مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

المهارات الأساسية للمتدرب الإداري
1. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمال المهام بطريقة منظمة.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في المهام الإدارية، من إدخال البيانات إلى إدارة المستندات.

تعدد المهام: التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد دون المساومة على جودة العمل أو الكفاءة.

2. مهارات الاتصال
التواصل الكتابي: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير المهنية. يعد إتقان الكتابة الواضحة والموجزة أمرًا مهمًا.

التواصل اللفظي: التواصل بشكل فعال مع الزملاء والعملاء والزبائن، سواء شخصيًا أو عبر الهاتف.

الاستماع النشط: الانتباه والاستجابة للتعليمات أو الاستفسارات من المشرفين أو المديرين أو العملاء لضمان فهم المهام وإكمالها بشكل صحيح.

3. الكفاءة الفنية
مجموعة برامج Microsoft Office: يعد إتقان استخدام Microsoft Word وExcel وPowerPoint وOutlook أمرًا ضروريًا لإعداد التقارير وإنشاء العروض التقديمية وإدارة الجداول والحفاظ على الاتصال.
معدات المكتب: الإلمام بمعدات المكتب الأساسية مثل الطابعات وأجهزة الفاكس وآلات النسخ وأنظمة الهاتف.
إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات: الخبرة في إدارة البيانات وإدخالها بدقة في أنظمة الشركة (على سبيل المثال، أنظمة إدارة علاقات العملاء أو تخطيط موارد المؤسسات).
4. حل المشكلات والتفكير النقدي
البراعة: إيجاد حلول للقضايا الإدارية فور ظهورها، مثل تضارب المواعيد أو المستندات المفقودة.
المبادرة: اتخاذ خطوات استباقية للمساعدة في تبسيط العمليات الإدارية وتحسين الكفاءة.
5. خدمة العملاء
التفاعل المهني: تقديم خدمة عملاء ممتازة، سواء من خلال التفاعل مع العملاء أو الزبائن أو الموظفين الداخليين.
حل النزاعات: التعامل مع الشكاوى أو القضايا بالصبر والاحتراف واللباقة.
6. العمل الجماعي والتعاون
دعم أعضاء الفريق: العمل جنبًا إلى جنب مع الموظفين الإداريين الآخرين والمساعدة في مشاريع الفريق أو وظائف القسم.
المرونة: القدرة على التكيف والاستعداد لتولي مهام مختلفة حسب الحاجة، من إدخال البيانات إلى إدارة لوجستيات الأحداث.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

نحن نبحث عن مواطنين إماراتيين متحمسين للانضمام كمتدربين إداريين. هذه فرصة ممتازة للخريجين الجدد لبدء مسيرتهم المهنية في بيئة ديناميكية.

دعم إدارة المكتب

إعداد المستندات: المساعدة في صياغة الرسائل والتقارير والمذكرات الداخلية، فضلاً عن إعداد العروض التقديمية أو أجندات الاجتماعات.

الحفظ والتسجيل: تنظيم الملفات المادية والإلكترونية، والتأكد من سهولة الوصول إلى المستندات وتحديثها.

إدارة قواعد البيانات: تحديث السجلات أو قواعد البيانات أو قوائم جهات الاتصال لتتبع المعلومات المهمة، مثل سجلات الموظفين أو جهات اتصال العملاء.

الجدولة والتنسيق

إدارة التقويم: المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات لكبار الموظفين أو المديرين التنفيذيين.

ترتيبات السفر: تنسيق حجوزات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل، لأعضاء الموظفين أو المديرين التنفيذيين.

تخطيط الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الشركة أو الاجتماعات أو أنشطة بناء الفريق، بما في ذلك إدارة الخدمات اللوجستية والتموين والحجوزات.

التواصل والتفاعل مع العملاء

الدعم الهاتفي: الرد على المكالمات الهاتفية، وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المناسبة، والرد على الاستفسارات العامة.
المراسلات عبر البريد الإلكتروني: إدارة صناديق البريد الإلكتروني، والرد على الطلبات، وإعادة توجيه المعلومات المهمة إلى الفرق المعنية.
التفاعل مع العملاء: الترحيب بالعملاء أو الزوار والتأكد من الاهتمام بهم أو توجيههم بشكل صحيح.
إدارة البيانات وإعداد التقارير

إدخال البيانات: إدخال المعلومات في جداول البيانات أو قواعد البيانات أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.
إعداد التقارير: المساعدة في تجميع التقارير وتلخيص المعلومات للمشرفين أو المديرين، مثل محاضر الاجتماعات أو تقارير الأنشطة الشهرية.
إعداد المستندات ومراجعتها: مراجعة المستندات بحثًا عن الأخطاء والتنسيق، وضمان الاتساق في العرض والتنظيم.

المتطلبات:
- مواطن إماراتي (ذكر/أنثى)
- خريجون جدد مقيمون في دبي/الشارقة
- يحمل رخصة قيادة سارية
- كتاب عائلة الإمارات/جواز السفر
- لا يوجد بطاقة عمل/معاش نشطة
- مهارات قوية في التواصل باللغة الإنجليزية
- يمكن الانضمام على الفور!