مساعد عمليات

الأدوار والمسؤوليات

إن دور مساعد العمليات هو عادةً منصب مبتدئ أو متوسط ​​المستوى في شركة يتضمن المساعدة في الإدارة اليومية للعمليات التجارية. يمكن أن يختلف هذا الدور عبر الصناعات، ولكنه بشكل عام يتضمن دعم المهام التشغيلية وتحسين الكفاءة وضمان سير العمليات بسلاسة. يعمل محترفو مساعد العمليات بشكل وثيق مع الإدارة العليا، والتنسيق بين الأقسام المختلفة، والتعامل مع التحديات اللوجستية، والمساعدة في تنفيذ الاستراتيجيات التشغيلية.

المهارات الأساسية لدور مساعد العمليات
1. إدارة العمليات
تحسين العمليات: تحديد مجالات التحسين في العمليات اليومية واقتراح التحسينات لتبسيط سير العمل وزيادة الكفاءة.
تنسيق سير العمل: المساعدة في تنسيق المهام عبر الأقسام، وضمان سير جميع أجزاء العملية بسلاسة.
إدارة الوقت: إدارة الوقت بكفاءة لضمان إكمال المهام في الموعد المحدد وتحقيق الأهداف التشغيلية.
2. حل المشكلات واتخاذ القرار
التفكير النقدي: القدرة على تحليل القضايا التشغيلية والتفكير النقدي والتوصل إلى حلول عملية لمواجهة التحديات.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها: تحديد المشاكل التي قد تعطل العمليات بسرعة والعمل مع أعضاء الفريق الآخرين لحلها بكفاءة.
تحديد الأولويات: معرفة كيفية تحديد أولويات المهام، وخاصة عندما تنشأ قضايا متعددة في وقت واحد، لضمان معالجة الأمور الأكثر إلحاحًا أولاً.
3. مهارات الاتصال
التواصل الجماعي: نقل الأهداف التشغيلية والتحديثات والتوقعات بوضوح إلى مختلف الإدارات أو أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة.
إعداد التقارير: تقديم تحديثات منتظمة حول العمليات إلى كبار المديرين وتسليط الضوء على مقاييس الأداء الرئيسية أو الاختناقات أو التحسينات المحتملة.
حل النزاعات: معالجة أي صراعات تشغيلية أو سوء تفاهم بين الفرق أو الموظفين، وضمان التواصل السلس عبر جميع المستويات.
4. إدارة المشاريع
تنسيق المهام: إدارة مشاريع أو مهام متعددة في وقت واحد، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتخصيص الموارد بشكل صحيح.
تخصيص الموارد: المساعدة في تخصيص الموارد (البشرية والمالية والمادية) لتلبية المتطلبات التشغيلية بشكل فعال.
إدارة الميزانية: المساعدة في تتبع وإدارة الميزانيات للأنشطة التشغيلية، وضمان بقاء القسم أو العمل ضمن حدوده المالية.
5. تحليل البيانات وإعداد التقارير
جمع البيانات: جمع وتحليل البيانات المتعلقة بعمليات الأعمال، مثل المخزون أو التوظيف أو الإنتاج.
مقاييس الأداء: استخدام البيانات لتقييم مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتقديم التوصيات لتحسين الأداء.
إعداد التقارير: إعداد التقارير التي تلخص الأداء التشغيلي، وتسلط الضوء على الاتجاهات والعقبات ومجالات التحسين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مسؤول العمليات المساعد مسؤول عن دعم التنفيذ السلس لعمليات البيع بالتجزئة اليومية عبر المتاجر تحت إشراف مدير منطقته. سيشرف الدور على المهام التشغيلية وإدارة المخزون وتحليل أداء المتجر وتنسيق الموظفين وإدارة البائعين، مما يساهم في تحقيق أهداف خصم التجزئة وتعظيم أداء المتاجر.

ملف تعريف الدور

تنسيق وتنفيذ عمليات المتجر اليومية بما يتماشى مع معايير الشركة وإرشاداتها.
العمل بشكل وثيق مع فرق المتجر لضمان اتباع الإجراءات التشغيلية، وضمان مستويات خدمة متسقة عبر المواقع.
المساعدة في مراقبة ميزانيات المتجر وأهداف المبيعات وإدارة المخزون.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات التشغيلية في الوقت الفعلي (على سبيل المثال، التناقضات في المخزون ونقص المخزون وتوافر الموظفين).
المساعدة في تجديد المخزون وجرد المخزون والتأكد من دقة سجلات المخزون للمنطقة تحت إشراف مدير منطقته.
تنسيق جداول التوظيف والتأكد من أن المتجر لديه تغطية كافية لتلبية طلب العملاء.
تتبع المبيعات اليومية / الأسبوعية / الشهرية ومقاييس الأداء عبر جميع المواقع.

المتطلبات

درجة البكالوريوس في الإدارة والمجال ذي الصلة.
خبرة من 2 إلى 3 سنوات في مجال عمليات متاجر السلع الاستهلاكية سريعة الاستهلاك.

إتقان اللغة الإنجليزية بشكل كامل.

مهارات تواصل قوية.