تنفيذي التوثيق

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن فرد منظم ومهتم بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا كمسؤول تنفيذي للوثائق. بصفتك مسؤول تنفيذي للوثائق، ستكون مسؤولاً عن صيانة وإدارة جميع الوثائق المتعلقة بعمليات شركتنا. ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان دقة وثائقنا وتحديثها وسهولة الوصول إليها.

المسؤوليات

تنسيق وإدارة جميع وثائق الشركة، بما في ذلك السياسات والإجراءات والأدلة
تنظيم وصيانة الوثائق في أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية
إعداد وتحديث قوالب الوثائق حسب الحاجة
التعاون مع فرق مختلفة لضمان تمثيل جميع الوثائق بدقة للعمليات والمبادئ التوجيهية
توفير التدريب والتوجيه للموظفين حول أفضل ممارسات التوثيق
إجراء عمليات تدقيق منتظمة للوثائق لتحديد أي فجوات أو مجالات للتحسين
المساعدة في البحث عن أنظمة إدارة الوثائق الجديدة وتنفيذها

المتطلبات

درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة
خبرة مثبتة في إدارة الوثائق
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
اهتمام قوي بالتفاصيل
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office وبرامج إدارة المستندات
القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة فريق
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة
قدرات قوية على حل المشكلات والتفكير النقدي

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في التوثيق والتنسيق وإدخال البيانات.

المهارات التنظيمية: إدارة المستندات والملفات المتعددة بشكل منهجي لسهولة استرجاعها.

مهارات الاتصال: الكتابة الواضحة والتواصل اللفظي لنقل المعلومات بشكل فعال.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج وأدوات إدارة المستندات (على سبيل المثال، MS Office، محررات PDF).

مهارات البحث: القدرة على جمع المعلومات والتحقق منها من مصادر مختلفة.

إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام لتلبية المواعيد النهائية للتوثيق وإعداد التقارير.

التحرير والمراجعة: مراجعة المستندات للتأكد من قواعد اللغة والوضوح والامتثال للمعايير.

معرفة الامتثال: فهم اللوائح والمعايير ذات الصلة التي تحكم التوثيق.

حل المشكلات: تحديد ومعالجة القضايا المتعلقة بعمليات التوثيق.

التعاون الجماعي: العمل بشكل فعال مع الإدارات الأخرى لضمان دقة التوثيق واتساقه.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في التوثيق والتنسيق وإدخال البيانات.

المهارات التنظيمية: إدارة المستندات والملفات المتعددة بشكل منهجي لسهولة استرجاعها.

مهارات الاتصال: الكتابة الواضحة والتواصل اللفظي لنقل المعلومات بشكل فعال.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج وأدوات إدارة المستندات (على سبيل المثال، MS Office، محررات PDF).

مهارات البحث: القدرة على جمع المعلومات والتحقق منها من مصادر مختلفة.

إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام لتلبية المواعيد النهائية للتوثيق وإعداد التقارير.

التحرير والمراجعة: مراجعة المستندات للتأكد من قواعد اللغة والوضوح والامتثال للمعايير.

معرفة الامتثال: فهم اللوائح والمعايير ذات الصلة التي تحكم التوثيق.

حل المشكلات: تحديد ومعالجة القضايا المتعلقة بعمليات التوثيق.

التعاون الجماعي: العمل بشكل فعال مع الإدارات الأخرى لضمان دقة التوثيق واتساقه.