جيدًا وسليمة قانونيًا ومتوافقة مع سياسات المنظمة واللوائح الصناعية.
الامتثال التنظيمي: التأكد من أن جميع أنشطة المشتريات تتوافق مع القوانين واللوائح المحلية والوطنية والدولية ذات الصلة.
التدقيق والتقارير: إدارة عملية المشتريات لتلبية متطلبات التدقيق الداخلي وإعداد التقارير عن أنشطة المشتريات للإدارة العليا.
6. التعاون مع الإدارات الأخرى
التعاون بين الإدارات: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى، مثل المالية والعمليات والإنتاج، لضمان التوافق مع احتياجات المنظمة والجداول الزمنية للمشروع.
فهم الاحتياجات الداخلية: التواصل مع الإدارات لفهم متطلباتها، وضمان أن قرارات المشتريات تتماشى مع الأهداف التشغيلية.
7. التكنولوجيا وإدارة البيانات

برمجيات المشتريات: استخدام برمجيات المشتريات وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لتبسيط عمليات المشتريات وإدارة الطلبات وتتبع أداء الموردين.

تحليل البيانات: تحليل بيانات المشتريات لتحسين عملية الشراء وتحسين اختيار الموردين وتتبع مقاييس الأداء.

الأتمتة والابتكار: تنفيذ أدوات الأتمتة والتكنولوجيا لتعزيز كفاءة عملية الشراء والحد من الأخطاء وتحسين الأداء العام.

مثال على المهام التي قد يقوم بها مدير المشتريات:

اختيار الموردين: البحث عن الموردين واختيارهم لخط إنتاج جديد، والتفاوض على الشروط، وصياغة العقود.

إدارة الطلبات: تقديم الطلبات بالجملة للمواد المطلوبة في الإنتاج، وتتبع جداول التسليم، وضمان الاستلام في الوقت المناسب.

تحليل التكاليف: تحليل اتجاهات الشراء وتحديد المجالات التي يمكن فيها تنفيذ تخفيضات التكلفة، مثل التفاوض على أسعار أقل مع الموردين الحاليين.

مراجعة المخزون: تقييم مستويات المخزون الحالية والبت في ما إذا كان يجب تقديم طلب لمنع نفاد المخزون، وضمان توفر الإمدادات الأساسية دون الإفراط في التخزين.
التفاوض على العقود: التفاوض مع المورد لتمديد شروط الدفع، أو تأمين خصومات على الكميات، أو تعديل جداول التسليم بناءً على احتياجات العمل المتغيرة.