مساعدة الأرضية

الأدوار والمسؤوليات

مستوى الإدارة

مساعد

الوصف الوظيفي والملخص

التعامل مع أنشطة منطقة الاستقبال.

يعمل كنقطة اتصال أولى مع الشركة والمكتب للزوار والمتصلين.

التعامل مع جميع الاستفسارات الداخلية والخارجية وتنفيذ الأنشطة الإدارية للمكتب الأمامي.

المالية

الالتزام بالميزانية المخصصة للوظيفة الإدارية للمكتب

العميل

استقبال الزوار وترتيب التصاريح ذات الصلة والتأكد من التعامل مع جميع المتصلين والزوار على الفور وبأدب ودقة

التأكد من توفير الراحة للزوار واستقبالهم في الوقت المناسب من قبل مضيفهم وإرشادهم إلى الغرفة المناسبة ومساعدتهم في ركن السيارة إذا لزم الأمر.

العملية الداخلية

مضيف الطابق

إدارة عمليات الطابق مثل

التنظيف وإدارة المرافق وغرف الاجتماعات والفحص بالساعة للطابق

ملء نموذج/تطبيق CAFM لأي مشكلات تتعلق بالمرافق/الصيانة

التحقق من حجوزات غرف الاجتماعات قبل يوم كامل للطابق الخطأ وما إلى ذلك - الاتصال بالموظفين مباشرة أو تقديم المشورة لمضيف الطابق المركزي.

يتعامل مع المشكلات اليومية التي لا تستطيع EA التعامل معها.

التحقق من الإشغال مقابل الحجوزات في الطابق/الطوابق المخصصة

الجلوس عندما لا يكون مختبئًا في استقبالات المضيفين في الطابق

الحفاظ على سجلات الزوار

إدارة سجلات محققي مواقف السيارات

التنسيق مع غرفة البريد لخدمات التوصيل/التوصيل الخارجية بمساعدة مسؤولي المكتب

إجراء الصيانة العامة لمنطقة الاستقبال

التنسيق مع الأمن عند الاقتضاء

التصرف وفقًا للوائح

أداء واجبات إدارية أخرى حسب الحاجة (على سبيل المثال.

إصدار بطاقات دخول PwC)

الإجابة على استفسارات الزوار والمتصلين وإحالتهم إلى الشخص المناسب

العمل كمورد رئيسي ووسيط لمجالات وظيفية أخرى في العمل، وبناء علاقات وظيفية متعددة حسب الحاجة

التعلم والنمو

العمل على أن تكون مزود خدمة داخلي عالي الجودة والتأكد من تلبية جميع متطلبات الدعم الإداري

العمل كمورد رئيسي ووسيط لمجالات وظيفية أخرى في العمل، وبناء علاقات وظيفية متعددة حسب الحاجة

التعليم

شهادة الثانوية العامة (ما يعادلها) أو البكالوريوس درجة جامعية

اللغة

إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، وإتقان اللغة العربية ميزة، والفرنسية ميزة إضافية

الخبرة الإجمالية

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور متعلق بخدمة العملاء مثل مكتب الاستقبال أو الاستقبال

المهارات المحددة

الخبرة في شركة خدمات مهنية ميزة إضافية

المعرفة والمهارات

مهارات تنظيمية قوية

مهارات تواصل شفهي وشخصية ممتازة

يجب أن يتمتع بأسلوب هاتفي احترافي

قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط

قدرة مثبتة على العمل بمبادرة ذاتية

لاعب فريق مثبت

يجب أن يتمتع بسلوك دافئ وودود ومهني

مهارات أساسية في استخدام الكمبيوتر على برنامجي Excel وWord

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التميز في خدمة العملاء
التفاعل مع الضيوف: الترحيب بالضيوف وتقديم المساعدة والرد على أي استفسارات قد تكون لديهم، والتأكد من أن كل تفاعل يكون دافئًا وودودًا ومهنيًا.
حل النزاعات: التعامل مع شكاوى أو مخاوف الضيوف بطريقة هادئة ومهنية، والتأكد من حل أي مشكلات على الفور.
الاستماع النشط: الاستماع باهتمام إلى طلبات الضيوف وفهم احتياجاتهم والاستجابة وفقًا لذلك.
2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: القدرة على التواصل بوضوح وإيجاز وبثقة عند التفاعل مع الضيوف والعملاء والزملاء.
التواصل الكتابي: إذا كان ذلك ممكنًا، إدارة أنظمة البريد الإلكتروني أو الرسائل للطلبات أو التحديثات أو التواصل مع الضيوف.
المهارات المتعددة اللغات (اختياري): في بعض البيئات الدولية، قد تكون القدرة على التحدث بلغات متعددة ميزة.
3. حل المشكلات والقدرة على التكيف
التفكير السريع: القدرة على التعامل مع المواقف أو التحديات غير المتوقعة بأقل قدر من الاضطراب لتجربة الضيف.
اتخاذ القرار: اتخاذ القرارات بشأن خدمات الضيوف أو استخدام المرافق بأقل قدر من التوجيه، والتأكد من أن الحلول فعالة وتلبي توقعات الضيوف.
المرونة: التكيف مع الأولويات المتغيرة، مثل التعامل مع المجموعات الكبيرة، أو استضافة ضيوف كبار الشخصيات، أو المساعدة في حالات الطوارئ.
4. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: إدارة الوقت بشكل فعال عند التعامل مع طلبات ضيوف متعددة، والتأكد من إكمال كل مهمة على الفور دون التضحية بجودة الخدمة.
الاهتمام بالتفاصيل: الحفاظ على الدقة عند تسجيل الضيوف، أو تنسيق الحجوزات، أو التعامل مع المهام الإدارية.
تعدد المهام: موازنة المهام المختلفة، مثل استفسارات الضيوف، أو تنسيق الغرف، أو الطلبات المتعلقة بالحدث، مع الحفاظ على سلوك هادئ وفعال.
5. الكفاءة التكنولوجية
أنظمة إدارة الممتلكات (PMS): الإلمام بالأنظمة المستخدمة لتسجيل وصول/مغادرة الضيوف، أو الحجوزات، أو تتبع طلبات الضيوف.
أدوات الاتصال: الكفاءة في استخدام الهواتف أو أنظمة الرسائل أو تطبيقات الاتصال للبقاء على اتصال مع الزملاء أو الإدارة أو الضيوف.
مجموعة Microsoft Office: الكفاءة في أدوات مثل Excel أو Word أو Outlook للمهام الإدارية، مثل الجدولة أو إدارة قوائم الضيوف أو إنشاء التقارير.
6. الاحترافية والعرض
المظهر والمظهر الشخصي: الحفاظ على مظهر أنيق ومهني والالتزام بأي قواعد للزي أو متطلبات الزي الرسمي.
الموقف الإيجابي: الحفاظ دائمًا على سلوك ودود وسهل التعامل لجعل الضيوف يشعرون بالترحيب والتقدير.
الحساسية الثقافية: فهم واحترام الاختلافات الثقافية لضمان شعور جميع الضيوف بالراحة والاحترام.