المشتري

الأدوار والمسؤوليات

يلعب المشتري دورًا حاسمًا في وظائف الشراء والتوريد في أي منظمة. فهم مسؤولون عن الحصول على السلع والخدمات بأفضل سعر وجودة ممكنين، وضمان حصول المنظمة على ما تحتاجه للعمل بكفاءة. يعمل المشترون عادةً في تجارة التجزئة والتصنيع وغيرها من الصناعات حيث يكون الشراء ضروريًا. فيما يلي تفصيل للمهارات الأساسية المطلوبة للمشتري:

1. مهارات التفاوض
التفاوض مع الموردين: القدرة على التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الشروط الممكنة بشأن التسعير وجداول التسليم وشروط الدفع.
حل النزاعات: إدارة النزاعات التي قد تنشأ أثناء المفاوضات أو بعد تقديم أوامر الشراء، وضمان حماية مصالح المنظمة.
المفاوضة الفعّالة: التفاوض للحصول على خصومات بالجملة، أو شروط دفع أفضل، أو اتفاقيات خدمة محسنة مع الحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين.
2. معرفة السوق والمنتج
فهم المنتج: المعرفة العميقة بالمنتجات أو الخدمات التي يتم شراؤها، بما في ذلك جودتها ومواصفاتها والبدائل المحتملة.
اتجاهات السوق: البقاء على اطلاع بظروف السوق، بما في ذلك اتجاهات التسعير، وعروض المنافسين، والتقنيات أو المنتجات الناشئة التي قد تفيد المنظمة.

وعي الموردين: فهم نقاط القوة والضعف لدى الموردين المحتملين وديناميكيات السوق التي تؤثر على توافر المنتجات والأسعار.

3. المهارات التحليلية

تحليل التكلفة والفائدة: تقييم إجمالي تكلفة الملكية (TCO) والتأكد من أن المشتريات تتماشى مع قيود الميزانية مع تعظيم القيمة للشركة.

تفسير البيانات: استخدام تحليل البيانات لتقييم أداء الموردين، ومراقبة الإنفاق، والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.

أبحاث السوق: إجراء البحوث للعثور على أفضل الموردين وخيارات التسعير، وتقييم ممارسات المشتريات لدى المنافسين، وتقييم معايير الصناعة.

4. إدارة الميزانية

التحكم في التكاليف: ضمان بقاء المشتريات ضمن حدود الميزانية مع تلبية احتياجات المنظمة من الجودة والكمية والتوقيت.

تتبع النفقات: مراقبة ومراقبة أنشطة الشراء والنفقات لتحسين ميزانية المنظمة.

التقارير المالية: تقديم بيانات المشتريات وأداء الشراء إلى الإدارة العليا وضمان التوافق مع أهداف المنظمة.
5. إدارة علاقات الموردين
بناء علاقات طويلة الأمد: تنمية علاقات قوية ومفيدة للطرفين مع الموردين لضمان سلاسل توريد موثوقة وشروط مواتية.
مراقبة أداء الموردين: تتبع وتقييم أداء الموردين في مجالات مثل الجودة والتسليم وخدمة العملاء، ومعالجة أي مشكلات قد تنشأ.
حل المشكلات: حل المشكلات المتعلقة بجودة المنتج أو تأخيرات التوريد أو التناقضات في العقد بسرعة وفعالية.
6. التفاوض وإدارة العقود
مراجعة العقود وإدارتها: مراجعة العقود والتفاوض عليها لضمان حصول المنظمة على شروط مواتية والامتثال والحماية.
المعرفة القانونية: فهم العناصر الرئيسية لعقود المشتريات، مثل شروط البيع والضمانات ومستويات الخدمة، وضمان امتثال جميع الأطراف للمتطلبات القانونية.
إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المرتبطة بالموردين أو المشتريات وإنشاء خطط طوارئ للتخفيف من الاضطرابات المحتملة.
7. إدارة الوقت والمهارات التنظيمية
إعطاء الأولوية للطلبات: إدارة مشاريع شراء متعددة في وقت واحد وإعطاء الأولوية للمهام لتلبية المواعيد النهائية.
إدارة المخزون: التأكد من أن مستويات المخزون كافية دون الإفراط في الطلب، الأمر الذي يتطلب التخطيط الدقيق والتتبع.

سير العمل الفعّال: تنظيم المهام اليومية مثل التوريد، ووضع الطلبات، واتصالات البائعين للحفاظ على سير عمل فعّال.

8. الاهتمام بالتفاصيل

دقة الطلب: التأكد من أن أوامر الشراء دقيقة وكاملة ومقدمة بشكل صحيح إلى الموردين، وتجنب الأخطاء المكلفة.

دقة العقد: مراجعة عقود الموردين والتأكد من دقة جميع التفاصيل، مثل الأسعار والكميات وشروط التسليم.

جودة المنتج: فحص المنتجات عند التسليم للتأكد من أنها تلبي المواصفات المطلوبة ومعايير الجودة.

9. إتقان التكنولوجيا

برامج المشتريات: الإلمام بأدوات وبرامج المشتريات، مثل SAP أو Oracle أو Ariba، لوضع الطلبات وتتبع المخزون وإدارة علاقات الموردين.

أدوات المشتريات الإلكترونية: استخدام المنصات والأنظمة عبر الإنترنت لإدارة طلبات عروض الأسعار والمزادات الإلكترونية ومفاوضات الموردين.
أدوات تحليل البيانات: استخدام Excel أو Power BI أو أدوات مماثلة لتحليل بيانات المشتريات وتتبع الإنفاق ومراقبة أداء الموردين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تحت إشراف مدير المشتريات - التغليف، يضمن صاحب المنصب توريد فئات التغليف المخصصة له، وهي التغليف المرن أو الورق المقوى المسطح أو الورق المقوى المموج. كما يضمن توافر السلع في المصانع من خلال إدارة علاقات الموردين والعقود وأوامر الشراء. يشارك مشتري التغليف في البحث عن موردين جدد ويهدف باستمرار إلى تحسين عملية الشراء من أجل ضمان خدمة عالية الجودة من موردينا. التحسين المستمر هو جزء من حياته اليومية.

المسؤوليات

التفاوض على عقود التوريد
البحث عن مصادر جديدة للتوريد لتحسين التكلفة الإجمالية لشراء المواد الخام ومواصلة نمونا.
المشاركة بنشاط في تأهيل الموردين.
تحديث أوراق معلومات المنتج / المورد لضمان الأداء السليم لنظام التصنيع (SAP).
التخطيط ومعالجة الطلبات.
إدارة قضايا سلسلة التوريد.
إجراء التحليلات لدعم اتخاذ القرار.
البقاء على اطلاع بأفضل ممارسات العمل من حيث عمليات الشراء.