مساعد مدير الائتمان

الأدوار والمسؤوليات

العمل بشكل وثيق والتواصل مع زملاء مبيعات الغرف والأحداث ومكتب الاستقبال والمطاعم.
يجب أن يكون لديك معرفة شاملة بجميع السياسات والإجراءات المتعلقة بالائتمان والمستحقات.
يجب أن تعمل بطريقة آمنة وحكيمة ومنظمة.
يجب أن يكون لديك التزام باتباع جميع سياسات وإجراءات الشركات المحلية المتعلقة بالائتمان والمستحقات.
التحقيق بشكل كامل في جميع طلبات الفوترة والعمل كسلطة نهائية على الموافقة على الائتمان.
فحص جميع الحسابات الداخلية (PM وPX) لضمان الالتزام بسياسة الائتمان الخاصة بالفنادق؛ المساعدة في جهود تحصيل هذه الحسابات عند الضرورة.
التأكد من إعداد عمولة Pegasus/Onyx وتقديمها أسبوعيًا والتحقق من عمولات TA والمجموعة الأخرى ودفعها في الوقت المناسب.
مراجعة جميع طلبات تسهيل الائتمان وإجراء عمليات بحث عن الشركة واستفسارات الائتمان وتقديم توصيات لموافقة الإدارة.
الموافقة على الائتمان وفقًا لسياسة ائتمان الفندق. إبلاغ الموافقة أو عدم الموافقة للمديرين المناسبين.
التأكد من دعم جميع حسابات الحسابات المدينة التي تم إنشاؤها بنموذج طلب ائتمان معتمد.
الحفاظ على تقرير يوضح جميع المجموعات وفعاليات تقديم الطعام المحلية التي ستأتي إلى الفندق خلال الثلاثين (30) إلى الستين (60) يومًا القادمة.

العمل بشكل وثيق مع المديرين المناسبين لضمان تلبية جميع متطلبات الوديعة وأن جميع العملاء لديهم فواتير مباشرة معتمدة أو تم الدفع لهم مسبقًا بالكامل قبل فعالياتهم.

ضمان الامتثال لسياسة الوديعة المقدمة.

متابعة وتحصيل الحسابات المتأخرة، كما هو موضح في دليل السياسات والإجراءات.

إخطار مساعد مدير المالية و/أو مدير المالية بحالة الحسابات غير القابلة للتحصيل.

ضمان الفوترة السريعة والدقيقة للحسابات الحالية والقديمة من خلال إجراءات متابعة فعالة. توثيق جميع جهود التحصيل في ملف العميل على القالب القياسي وفقًا لسياسة الفندق.

إعداد مراجعة الديون المعدومة الشهرية والتوثيق حسب الحاجة وفقًا للسياسة والإجراءات للمخصصات أو الشطب.

الحفاظ على سجل نشاط التحصيل المحدث للحسابات المتأخرة وغير القابلة للتحصيل.

الاحتفاظ بسجلات الائتمان والطلبات المكتوبة الأصلية المعتمدة للائتمان والسجلات الأخرى لحسابات الفندق العادية.
شطب أو تعديل الحسابات غير القابلة للتحصيل بعد موافقة مدير المالية وفقًا لإرشادات الشركة/الفندق المعمول بها أو تعيين ذلك وفقًا لها.
راجع تقرير الرصيد المرتفع في دفتر حسابات النزلاء يوميًا وأبلغ مدير مكتب الاستقبال بأي تناقضات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

زيارة العملاء، إذا لزم الأمر.

التأكد من أن إجراءات تسجيل الدخول/الخروج تحمي الفندق بشكل كافٍ دون عبء أو تأخير على نزلاء الفندق.

إعداد تقارير نهاية الشهر (أي تقرير الشيخوخة، وتقرير تجاوز حد الائتمان، ومراجعة الديون المعدومة والتقارير الأخرى المطلوبة) وتسوية الحسابات المحددة كما هو منصوص عليه في السياسات والإجراءات لجميع الحسابات المستحقة بما في ذلك بطاقات الائتمان.

التوصية بالتحسينات في تشغيل أقسام الحسابات المستحقة/الائتمان إلى مساعد مدير المالية و/أو مدير المالية.

الإشراف على اجتماع الائتمان الشهري لنقل سياسات وإجراءات الائتمان/الائتمان إلى زملاء الأقسام الأخرى. الاحتفاظ بمحاضر اجتماع الائتمان كدليل على السيطرة.

الإشراف على الأنشطة اليومية لموظف الحسابات المستحقة وإجراء مراجعة أداء ذلك الفرد كما هو منصوص عليه في سياسة الفندق.

يجب أن يكون على استعداد للعمل وفقًا لجدول زمني مرن من أجل إنجاز جميع المسؤوليات والمهام الرئيسية.

المشاركة في برنامج التوجيه للزملاء في المبيعات والتموين ومكتب الاستقبال والحجوزات والمناصب الأخرى ذات الصلة.
أداء أي مهام إضافية يكلفه بها مساعد مدير المالية و/أو مدير المالية لتشمل دورًا مشاركًا في إدارة القسم