مساعد إدارة المرافق

الأدوار والمسؤوليات

يتحمل صاحب الدور مسؤولية تنفيذ وتنفيذ عمليات إدارة المرافق وأنشطة الصيانة في إدارة مجتمع دبي وفقًا للمعايير والعمليات المحددة بهدف تعزيز رضا العملاء وتقليل شكاوى العملاء وتعزيز المبادرات المستدامة لإدارة التكاليف على المدى الطويل.

الواجبات والمسؤوليات الرئيسية لهذا الدور:

إدارة المرافق والعمليات اليومية

تنفيذ التشغيل اليومي ومراقبة أنشطة إدارة المرافق في الموقع (الخدمات الناعمة، وإدارة المشاريع، والتنظيف، وإدارة النفايات، والأعمال المدنية، وما إلى ذلك)، لضمان تنفيذ الأنشطة في غضون الجداول الزمنية المحددة والميزانية المالية والامتثال لمعايير الجودة المتفق عليها.
تنفيذ الأنشطة داخل المجتمع المعين، وإجراء اجتماعات منتظمة مع الفرق الداخلية والخارجية لمراقبة تقدم أنشطة إدارة المرافق وضمان الامتثال للمعايير والمتطلبات المتفق عليها.
إعداد وثيقة عطاء إدارة المرافق للمباني الجديدة وإجراء التقييم الفني اللازم.
تطوير عملية تحديد أفضل ممارسات إدارة المرافق وتطوير العمليات والممارسات الرسمية حسب الضرورة نحو دمج وتضمين المبادئ والاستراتيجيات المستدامة في الممارسات التشغيلية اليومية.
دعم فريق عمل فريق التعامل مع العملاء في حل استفساراتهم المتعلقة بإدارة المرافق في الوقت المناسب بالتنسيق مع الإدارات المعنية.

الدعم في تمثيل إدارة مجتمع دبي خلال مراحل التصميم والتخطيط والبناء والتسليم للأصول المطورة حديثًا للإشراف على متطلبات إدارة المرافق.

تحديد التحسينات الرئيسية (التقنية والمظهر والشكل) والتوصية بها لوحدة الأعمال ورئيس القسم لتعزيز المرافق الحالية.

الاحتفاظ بسجلات نفقات المرافق وتنفيذ مبادرات الاستدامة ومشاريع توفير تكاليف المرافق.

المساعدة في إجراء عمليات التفتيش اللازمة واختبار الشهود والتشغيل وإدارة تصحيح العيوب والأعطال أثناء DLP بالتنسيق مع P&D والمقاول.

تنفيذ الأنشطة المرتبطة مباشرة بالمتطلبات التنظيمية لأنظمة سلامة الحياة وضمان الحصول على الشهادات اللازمة في الوقت المناسب.

إدارة أصحاب المصلحة

التأكد من أن مقدم الخدمة يلبي جميع طلبات الخدمة التفاعلية من مختلف أصحاب المصلحة وبما يتوافق مع اتفاقية مستوى الخدمة.

الحفاظ على التواصل الفعال مع الموردين والأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة وتقديم الدعم النشط في تقديم الخدمات من قبل الموردين وفقًا لاتفاقيات مستوى الخدمة ومعايير الجودة والصحة والسلامة والبيئة.
مراجعة وإصدار شهادة الأداء والدفع الشهرية لمقدم الخدمة
بدء عملية الشراء، والتنسيق مع المشتريات أثناء عملية طرح العطاءات، ومراجعة ردود البائعين وإصدار إشعارات الاستلام.
التأكد من تقديم شكاوى العملاء في الوقت المناسب وإدارتها وإغلاقها بشكل مناسب لتحقيق أهداف رضا العملاء في المنظمة.
المساعدة في إجراء اجتماعات شهرية مع مقدمي خدمات إدارة المرافق والصحة والسلامة والأمن والمقاولين لتقييم أداء المقاول ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة وتحديد حالات عدم الامتثال وخطط العمل.
مواكبة أحدث الاتجاهات والأساليب المتعلقة بإدارة المرافق والتوصية بممارسات التشغيل والصيانة الأكثر ملاءمة للإدارة من أجل زيادة الكفاءة ورضا العملاء.
تنفيذ مفهوم وطرق هندسة القيمة من أجل الوصول إلى حلول فعالة من حيث التكلفة وبالتالي توفير تكاليف الصيانة والتشغيل للمجتمع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

التأكد من أن مقدم الخدمة يستجيب لجميع طلبات الخدمة التفاعلية من مختلف أصحاب المصلحة وبما يتوافق مع اتفاقية مستوى الخدمة.
الحفاظ على التواصل الفعال مع الموردين والأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة وتقديم الدعم النشط في تقديم الخدمات من قبل الموردين وفقًا لاتفاقيات مستوى الخدمة ومعايير الجودة والصحة والسلامة والبيئة.
مراجعة وإصدار شهادة الأداء والدفع الشهرية لمقدم الخدمة
بدء عملية الشراء والتنسيق مع المشتريات أثناء عملية تقديم العطاءات ومراجعة ردود البائعين وإصدار إشعارات الرفض.
ضمان تقديم شكاوى العملاء في الوقت المناسب وإدارتها وإغلاقها بشكل مناسب لتحقيق أهداف رضا العملاء في المنظمة.
المساعدة في إجراء اجتماعات شهرية مع مقدمي خدمات إدارة المرافق والصحة والسلامة والبيئة والأمن والمقاولين لتقييم أداء المقاول ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة وتحديد عدم الامتثال وخطط العمل.
مواكبة أحدث الاتجاهات والأساليب المتعلقة بإدارة المرافق والتوصية بممارسات التشغيل والصيانة الأكثر ملاءمة للإدارة من أجل زيادة الكفاءة ورضا العملاء.
تنفيذ مفهوم وطرق هندسة القيمة من أجل الوصول إلى حلول فعالة من حيث التكلفة وبالتالي توفير تكاليف الصيانة والتشغيل للمجتمع.

عنك:

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في الهندسة أو إدارة المرافق
خبرة لا تقل عن 4 سنوات في إدارة المرافق
خبرة في إدارة المقاولين ومقدمي الخدمات من جهات خارجية
معرفة عمليات إدارة المرافق والأدوات والمعايير والوثائق والأنظمة المستخدمة
فهم اللوائح والسياسات المحلية ذات الصلة بعمليات البناء وإدارة المجتمع وإدارة المرافق