مدير المكتب الأمامي

الأدوار والمسؤوليات

سنحت الفرصة لمدير مكتب الاستقبال للانضمام إلى فريق مكتب الاستقبال في جميرا القصر. المهام والمسؤوليات الرئيسية لهذا الدور هي:

التشغيل:

• التأكد من أن جميع الخدمات المقدمة في مكتب الاستقبال متاحة دائمًا ويتم تنفيذها بأقصى قدر من الكفاءة واللباقة للتعامل بفعالية مع أي مشاكل أو شكاوى من الضيوف وحلها وفقًا للإرشادات الموضوعة والموثقة في دليل عمليات الغرف.

• القيام بنوبات إدارة الواجبات حسب الحاجة، بما في ذلك نوبات الليل، وتحمل المسؤولية في غياب الإدارة العليا في جميع الأمور المتعلقة بسلامة وأمن ورفاهية ضيوف الفندق للتعامل بفعالية مع أي مشكلة من مشاكل الضيوف وحلها والحفاظ على العمليات بمستوى الجودة المطلوب.

. • مراجعة غرف الوصول المتوقعة للتأكد من ترتيب الغرف وفقًا لتفضيلات كل ضيف ووسائل الراحة الموضوعة قبل وصول الضيف.

• الاتصال الوثيق بجميع الإدارات ذات الصلة فيما يتعلق بخدمة المجموعات الواردة والتعامل معها، أثناء مقابلة وترحيب الضيوف المنتظمين وكبار الشخصيات وفقًا لبرنامج وبروتوكول تكريم الضيوف في الشركة والفندق.

• الاجتماع بشكل منتظم مع مديري المناوبات لمراجعة تشغيل القسم لضمان التنسيق والتواصل السلس

• إدارة العمليات اليومية لمكتب الاستقبال وتقديم التوجيه وتشجيع العمل الجماعي وتسهيل عمليات العمل المهنية ذات الصلة من أجل تحقيق معايير الأداء العالية والاتصال بالأطراف الداخلية والخارجية على المستويات المناسبة لضمان التدفق السلس للعمليات.

الإدارة:

• ضمان الامتثال لجميع إجراءات وضوابط إدارة الصحة والسلامة والبيئة ذات الصلة ضمن منطقة نشاط محددة حتى تقدم الشركة خدمات ضيافة عالمية المستوى وفاخرة لضيوفها.

• مساعدة فريق المبيعات في التحكم في فترات الذروة وحل النزاعات في الحجوزات وتغيير التواريخ والمرافق للضيوف / المجموعات لدعم تلبية احتياجات العملاء وفقًا لمعايير وعمليات الشركة.

• الحفاظ على المعرفة بسياسات وإجراءات الائتمان والاتصال الوثيق بقسم المالية لضمان تنفيذ إجراءات الائتمان بشكل صحيح.

• التوصية ببعض التحسينات على سياسة مكتب الاستقبال، وتنفيذ السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية المعتمدة، وتقديم التعليمات إلى المرؤوسين ومراقبة التزامهم بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة مع تقديم خدمة عالية الجودة للضيوف والحفاظ على معايير التميز

عنك:

المرشح المثالي لهذا المنصب سيكون لديه الخبرة والمؤهلات التالية:

درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة من جامعة معتمدة ومشهورة.

إتقان اللغة الإنجليزية ولغة ثانية (الروسية أو الألمانية أو العربية أو الفرنسية) سيكون ميزة إضافية.
؛ خبرة لمدة عامين في منصب مماثل في فندق فاخر.
من 5 إلى 8 سنوات من الخبرة في صناعة الضيافة الدولية وفي فندق فاخر.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

علاقات الضيوف: ضمان تقديم خدمة استثنائية للضيوف، والرد على الاستفسارات والشكاوى والطلبات الخاصة بسرعة وباحترافية.

إدارة الموظفين: الإشراف على موظفي مكتب الاستقبال، بما في ذلك التدريب والجدولة وتقييم الأداء للحفاظ على معايير الخدمة العالية.

عمليات تسجيل الوصول والمغادرة: الإشراف على التشغيل السلس لإجراءات تسجيل الوصول والمغادرة، وضمان الكفاءة والدقة.

إدارة الحجوزات: إدارة الحجوزات، والتنسيق مع المبيعات والتسويق لتحسين الإشغال والإيرادات.

المعاملات المالية: ضمان التعامل الدقيق مع المدفوعات والفواتير وإدارة النقد.

الإشراف التشغيلي: مراقبة العمليات اليومية، بما في ذلك نظافة الردهة وقضايا الصيانة وتجربة الضيف بشكل عام.

إعداد التقارير: إعداد التقارير عن معدلات الإشغال والإيرادات وردود أفعال الضيوف وأداء الموظفين لمراجعة الإدارة.

إدارة الأزمات: التعامل مع حالات الطوارئ أو شكاوى الضيوف أو المواقف غير المتوقعة باحترافية وهدوء.

التعاون: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى (التدبير المنزلي والصيانة والمبيعات) لضمان تجربة سلسة للضيوف.

إنفاذ السياسات: ضمان الامتثال لسياسات الفندق وإجراءاته ولوائح السلامة.

المهارات الأساسية
القيادة: القدرة القوية على قيادة وتحفيز موظفي الاستقبال، وتعزيز بيئة عمل إيجابية.

خدمة العملاء: مهارات شخصية استثنائية لتقديم خدمة متميزة وتلبية احتياجات الضيوف بشكل فعال.

التواصل: مهارات اتصال واضحة وفعالة للتفاعل مع الضيوف والموظفين.

حل المشكلات: القدرة على تحديد وحل المشكلات التي تنشأ في العمليات اليومية بسرعة.

المهارات التنظيمية: إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تعدد المهام للتعامل مع مهام مختلفة في وقت واحد.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج إدارة الفنادق وأنظمة الحجز.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في الحجوزات والفواتير وتفضيلات الضيوف.