متخصص إداري

الأدوار والمسؤوليات

إدارة السجلات وأنظمة الملفات، وضمان دقة الوثائق وتنظيمها.

المساعدة في معالجة دخول وخروج الموظفين، والحفاظ على سجلات الموظفين المحدثة.

دعم تنفيذ وإدارة سياسات وبرامج وزارة الدفاع، وإدارة الأمن القومي، والمكاتب المحلية.

جدولة وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر.

صياغة ومراجعة وتوجيه المراسلات والتقارير.

صيانة اللوازم والمعدات المكتبية، وضمان توافرها ووظائفها.

تقديم الدعم المباشر للعملاء أو الزوار أو أعضاء الفريق.
التعامل مع الاستفسارات والشكاوى باحترافية ولباقة.

إدارة أنظمة تسجيل الوقت وكشوف المرتبات، وضمان تقديمها في الوقت المناسب وبدقة.

التعامل مع البريد والمراسلات الواردة والصادرة.

المساعدة في تنفيذ برامج ومبادرات التدريب المكتبي.

إدخال وإدارة البيانات في قواعد البيانات المختلفة حسب التوجيهات.

أداء مهام أخرى حسب التكليف.

المؤهلات الأساسية

يتطلب دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله وخبرة إدارية لا تقل عن عامين.
يتطلب مهارات ممتازة في التواصل باللغة الإنجليزية (كتابيًا وشفهيًا) مع القدرة على تسهيل ونشر المعلومات على جميع المستويات.
يجب أن يكون لديك كفاءة قوية في مجموعة Microsoft Office (Outlook وWord وExcel وPowerPoint).
يتطلب مهارات تنظيمية قوية وتعدد المهام.
يجب أن يكون قادرًا على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق.
يجب أن يتمتع بمستوى عالٍ من النزاهة والاحترافية، مع الالتزام بقيم KBR الخاصة بالسلامة والنزاهة والعمل الجماعي والتميز.
يتطلب جواز سفر ساري المفعول لمدة 12 شهرًا على الأقل و6 صفحات فارغة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

التنظيم وإدارة الوقت:

إدارة الجداول الزمنية والتقويمات والمواعيد بكفاءة.
إعطاء الأولوية للمهام لتلبية المواعيد النهائية دون المساومة على الجودة.
إدارة المستندات:

إنشاء وتحرير وصيانة المستندات والتقارير وجداول البيانات.
الخبرة في حفظ السجلات وأنظمة الملفات (المادية والرقمية) وتنظيم البيانات.
التواصل:

مهارات الاتصال الشفهي والكتابي الاحترافية.
إدارة المراسلات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمكالمات الهاتفية.
التنسيق والجدولة:

ترتيب الاجتماعات والمؤتمرات وخطط السفر.
التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان الكفاءة التشغيلية.
خدمة العملاء:

تقديم الدعم المباشر للعملاء أو الزوار أو أعضاء الفريق.
التعامل مع الاستفسارات والشكاوى باحترافية ولباقة.
الكفاءة الفنية:

الخبرة في برامج المكتب مثل Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint) أو Google Workspace.
الخبرة في معدات المكتب (الطابعات والناسخات والماسحات الضوئية) وأدوات الاتصال (Zoom وTeams).
المهارات المتقدمة:

دعم المشروع:

المساعدة في مهام إدارة المشروع، بما في ذلك التخطيط والتتبع وإعداد التقارير.

تنظيم الموارد ومتابعة مخرجات المشروع.

إدارة الميزانية والنفقات:

مراقبة الميزانيات ومعالجة الفواتير والتعامل مع المبالغ المستردة.

الخبرة في أنظمة تتبع النفقات وإعداد التقارير المالية.

تنسيق الأحداث:

التخطيط وتنفيذ الأحداث مثل ورش العمل وأنشطة بناء الفريق ووظائف المكتب.

إدارة الخدمات اللوجستية والتموين والعلاقات مع البائعين.

حل المشكلات:

تحديد أوجه القصور وتنفيذ الحلول لتبسيط سير العمل.

الاستباقية في معالجة التحديات للحفاظ على استمرارية التشغيل.

المهارات الشخصية:

الاهتمام بالتفاصيل:

ضمان الدقة في التوثيق والجدولة والاتصالات.

اكتشاف الأخطاء وتصحيحها قبل تفاقمها.

تعدد المهام:

التعامل مع مسؤوليات متعددة في وقت واحد دون المساس بالجودة.

التكيف مع الأولويات وأحمال العمل المتغيرة.
السرية والتكتم:

التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية.
الحفاظ على الاحترافية في كافة التعاملات.
التعاون الجماعي:

العمل بفعالية مع الزملاء في مختلف الإدارات.
تقديم الدعم لأعضاء الفريق لتحقيق أهداف المنظمة.