مساعد الدعم

الأدوار والمسؤوليات

سيكون سكرتير العمليات مسؤولاً عن تنسيق العمليات اليومية للمشروع، والتوثيق، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، وإعداد ملفات إدارة الموارد، وإعداد ملفات الميزانية بما يتماشى مع تقارير SAP ووفقًا لتوجيهات مدير العمليات. سيكون مسؤولاً أيضًا عن إعداد تقارير أداء المشروع، بما في ذلك تجميع البيانات المطلوبة لتحليل القيمة المكتسبة وإعداد التقارير، والدعم في بيانات خطة العمل، بصرف النظر عن الدعم الإداري الأساسي لتنظيم الاجتماعات، وإعداد تقارير إدارة العمليات. يجب أن يكون شاغل الوظيفة متمكنًا من تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel، وأن يتمتع بمهارات تنظيمية وتواصلية استثنائية.

مسؤوليات الوظيفة

توفير الدعم الإداري والتشغيلي رفيع المستوى لمدير العمليات.

تنسيق والحصول على بيانات المشروع المختلفة، بما في ذلك تتبع التقدم وتحديثها وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

إعداد ملفات إدارة الموارد وملفات ميزانية المشروع بما يتماشى مع نظام SF ونظام SAP.

إعداد تقارير أداء المشروع، بما في ذلك تجميع البيانات المختلفة لإعداد تقارير تحليل القيمة المكتسبة.

الدعم في إعداد بيانات خطة العمل والمبادرات الاستراتيجية الأخرى.

إعداد وصيانة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
البدء في المراسلات المكتوبة والشفوية والرد عليها بما في ذلك الصياغة والتحرير والتوزيع.
نسخ مسودات المراسلات الداخلية مثل المذكرات والمنشورات والرسائل والمحاضر ورسائل البريد الإلكتروني وفقًا لتعليمات مدير العمليات

تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك الجدولة وإعداد الأجندات وتدوين المحاضر لإغلاق مشروع النقل والتوزيع، وأقسام شركة خدمات الطاقة، والطاقة الشمسية، والميكانيكا والكهرباء والسباكة.
التنسيق بين الإدارات (مشروع النقل والتوزيع، والطاقة الشمسية، وشركة خدمات الطاقة، والميكانيكا والكهرباء والسباكة، والمالية، والإدارة، وما إلى ذلك) لجمع البيانات، والعديد من الأنشطة اليومية الأخرى بما في ذلك تخصيص الموارد وفقًا للجدول الزمني وتحديثه في تقارير القوى العاملة اليومية
العمل كحلقة وصل بين المديرين والموظفين الآخرين لتمثيل القضايا والتوجيهات وتوصيلها.
التعامل مع جميع مهام المكتب العامة، والتسجيل، والحفاظ على السجلات في النظام.
متطلبات الوظيفة
المؤهلات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التجارة مع خبرة من 6 إلى 8 سنوات
خبرة مثبتة كمنسق مشروع في مشاريع البناء في التعامل مع بيانات المشروع
إتقان تطبيقات MS Office، وخاصة MS Excel.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.
الخبرة في التعامل مع تقارير أداء المشروع (تحليل القيمة المكتسبة)، وملفات الميزانية، وبيانات القوى العاملة إلزامية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة، والحفاظ على الجداول الزمنية، والحفاظ على وثائق المشروع بالترتيب.

التواصل: مهارات الاتصال الشفهي والمكتوب الفعّالة للتفاعل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء.

الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الدقيق لضمان الدقة في التوثيق والتقارير والجداول الزمنية.

إدارة الوقت: إتقان تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية.

حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات واقتراح حلول عملية.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج إدارة المشاريع (مثل Trello وAsana وMicrosoft Project) وبرامج المكتب الأساسية (مثل Microsoft Office وGoogle Workspace).

التعاون الجماعي: مهارات شخصية قوية للعمل بشكل فعال ضمن فريق ودعم مختلف أعضاء الفريق.

الفهم المالي الأساسي: معرفة الميزانية وتتبع نفقات المشروع.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع متطلبات المشروع المتغيرة وديناميكياته.

مهارات البحث: القدرة على جمع المعلومات والمساعدة في المهام المتعلقة بالمشروع حسب الحاجة.

المسؤوليات:

تنسيق المشروع: المساعدة في التخطيط وجدولة أنشطة المشروع والاجتماعات.

التوثيق: صيانة وتنظيم وثائق المشروع، بما في ذلك التقارير وجداول الأعمال وملاحظات الاجتماعات.

دعم الاتصالات: تسهيل الاتصال بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، وتوزيع المعلومات حسب الحاجة.

تتبع التقدم: مراقبة الجداول الزمنية للمشروع والمنتجات النهائية، وتقديم التحديثات لمديري المشروع.

الدعم اللوجستي: تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات والأحداث وجلسات التدريب المتعلقة بالمشروع.

إدخال البيانات وإعداد التقارير: المساعدة في مهام إدخال البيانات وإعداد التقارير حول حالة المشروع ومقاييس الأداء.

التتبع المالي: دعم إدارة الميزانية من خلال تتبع النفقات والمساعدة في التقارير المالية.

حل المشكلات: المساعدة في تحديد المشكلات المتعلقة بالمشروع وإبلاغها لأعضاء الفريق المناسبين.