مساعد مدير الحفلات

الأدوار والمسؤوليات

سيعمل مدير الحفلات على دعم مساعد مدير الأغذية والمشروبات في جميع الجوانب التشغيلية والإدارية المتعلقة بعملية الحفلات وكذلك في الأمور المالية المتعلقة بالتكاليف. سيعملون بشكل وثيق مع قسم تقديم الطعام ومبيعات الفعاليات حسب الحاجة والإشراف على الفعاليات شخصيًا. هذا المنصب الرئيسي يشكل جزءًا لا يتجزأ من عملية الحفلات حيث أن مدير الحفلات هو الشخص المسؤول في غياب مساعد مدير الأغذية والمشروبات.

المسؤوليات

تولي المسؤولية عن جميع الجوانب التشغيلية والإدارية لعمليات الحفلات لضمان سير العمل اليومي بسلاسة
إنفاذ ومراقبة جميع المعايير التشغيلية، وفقًا لسياساتنا وإجراءاتنا التشغيلية القياسية وتدابير الجودة في جميع الأوقات.
إنشاء والحفاظ على تآزر كبير بين عمليات الحفلات وجميع منافذ الأطعمة والمشروبات الأخرى وكذلك تقديم الطعام ومبيعات الفعاليات ودعمهم حسب الحاجة كلما أمكن ذلك.
العمل بشكل وثيق مع أعضاء فريق الطهي المعنيين في تنسيق تدفق الخدمة والتوقيتات وإعدادات جميع الأحداث، بما في ذلك فترات الاستراحة لتناول القهوة والبوفيه والقوائم المحددة وحفلات الاستقبال بالكوكتيل وأي أحداث أخرى حسب الحاجة.
التأكد من تجهيز كافة الأماكن بشكل كامل، بما في ذلك المعدات السمعية والبصرية والإضاءة والموسيقى والديكور وغيرها من التفاصيل قبل ثلاثين دقيقة على الأقل من موعد البدء المقرر.

التأكد من دقة كافة المواد المطبوعة والقوائم وعلامة البوفيه لكل حدث: حديثة ومكتوبة بشكل صحيح ونظيفة وقابلة للعرض.

مساعدة مدير الأغذية والمشروبات في مراقبة كافة جوانب توقعات العمل والتخطيط للمعدات والإمدادات وفقًا لذلك والحفاظ على الوصول إلى موارد العمالة المؤقتة وضمان توفر العمالة المؤقتة عالية الجودة في جميع الأوقات.

مساعدة مدير الأغذية والمشروبات في التخطيط وتنفيذ الأنشطة الترويجية الخاصة للمنافذ والتخطيط لأحداث موسم الأعياد ذات الصلة، وأهمها شهر رمضان.

التعرف باستمرار على مجالات التحسين في الخدمة وجودة الأغذية والمشروبات من خلال مراجعة الملاحظات من فريق الأحداث والتموين، وتعليقات الضيوف العامة، وتقارير حوادث الضيوف، واستطلاع رأي مخطط اجتماعات MOHG ومشاركة الملاحظات والتوصيات مع مدير الحفلات وصياغة خطط العمل وفقًا لذلك، أيضًا بالتعاون مع الطهاة المعنيين.
مراقبة المنافسة والسوق الحالية والاتجاهات الدولية والأسعار في السوق والأفكار الجديدة الأخرى وإرسالها إلى مدير المنفذ.
التخطيط والتوجيه والإشراف على الإعداد والتنفيذ والتخليص لجميع الأحداث التي تجري في الفندق وكذلك المطاعم الخارجية.
تدريب وتقييم وجدولة جميع الزملاء بما في ذلك زملاء المطاعم ومبيعات الفعاليات وفقًا للمعايير والإعدادات والسياسات المعمول بها وفقًا لمتطلبات العمل الإجمالية.
تشجيع التواصل الاستباقي والفعال بين الأقسام داخل وخارج قسم الأغذية والمشروبات من أجل تعزيز مناخ العمل الجماعي والحماس.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مؤهل ثانوية عامة أو ما يعادله.
يفضل الحصول على درجة جامعية أو دبلوم وطني أعلى في إدارة الضيافة/الفنادق/الأعمال.
خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمدير حفلات أو مساعد مدير حفلات في فندق فاخر كبير الحجم
يفضل الخبرة في الإمارات العربية المتحدة
يفضل الخبرة في ما قبل افتتاح الفندق
يفضل المعرفة القوية بتحليل المخاطر ونقاط التحكم الحرجة.
مهارات كمبيوتر كفؤة بما في ذلك MS Office أو ما يعادلها.
القدرة على فهم احتياجات وتوقعات الضيوف وتقديم خدمة عملاء متفوقة من خلال المبادرة الذاتية ومن خلال قيادة وتحفيز الفريق وفقًا لذلك.
القدرة على العمل لساعات طويلة مع التركيز القوي على التميز التشغيلي.
الإلمام بإجراءات نقاط البيع والمحاسبة في المطعم.
معرفة إجراءات ومعايير خدمة الحفلات.
منظم جيدًا ويمتلك قدرة إدارية قوية.
قدرة مثبتة على دعم وتحفيز وقيادة فريق كبير ومتنوع بنجاح.
القدرة على تنظيم المشاريع والأحداث الكبيرة بتوجيه من مساعد مدير الأغذية والمشروبات.
القدرة على استخدام أنظمة إدارة الأداء الموثقة والتعامل مع العمليات التأديبية بتوجيه من مدير المطعم.
أداء العمل مع الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على تنظيم المهام المتعددة ومعالجتها.