مشرف كونسيرج

الأدوار والمسؤوليات

لضمان حصول جميع الضيوف على خدمة دافئة وودودة ومهذبة ومفيدة وفعالة، فضلاً عن الإشراف على/إدارة عملية الكونسيرج والتأكد من الحفاظ على المعايير وتحقيق أقصى قدر من رضا الضيوف.

الغرض:

التعامل دائمًا بابتسامة وتعاون وودية مع الزملاء والضيوف على حد سواء وتقديم خدمة مهذبة ومهنية في جميع الأوقات.

استخدام أسماء الضيوف في كل فرصة مناسبة.

التأكد من التعامل بكفاءة مع جميع استفسارات الضيوف وطلباتهم للمعلومات.

الإشراف على خدمات الأمتعة وضمان التشغيل السلس والفعال دون تأخير أو ضرر.

التأكد من تحديث جميع المعلومات الموجودة في دليل هاتف الأوبرا عن المطاعم والحانات وشركات الطيران ومراكز التسوق ومرافق الفندق في جميع الأوقات.

التأكد من الاستجابة للشكاوى على الفور والتعامل معها بطريقة احترافية وفقًا لمعايير جميرا.

التأكد من حضور جميع الزملاء للعمل في الوقت المحدد وارتداء الزي الرسمي الصحيح وبطاقة الاسم في جميع الأوقات.

كن على اطلاع دائم بأي معلومات قد تكون مفيدة للضيوف (أي الأحداث في المدينة، والمطاعم والحانات الجديدة، والرياضة ومشاهدة المعالم السياحية وما إلى ذلك) ونقل المعرفة إلى فريقه.

تأكد من تجهيز جميع زملاء الكونسيرج بالموارد اللازمة لأداء جميع المهام وفقًا لمعايير جميرا.

تأكد من الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتخزين الأمتعة، ومكتب الكونسيرج.

قم بإعداد قائمة المهام الأسبوعية لضمان التغطية المثلى، وجدول الحضور الشهري وخطة الإجازة السنوية لجميع موظفي الكونسيرج بالإضافة إلى التحكم في إجازاتهم وأيام الإجازة المعلقة.

راجع الإجراءات التشغيلية القياسية بانتظام وقم بتحديثها عند الحاجة.

تأكد من حصول كل عضو من أعضاء الموظفين على 6 ساعات تدريب شهريًا والاحتفاظ بسجل دقيق.

تأكد من الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتخزين الأمتعة، وحركة المركبات وما إلى ذلك.

تأكد من الاحتفاظ بنسخ مطبوعة محدثة من الإجراءات التشغيلية القياسية للقسم في جميع الأوقات.

الإقرار باستلام المستندات الجديدة أو المعدلة

إبلاغ الإدارات/الزملاء المعنيين بالإجراءات الجديدة أو المعدلة في الوقت المناسب، والتأكد من فهمها.

التحكم في نماذج وسجلات القسم وفقًا لمعايير جميرا للتحكم في المستندات

الإشراف على الموظفين داخل القسم، والتأكد من الحفاظ على المعايير والأساليب الصحيحة للخدمة كما هو مذكور في دليل العمليات الإدارية.

عنك:

المرشح المثالي لهذا المنصب سيكون لديه الخبرة والمؤهلات التالية:

خبرة لا تقل عن عامين في إدارة الكونسيرج/مدير خدمات الضيوف في فندق فاخر من فئة 5 نجوم يضم أكثر من 400 وحدة

مؤهل درجة علمية من فندق أو كلية إدارة أعمال معترف بها

إتقان اللغة الإنجليزية (قراءة/كتابة/تحدث - أساسي)

خبرة في التعامل مع فريق الجرس، وحراس البواب، وخدمة صف السيارات، وتشغيل الكونسيرج

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

استقبال الضيوف: الترحيب بالضيوف عند وصولهم، وتسجيل وصولهم، وتقديم معلومات حول وسائل الراحة والخدمات في المكان.

مقدم المعلومات: الإجابة على الأسئلة حول المنشأة والمعالم السياحية المحلية والخدمات، والتأكد من أن الضيوف يشعرون بالاطلاع والتقدير.

المساعدة في الحجوزات: مساعدة الضيوف في حجز الخدمات، مثل تناول الطعام أو الأنشطة أو النقل.

التعامل مع الشكاوى: معالجة مخاوف الضيوف أو شكواهم على الفور وباحترافية، وتصعيد المشكلات إلى الإدارة عند الضرورة.

التنسيق مع الأقسام الأخرى: التعاون مع فرق التدبير المنزلي والصيانة وغيرها لضمان تلبية احتياجات الضيوف.

حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتفاعلات الضيوف وطلباتهم وردود أفعالهم.

المساعدة في المغادرة: تسهيل عملية المغادرة السلسة، بما في ذلك الفواتير ومعالجة المدفوعات.

الترويج للخدمات: إعلام الضيوف بالعروض الترويجية أو الأحداث أو الخدمات الإضافية المتاحة لتحسين إقامتهم.

المهارات الأساسية
التواصل: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل بشكل فعال مع الضيوف وأعضاء الفريق.

خدمة العملاء: سلوك ودود وسهل التعامل مع التركيز على تقديم خدمة ممتازة.

حل المشكلات: القدرة على التعامل مع المواقف غير المتوقعة وحل المشكلات بكفاءة.

القيام بمهام متعددة: إدارة مهام وأولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في الحجوزات والفواتير وتفضيلات الضيوف.

الحساسية الثقافية: فهم واحترام الخلفيات والاحتياجات المتنوعة للضيوف.

إدارة الوقت: تنظيم المهام بكفاءة لتحسين تجربة الضيوف دون تأخير.

الكفاءة الفنية: الإلمام بأنظمة الحجز وبرامج المكتب الأساسية.